6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức
Giám Đốc
Tài Chính Phó Tổng Giám Đốc Điều hành
Phó Tổng Giám Đốc Kinh Doanh Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Giám đốc Phòng Chất Lƣợng Phòng Kinh Doanh Ban Tài chính Kế toán Quản Đốc Nhà Máy Kho Bãi Các Chi Nhánh
Đứng đầu trong bộ máy quản lý công ty là Tổng giám đốc, giúp việc cho tổng giám đốc là phó tổng giám đốc điều hành, tiếp đến là giám đốc tài chính và các trƣởng phòng ban chức năng.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của côngty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Tổng giám đốc: Là ngƣời đƣợc giao trách nhiệm quản trị doanh
nghiệp. Có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kỹ thuật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Phó tổng giám đốc điều hành: Là ngƣời điều hành công tác đời sống,
hành chính của công ty và nhận uỷ quyền của tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc tổng Giám đốc về những công việc đƣợc giao. Hƣớng dẫn, kiểm tra trƣởng các phòng, ban chức năng của công ty về các lĩnh vực chuyên môn mà đƣợc tổng giám đốc phân công phụ trách đồng thời là ngƣời quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó.
Thay mặt tổng giám đốc điều hành các công việc chung khi tổng giám đốc,ký ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền của TGĐ khi TGĐ ủy quyền hoặc đi vắng
- Giám đốc tài chính: Có nhiệm vụ phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro
tài chính. Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính. Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm. Thiết lập & duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan
- Ban kế toán: Tham mƣu cho giám đốc về hạch toán kinh tế theo điều
lệ tổ chức và các hoạt động của công ty. Tổ chức và quản lý nguồn tài chính và thu chi tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính trong sản xuất kinh doanh xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập
khẩu và các định mức trong sản xuất
- Phòng hành chính: Dự thảo các văn bản về lao động, tổ chức nhân
sự, tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự. Quản lý các thiết bị hành chính, thảo, lƣu, chuyển công văn giấy tờ. Quản lý trực tiếp công tác tổ chức hành chinh văn phòng trong toàn công ty. Công tác quản trị hành chính. Triển khai, thực hiện các chế độ chính sách. Thực hiện công tác quản lý hành chính pháp chế, công văn thƣ từ báo chí. Phụ trách công tác đào tạo, tuyển dụng và đề bạt cán bộ công nhân viên theo yêu cầu công việc của từng bộ phận. Xây dựng mức tiền lƣơng chung của công ty; theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho ngƣời lao động; tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị lớn của công ty
- Ban Kinh doanh XNK: Đóng vai trò quyết định đến sự thành công
hay thất bại của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng. Nghiên cứu khảo sát thị trƣờng và tìm kiếm bạn hàng, ký kết hợp đồng tiêu thụ kinh doanh và triển khai các hợp đồng, mở rộng thị trƣờng…
Hoạt động xuất khẩu chỉ có thể tiến hành khi có sự nghiên cứu tỷ mỷ về thị trƣờng hàng hoá, dịch vụ, về các đối tác các đối thủ cạnh tranh, về phƣơng thức giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng... Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ kinh doanh am hiểu thị trƣờng quốc tế có khả năng phân tích và dự báo những xu hƣớng vận động của thị trƣờng, khả năng giao dịch đàm phán… Đồng thời thông thạo các thủ tục xuất nhập khẩu, các công việc tiến hành cũng trở nên rất cần thiết
- Các chi nhánh và nhà máy
Trực tiếp sản xuất cà phê nhân xuất khẩu đáp ứng đủ hàng theo yêu cầu của công ty.
Thực hiện tốt chu trình cà phê để đạt tiêu chuẩn xuất khẩu theo tiêu chuẩnquy định.
Sản xuất và chế biến cà phê rang thành phẩm.
Đầu tƣ trang thiết bị, máy móc và nhà xƣởng hợp lý, đầu tƣ khoa học kỹ. thuật để đảm bảo sản xuất ổn định về chất lƣợng và tăng dần về số lƣợng.
Tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trƣờng trong nƣớc và xuất khẩu ra thịtrƣờng thế giới.
Bộ máy quản trị đã tổng hợp các bộ phận kế toán, tài chính, hành chính, kinh doanh... Tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa chúng. Không những vậy mà các bộ phận còn đƣợc chuyên môn hoá, đƣợc giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và đƣợc bố trí theo từng cấp rất phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Là động lực giúp công ty đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách suất xắc.