huyện tỉnh Cao Bằng.
2.2.1.1. Thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa.
Năm 2002, mô hình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa được triển khai thực hiện thí điểm tại huyện Hòa An. Với sự vào cuộc quyết tâm cao của lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Hòa An, các điều kiện để triển khai thực hiện thí điểm cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa đã được chuẩn bị đầy đủ: xây dựng đề án thí điểm cơ chế một cửa, đào tạo nâng cao nhận thức về cải cách hành chính cho cán bộ, công chức huyện, các kỹ năng thực thi công vụ, xây dựng quy trình, thủ tục, công khai mức thu phí lệ phí, thời gian giải quyết hồ sơ…; tổ chức thăm quan, nghiên cứu tại các địa phương đang triển khai thí điểm cơ chế một cửa như tỉnh Ninh Bình, tỉnh Quảng Bình, thành phố Hồ Chí Minh để học tập kinh nghiệm; đầu tư trang bị cơ sở vật chất cho bộ phận một cửa… Tháng 5/2002, UBND tỉnh Cao Bằng đã ban hành Quyết định số 607/QĐ-UBND ngày18/5/2002 cho phép UBND huyện Hòa An triển khai thí điểm giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa trên địa bàn huyện. Theo đó trong giai đoạn thí điểm bộ phận
một của huyện Hòa An sẽ giải quyết 04 lĩnh vực theo cơ chế một cửa gồm: Lĩnh vực Tư Pháp (công chứng, chứng thực); Lĩnh vực đăng ký kinh doanh (Đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể); Lĩnh vực địa chính (Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Lĩnh vực Lao động-Thương binh-Xã hội (cấp giấy chứng nhận gia đình có công, chứng nhận dân tộc miền núi…). Sau 01 năm thực hiện thí điểm cơ chế một cửa tại huyện Hòa An, đánh giá tổng kết thực hiện thí điểm kết quả đạt được ghi nhận là khả quan. Cơ chế một cửa đã tạo ra những đột phá quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn huyện. Số lượng hồ sơ giải quyết tăng lên đáng kể. Chất lượng giải quyết hồ sơ hành chính luôn đảm bảo về quy trình, thủ tục và thời gian quy định; mức thu phí, lệ phí hợp lý và công khai đã tạo nhiều thuận lợi cho tổ chức và công dân khi giải quyết công việc. Khảo sát đánh giá sự hài lòng của người dân theo phiếu đóng góp ý kiến tại hộp thư góp ý được đặt ở bộ phận một cửa cho số liệu trên 95% người dân hài lòng khi thực hiện giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa. Cùng với đó, thông qua tổ chức hoạt động của bộ phận một cửa nhận thức của cán bộ, công chức huyện Hòa An về CCHC nói chung và cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa nói riêng được nâng lên rõ rệt. Cán bộ, công chức đã ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong hoạt động công vụ, từng bước thay đổi thói quen làm việc từ “ban phát” sang phục vụ; tệ nạn cửa quyền, hách dịch, quan liêu đã từng bước được thay bằng cung cách phục vụ, cung cấp dịch vụ tận tình cởi mở. Cũng thông qua thực hiện thí điểm cơ chế một cửa, cơ sở vật chất của bộ phận một cửa đã được đầu tư đồng bộ, hiện đại, bộ phận một cửa có trụ sở riêng, được trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ, trang bị máy photocopy, hệ thống quạt điện, bàn ghế cho người dân ngồi trờ giải quyết công việc, phương tiện thiết bị làm việc cho cán bộ công chức cũng được đầu tư hiện đại và đầy đủ…Có thể nói cơ chế một cửa tại huyện Hòa An đã tạo ra bước đột phá mới, quan trọng bước đầu cho việc triển khai nhân rộng thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa ra tất cả các huyện, thị xã tỉnh Cao Bằng.
Với những kết quả, kinh nghiệm đạt được trong triển khai thực hiện thí điểm mô hình một cửa tại huyện Hòa An, sự vào cuộc và quyết tâm cao của lãnh đạo
Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh Cao Bằng và sự hướng dẫn của cơ quan cấp trên, tỉnh Cao Bằng đã triển khai thực hiện cơ chế một cửa tại UBND huyện trong toàn tỉnh. Kết quả đạt được đến hết năm 2004, 13/13 huyện, thị xã của tỉnh đã thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa đảm bảo các yêu cầu, quy định và hướng dẫn của Chính phủ.
Quá trình triển khai thực hiện nhân rộng, toàn diện cơ chế một cửa cấp huyện, tỉnh Cao Bằng được đảm bảo theo nguyên tắc:
- UBND huyện xây dựng đề án triển khai thực hiện cơ chế một cửa tại địa
phương mình, trong đó xác định rõ thủ tục hành chính các lĩnh vực quản lý nhà nước sẽ được thực hiện tại bộ phận một cửa. Đề án sau đó được Sở Nội vụ thẩm định, tham gia ý kiến đóng góp. Sau khi có ý kiến thẩm định và tham gia ý của Sở Nội vụ, UBND huyện hoàn thiện đề án trình UBND tỉnh phê duyệt thực hiện.
- Căn cứ quyết định phê duyệt của UBND tỉnh, UBND huyện ban hành quyết định thành lập bộ phận một cửa, quy chế làm việc, quy chế phối hợp, quy trình, thủ tục và chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất tổ chức triển khai thực hiện, thực hiện công khai phí, lệ phí, thời gian, lịch giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa.
- Kinh phí tổ chức thực hiện do UBND huyện cân đối từ nguồn ngân sách
nhà nước của huyện và một phần ngân sách hỗ trợ của tỉnh.
Công tác thông tin, tuyên truyền về cơ chế một cửa cấp huyện luôn được quan tâm thực hiện nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, người dân về hiệu quả của việc triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa. Các cơ quan thông tấn, báo trí Trung ương và địa phương đóng trên địa bàn tỉnh như Thông tấn xã Việt Nam tại Cao Bằng, Trường trú báo Nhân dân tại Cao Bằng, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh Cao Bằng, Báo Cao Bằng…thường xuyên phát sóng, đăng tải thông tin, tuyên truyền về cơ chế một cửa cấp huyện. Các đoàn thể chính trị xã hội như Đoàn thanh niên tỉnh, Hội Phụ nữ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh cũng tổ chức nhiều hội thảo, chuyên đề tuyên tuyền về công tác cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính theo mô hình một cửa tại cấp huyện
tỉnh Cao Bằng nói riêng. Ngoài ra trên hệ thống đài truyền thanh 3 cấp tại UBND các xã cũng thường xuyên có những chuyên mục, bài viết giới thiệu đến người dân về cơ chế một cửa cấp huyện. Công tác tuyên truyền còn được thực hiện theo hình thức phát tờ rơi, thông qua các cuộc họp của thôn, bản…
Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận một cửa, UBND tỉnh, Ban chỉ đạo cải cách hành chính tỉnh giao cho Sở Nội vụ tỉnh phối hợp với các huyện, thị xã tổ chức đào tạo, tập huấn cho cán bộ công chức làm việc tại bộ phận một cửa và các phòng ban chuyên môn có liên quan của huyện. Nội dung đào tạo được tập trung vào Chương trình tổng thể CCHC giai đoạn 2001-2010; Quyết định 181/2003/QĐ-TTg; quá trình thực hiện cải cách hành chính ở địa phương; ý nghĩa, mục đích, yêu cầu, các nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa ở cấp huyện; tác phong, lề lối làm việc mới theo tinh thần cải cách hành chính, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khi tiếp súc, giao dịch với cá nhân, tổ chức; trách nhiệm của lãnh đạo huyện, trách nhiện các phòng ban chuyên môn của huyện và công chức. Các khóa đào tạo, tập huấn được các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm đến từ Học viện hành chính Quốc gia truyền đạt nên thu được kết quả tốt. Kết hợp với các nội dung tập huấn, tổ chức tham quan nghiên cứu, chia sẻ kinh nghiệm với các địa phương làm tốt như Quận 1, Quận gò vấp (Thành phố Hồ Chí Minh), Thị xã Đông Hà (tỉnh Quảng Trị), huyện Nho Quan, thị xã Ninh Bình (tỉnh Ninh Bình)…
Song song với các hoạt động đó, việc rà soát thủ tục hành chính theo các lĩnh vực công việc quy định tại Quyết định 181/2003/QĐ-TTg và các lĩnh vực mở rộng theo quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh cũng được tập trung triển khai.
Quá trình triển khai thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa cấp huyện và chuẩn hóa việc thực hiện đã được toàn diện tại tất cả 13/13 huyện, thị xã trong tỉnh. Hoạt động sửa chữa, chỉnh trang lại trụ sở làm việc của bộ phận một cửa, đầu tư mua sắm trang thiết làm việc cho công chức (máy tính, máy in, nối mạng, bàn ghế, tủ tài liệu…), điều kiện phục vụ cho người dân (bàn ghế ngồi trờ, quạt làm mát, nước uống…) trong quá trình chờ đợi giải quyết công việc cũng được các huyện quan tâm đầu tư trang bị.
Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc, công khai họ tên, chức danh công chức phụ trách giải quyết từng mảng công việc được niêm yết công khai tại bộ phận một cửa. Vị trí niêm yết công khai được đặt tại phòng chờ giải quyết công việc của người dân. Tại bộ phận một cửa cũng đặt hộp thư góp ý, điện thoại đường dây nóng để người dân có thể đóng góp ý kiến, phản ánh những vướng mắc, nhũng nhiễu, tiêu cực của công chức khi thực thi công vụ.
Kết quả thực hiện cơ chế một cửa cấp huyện từ năm 2004 đến 2007 (tính đến thời điểm triển khai thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông) cho thấy số lượng hồ sơ được giải quyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao. Đối với những công việc thông thường (Công chứng, chứng thực; cấp giấy phép đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể; xác nhận chế độ ưu tiên; xác định dân tộc, miền núi….) đạt trên 95%, đối với công việc phức tạp hơn (Tài nguyên môi trường, Xây dựng…) đạt trên 90% [69]. Chất lượng giải quyết công việc khi thực hiện cơ chế một cửa được nâng lên với thời gian giải quyết nhanh hơn và đảm bảo đúng hẹn. Thực hiện cơ chế một cửa đã giúp người dân chỉ cần đến một nơi, với thời gian nhất định để được giải quyết công việc đúng yêu cầu, nguyện vọng, không phải đi lại nhiều lần, giảm chi phí, phiền hà cho người dân một cách đáng kể.
Các lĩnh vực được áp dụng thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa cấp huyện ngoài việc đảm bảo tuân thủ so với Quyết định 181/QĐ-TTg, còn được mở rộng giải quyết thêm các công việc thuộc các lĩnh khác theo tính chất, điều kiện đặc thù của từng huyện.
2.2.1.2. Mô hình tổ chức hoạt động của bộ phận một cửa theo Quyết định 181/2003/QĐ-TTg được triển khai thực hiện tại Cao Bằng.
Hoạt động bộ phận một cửa tại UBND huyện, tỉnh Cao Bằng được thực hiện theo 02 mô hình, tùy thuộc vào điều kiện thực tế của từng huyện.
Mô hình làm việc chuyên trách.
Theo đó, công chức làm việc tại bộ phận này thực hiện chế độ làm việc chuyên trách. Tổ chức bộ máy của bộ phận một cửa thuộc Văn phòng HĐND, UBND, do một Phó Chánh văn phòng HĐND, UBND là Trưởng bộ phận. Các cán bộ công chức làm việc tại bộ phận một cửa thuộc biên chế Văn phòng HĐND, UBND. Mối quan hệ giữa bộ phận một cửa và các phòng chức năng tham mưu được thực hiện theo quy chế phối hợp.
Với mô hình này công chức làm việc tại bộ phận một cửa sẽ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ các quy trình, thủ tục được niên yết tại bộ phận một cửa, (trường hợp hồ sơ chưa hoàn thiện thì hướng dẫn người dân các bước để hoàn thiện hồ sơ) sau đó ghi phiếu hẹn ngày trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Sau khi tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức cán bộ tiếp nhận sẽ phân loại hồ sơ và ghi phiếu chuyển, chuyển đến phòng, ban chuyên môn để thụ lý giải quyết. Công chức tại phòng, ban chuyên môn sẽ tiến hành các công việc để giải quyết hồ sơ được chuyển đến và cuối cùng là trình lãnh đạo ký hồ sơ đã được hoàn thành. Sau khi hồ sơ đã được trình lãnh đạo ký hoàn thành, theo phiếu hẹn hoặc công chức phòng chuyên môn, hoặc công chức bộ phận một cửa sẽ chuyển hồ sơ đã được giải quyết về lại bộ phận một cửa và trả lại cho cá nhân, tổ chức theo phiếu hẹn người dân.
Một số ưu, nhược điểm của mô hình chuyên trách:
- Ưu điểm:
+ Thời gian giải quyết hồ sơ được đảm bảo do có sự đốc thúc, giám sát lẫn nhau giữa công chức bộ phận một cửa và công chức phòng chuyên môn về thời hạn trả hồ cho người dân được ghi trong phiếu hẹn.
+ Quyền lợi, chế độ chính sách và sự gắn bó của công chức tại bộ phận một cửa được giải quyết thỏa đáng do số cán bộ này là thuộc biên chế trực tiếp của văn phòng HĐND, UBND.
+ Thời gian tiếp nhận, hướng dẫn hoàn thiện, thủ tục hồ sơ sẽ nhanh hơn do được cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.
+ Phù hợp với địa phương có số lượng hồ sơ giải quyết tại bộ phận một cửa nhiều.
- Nhược điểm:
+ Quy chế phối hợp giữa bộ phận “một cửa” và các phòng chuyên môn phải được quan tâm thực hiện một cách nghiêm túc, có cơ chế quy trách nhiệm rõ ràng về chất lượng, thời gian giải quyết hồ sơ của người dân tổ chức.
+ Khó khăn nhất định cho công chức tiếp nhận hồ sơ do không phải là người trực tiếp giải quyết nên hạn chế kinh nghiệm, kiến thức trong quá trình tiếp nhận và hướng dẫn người dân hoàn thiện thủ tục. Vì thế cũng có thể xảy ra các sai sót nhất định trong quá trình tiếp nhận hồ sơ mà không phát hiện được.
+ Đối với những lĩnh vực phức tạp, nhạy cảm, hoặc những hồ sơ phức tạp cần phải trao đổi, phối hợp, hiệp y với phòng chuyên môn trong quá trình hướng dẫn người dân hoàn thiện thủ tục nên dẫn đến kéo dài thời gian cho người dân, tổ chức, khó đảm bảo theo đúng hẹn.
+ Mô hình này làm tăng tổng biên chế của huyện do phải bố trí thêm biên chế làm việc tại bộ phận một cửa.
Mô hình làm việc kiêm nhiệm.
Mô hình này đang được áp dụng tại UBND các huyện Thạch An, Bảo Lạc, Nguyên Bình, Trùng Khánh, Hà Quảng, Bảo Lâm, Hạ Lang, Thông Nông, Quảng Uyên, Trà Lĩnh, Phục Hòa.
Theo đó, công chức làm việc tại bộ phận này thực hiện chế độ làm việc kiêm nhiệm. Bộ phận một cửa thuộc Văn phòng HĐND, UBND, do một Phó Chánh văn phòng làm trưởng bộ phận. Tuy nhiên, công chức làm việc tại bộ phận một cửa vẫn thuộc biên chế các phòng chuyên môn, được phân công kiêm nhiệm làm việc tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa theo lịch quy định tại bộ phận một cửa với lĩnh vực mà phòng chuyên môn phụ trách. Mô hình này quy định vào ngày giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực của phòng chuyên môn nào thì công chức phòng chuyên môn đó đến làm việc tại bộ phận một cửa. Công chức này sẽ thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận, trả hồ sơ hành chính cho người dân, tổ chức.
Trong những ngày không có lịch làm việc tại bộ phận một cửa, công chức này làm việc tại các phòng chuyên môn.
Mô hình này có một số ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Cán bộ chuyên môn nắm rõ nghiệp vụ do vậy việc hướng dẫn, tiếp nhận và trả hồ sơ cho người dân, tổ chức thuận lợi và nhanh chóng, chính xác.
+ Không làm tăng biên chế chung của huyện.
+ Thời gian, chất lượng giải quyết công việc cho người dân, tổ chức được thực hiện tốt hơn do công chức tiếp nhận hồ sơ thường được phân công trực tiếp