1.4. Các phƣơng pháp tạo động lực
1.4.1. Định mức lao động, nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc
từng người lao động
Một trong những cấu trúc quan trọng nhất của tạo động lực trong lao động là định mức lao động, nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc với từng ngƣời lao động. Quá trình này thể hiện sự phân bổ, sắp xếp hợp lý của ngƣời quản lý trong quá trình thúc đẩy khả năng làm việc của nhân viên.
Công tác định mức lao động khá phức tạp vì thực chất đây là sự tập
hợp một chuỗi các công việc liên quan chặt chẽ đến nhau nhƣ xây dựng, xét duyệt, ban hành áp dụng, quản lý thực hiện và sửa đổi các định mức lao động. Lãnh đạo cơ quan phải biết rõ cần bao nhiêu số lƣợng lao động và chất lƣợng lao động nhƣ thế nào để hoàn thành một sản phẩm hay một khối lƣợng công việc. Nói một cách khác, lãnh đạo cơ quan phải biết rõ lƣợng lao động hao phí đƣợc quy định là bao nhiêu để có thể hoàn thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lƣợng công việc) đúng theo tiêu chuẩn chất lƣợng, trong những điều
kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định, phù hợp với đặc điểm, hoàn cảnh riêng về các nguồn lực của cơ quan, tổ chức mình.
Là 1 trong 5 nội dung của tổ chức lao động khoa học, công tác định mức lao động có vai trò, tác dụng lớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả phục vụ của cơ quan, tổ chức. Định mức lao động giúp lãnh đạo biết đƣợc thời gian cần thiết để hoàn thành một tiến trình, một chu trình, một quá trình, một công việc cụ thể nào đó. Nếu định mức lao động đƣợc xây dựng trên cơ sở khoa học, lãnh đạo có cơ sở thực hiện hiệu quả các chức năng cơ bản của quản lý nhƣ hoạch định, tổ chức, điều khiển - chỉ huy, giám sát, kiểm tra.
Trong thực tiễn, định mức lao động đƣợc biểu hiện dƣới các dạng định mức thời gian, định mức sản lƣợng, định mức phục vụ, định mức quản lý, định mức tƣơng quan và định mức biên chế.
Mức thời gian là lƣợng tiêu hao thời gian đƣợc qui định để một chuyên
viên, nhân viên nghiệp vụ hoặc một nhóm chuyên viên, nhân viên hoàn thành một đơn vị khối lƣợng công việc trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định. Mức thời gian đƣợc sử dụng khi hoàn thành một công việc phải mất hàng giờ.
Mức sản lượng (hay còn gọi là Mức số lƣợng/Mức hiệu suất) là khối
lƣợng công việc do một chuyên viên hay một nhóm chuyên viên có trình độ nghiệp vụ thích hợp hoàn thành trong một đơn vị thời gian (phút, giờ hay ngày làm việc), trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định.
Sự biến động của mức thời gian hay mức sản lƣợng phụ thuộc vào những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, trình độ tổ chức lao động khoa học, trình độ lành nghề và phƣơng pháp làm việc của chuyên viên, nhân viên trong từng cơ quan, tổ chức.
Mức phục vụ là số lƣợng máy móc, thiết bị, số lƣợng ngƣời mà một chuyên viên hoặc một nhóm chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ có trình độ thích ứng phải phục vụ trong các điều kiện cụ thể
Mức phục vụ thƣờng đƣợc xác định trên cơ sở mức thời gian phục vụ. Mức thời gian phục vụ là đại lƣợng thời gian qui định để thực hiện một đơn vị phục vụ trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Mức phục vụ đƣợc xây dựng để giao cho những chuyên viên, nhân viên phục vụ mà kết quả không đo đƣợc bằng những đơn vị đo của mức sản lƣợng.
Mức quản lý là số lƣợng ngƣời lao động mà thủ trƣởng cơ quan, đơn vị
với trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực thích hợp phải lãnh đạo, quản lý trong các điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Mức biên chế (hay còn gọi là mức định biên) là số lƣợng ngƣời lao động
có trình độ nghiệp vụ thích hợp đƣợc qui định chặt chẽ để thực hiện một khối lƣợng công việc cụ thể, trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Mức tương quan là số chuyên viên, nhân viên có trình độ nghiệp vụ
này hay trình độ nghiệp vụ khác hoặc chức vụ này hay chức vụ khác cần phải phù hợp với một chuyên viên/nhân viên có trình độ nghiệp vụ khác hoặc chức vụ khác trong điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Công tác định mức lao động đối với chuyên viên/nhân viên khá phức tạp. Muốn định mức chính xác đòi hỏi ngƣời làm định mức phải có trình độ nghiệp vụ vững chắc, phải am hiểu và có kinh nghiệm trong các công việc đƣợc định mức. Do công tác định mức lao động có quan hệ trực tiếp đến quyền lợi của chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ nên khi định mức, việc quan trọng là cần làm tốt công tác tƣ tƣởng cho đội ngũ nhân sự với sự tham gia và hỗ trợ của lãnh đạo, đại diện công đoàn để công tác định mức lao động đạt hiệu quả cao nhất.
Do lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật là quá trình lao động trí óc, khó theo dõi và đo trực tiếp chỉ bằng phƣơng pháp định lƣợng nên khi làm định mức cần phải xét đến tính chất và nội dung đa dạng của các công việc không đều nhau và các giai đoạn thực hiện công việc đó; cần xét đến các kết quả đạt đƣợc chứ không đơn giản chỉ là hao phí lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật.
1.4.2. Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động có khả năng hoàn thành nhiệm vụ.
Nhiệm vụ của ngƣời lãnh đạo là phải tạo điều kiện thuân lợi trong công việc giúp cho nhân viên nhận thấy rằng, công việc mà họ đang làm hợp với chuyên môn, kỹ năng của mình, cũng nhƣ có thể giúp họ phát triển về nghề nghiệp và tƣơng lai. Song song đó là làm cho nhân viên cảm nhận mình là một phần tử quan trọng của cơ quan, tổ chức. Ngƣời lãnh đạo nên "kéo" tất cả nhân viên của mình vào mọi hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức. Khi đó họ sẽ yêu công ty và làm việc hăng say hơn. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
- Phân công bố trí lao động một cách hợp lý đảm bảo ”đúng ngƣời đúng việc” tranh tình trạng làm trái ngành trái nghề gây khó khăn trong công việc cho ngƣời lao động.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời các điều kiện cần thiết phục vụ cho công việc. thiết kế lại công việc để ngƣời lao động cảm thây công việc của mình có nhiều thú vị giúp họ hăng say hơn trong công việc.
- Loại trừ các trở ngại trong khi thực hiện công việc của từng ngƣời lao động.