2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc trường
Hiện nay, trƣờng Cao đẳng Y tế Quảng Nam có 121 viên chức đang công tác tại trƣờng. Ban lãnh đạo bao gồm Hiệu trƣởng và 2 Phó hiệu trƣởng giúp việc cho Hiệu trƣởng. Các khoa, phòng, bộ môn thuộc trƣờng đƣợc phân công và giao nhiệm vụ rõ rãng để giúp cho các đơn vị trong Nhà trƣờng hoạt động hiệu quả hơn. Hệ thống phân công công việc đƣợc thiết kế từ lớn đến nhỏ, những quy định chung cho các khoa, phòng bao gồm:
2.2.1.1. Phòng Tổ chức - Hành chính:
Gồm có 20 cán bộ, viên chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ ở các vị trí: 1 trƣởng phòng phụ trách chung; 1 phó phòng phụ trách công tác tổ chức; 3 chuyên viên (phụ trách công tác tổ chức, phụ trách thi đua khen thƣởng, phụ trách cơ sở vật chất…); 6 nhân viên (điện nƣớc, văn thƣ, lái xe, tạp vụ, chăm sóc cây cảnh); còn lại là 9 nhân viên bảo vệ.
Giúp Hiệu trƣởng các mặt về công tác hành chính, quản trị, tổng hợp nhƣ sau:
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng về công tác tổ chức bộ máy, biên chế tiền lƣơng và nhân sự trong trƣờng; về giải quyết chế độ, chính sách đối với giảng viên, CBNV của trƣờng; công tác đào tạo bồi dƣỡng giảng viên, CBNV.
- Thực hiện việc quản lý, lƣu trữ, bảo quản hồ sơ liên quan đến công tác tổ chức bộ máy và cán bộ.
- Tổng hợp các mặt hoạt động của trƣờng, xây dựng kế hoạch công tác, tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo định kỳ.
- Tổ chức công tác quản lý hành chính, quản lý cơ sở vật chất, phối hợp với phòng Tài chính- Kế toán mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm và bảo trì, sữa chữa trang thiết bị kỹ thuật.
- Giúp Hội đồng Thi đua- Khen thƣởng và kỷ luật Nhà trƣờng tổ chức phát động, theo dõi thi đua, khen thƣởng và kỷ luật.
- Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy; vệ sinh phòng bệnh; bảo vệ an ninh trật tự và bảo vệ nội bộ trong trƣờng.
2.2.1.2. Phòng Đào tạo:
Có 6 viên chức với chức năng, nhiệm vụ: 1 trƣởng phòng quản lý chung; 1 phó phòng giúp việc cho trƣởng phòng và quản lý đào tạo; 2 giảng viên (quản lý hệ thống điểm, cấp phát bằng, chứng chỉ); 2 chuyên viên (tƣ vấn tuyển sinh, thu hồ sơ…)
Giúp Hiệu trƣởng trong việc nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các quy hoạch, kế hoạch xây dựng phát triển công tác đào tạo của trƣờng nhƣ sau:
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng xác định mục tiêu giáo dục, lập kế hoạch đào tạo, tuyển sinh, thi, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng thực hiện việc quản lý công tác chuyên môn của các khoa, bộ môn; kiểm tra chƣơng trình giáo dục, kế hoạch dạy học, giáo trình môn học và phối hợp với các bộ phận liên quan.
- Thực hiện công việc giáo vụ: lập các bảng biểu về công tác giáo vụ, dạy và học, thực hành, thực tập; đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ đào tạo; theo dõi tổng hợp, đánh giá chất lƣợng các hoạt động đào tạo; thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của cơ quan quản lý cấp trên và Hiệu trƣởng.
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng hợp tác liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc theo qui định của pháp luật về công tác đào tạo, nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học, công nghệ.
- Phối hợp các khoa, bộ môn xay dựng và quản lý ngân hàng đề thi và thiết kế, xây dựng, nâng cấp,quản lý, duy trì hoạt động Wedsite của trƣờng.
2.2.1.3. Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế:
Có 4 viên chức: 1 trƣởng phòng phụ trách chung, 1 phò phòng giúp việc cho trƣởng phòng và quản lý các hoạt động về nghiên cứu khoa học, 2 giảng viên (phụ trách tham gia nghiên cứu khoa học, phối hợp tham gia các hội thảo trong trƣờng….)
Giúp hiệu trƣởng hoạch định chiến lƣợc nghiên cứu khoa học, ứng dụng thực tiễn các kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn để giảng dạy nhƣ sau:
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng xây dựng, thực hiện định hƣớng phát triển hoạt động khoa học và công nghệ; các quy định, quy chế về quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của trƣờng.
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng thực hiện việc quản lý công tác chuyên môn của các khoa, bộ môn; kiểm tra chƣơng trình giáo dục, kế hoạch dạy học và giáo trình môn học.
- Phối hợp cùng đào tạo quản lý giờ giảng, lập các biểu bảng về công tác giáo vụ, dạy và học, thực hành, thực tập; đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ đào tạo; theo dõi tổng hợp, đánh giá chất lƣợng các hoạt động đào tạo; thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của cơ quan.
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá, nghiệm thu và công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ của trƣờng thwo quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
- Phối hợp tổ chức các hội thảo khoa học trong trƣờng, tham gia các hội thảo khoa học trong nƣớc và quốc tế. Thực hiện phát hành thong tin khoa học của trƣờng
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng hợp tác liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc theo qui định của pháp luật về công tác đào tạo, nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học, công nghệ.
2.2.1.4. Phòng Tài chính - Kế toán:
Gồm có 9 viên chức : 1 trƣởng phòng phụ trách chung của phòng, 1 phó phòng quản lý thống kê các khoản về kinh tế - tài chính của trƣờng, chế độ lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiển y tế, 7 chuyên viên (theo dõi, cập nhập thông tin chế độ lƣơng, chế độ bảo hiểm, chế độ chính sách theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc…..)
Giúp Hiệu trƣởng xây dựng kế hoạch phát triển tài chính và quản lý toàn bộ công tác tài chính, kế toán và quản lý tài chính của Nhà trƣờng, với chức năng, nhiệm vụ nhƣ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của trƣờng.
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng và thực hiện công tác lập kế hoạch và quản lý về tài chính theo đúng quy định của Nhà nƣớc, giải quyết kịp thời các chế độ theo quy định hiện hành.
- Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán; phối hợp với Phòng Tổ chức- Hành chính trong việc mua sắm tài sản, trang thiết bị và tổ chức kiểm tra việc sử dụng vật tƣ, trang thiết bị và tài sản khác của các bộ phận trong trƣờng; tổ chức kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản, trang thiết bị kỹ thuật theo quy định của Nhà nƣớc.
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng xây dựng và thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ và các kế hoạch chi tiêu khác của trƣờng.
2.2.1.5. Phòng công tác Học sinh - Sinh viên:
Có 3 viên chức: 1 trƣởng phòng quản lý chung; 1 phó phòng giúp việc cho trƣởng phòng, theo dõi và quản lý chung về tình hình học sinh sinh viên; 1 chuyên viên quản lý tình hình học sinh…
Giúp Hiệu trƣởng trong việc theo dõi, quản lý tình hình Học sinh sinh viên và tham mƣu thực hiện công tác quản lý học sinh sinh viên nhƣ sau:
- Tham mƣu cho Lãnh đạo về công tác chính trị, tƣ tƣởng trong Học sinh- Sinh viên và tổ chức công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật đối với Học sinh- Sinh viên.
- Tổ chức thực hiện công tác Quản lý Học sinh - Sinh viên theo quy định, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định của Nhà trƣờng về công tác Học sinh- Sinh viên.
- Tổ chức các phong trào thi đua, các phong trào phục vụ giáo dục- đào tạo trong Học sinh- Sinh viên.
- Đề xuất thực hiện các chế độ khen thƣởng, kỷ luật, miễn giảm học phí... đối với Học sinh - Sinh viên trong Nhà trƣờng.
- Giúp Ban giám hiệu giữ mối liên hệ chặt chẽ với gia đình Học sinh - Sinh viên của trƣờng.
- Quản lý hồ sơ liên quan đến Học sinh - Sinh viên.
2.2.1.6. Các khoa và bộ môn trực thuộc trường:
Là một đơn vị quản lý hành chính cơ sở của trƣờng, có chức năng quản lý công tác đào tạo các ngành thuộc khoa và bộ môn theo phân công của Hiệu trƣởng: Trƣởng khoa, bộ môn quản lý chung về giảng viên và các hoạt động thuộc khoa mình phụ trách; phó trƣởng khoa, bộ môn giúp trƣởng khoa, bộ môn xây dựng kế hoạch, tham mƣu và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dƣỡng nâng cấp trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên thuộc khoa, bộ môn; Giảng viên lên kế hoạch giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo
dục khác thuộc lĩnh vực khoa, bộ môn mà mình phụ trách theo chƣơng trình, kế hoạch chung cua Nhà trƣờng. Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đƣợc phân công nhƣ sau:
- Tham mƣu cho Hiệu trƣởng việc quản lý các hoạt động thuộc khoa, bộ môn mình phụ trách.
- Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác thuộc lĩnh vực khoa, bộ môn mình phụ trách theo chƣơng trình, kế hoạch giảng dạy chung của Nhà trƣờng;
-Tổ chức hoạt động nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ; chủ động khai thác các dự án hợp tác, phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội;
-Quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên thuộc khoa theo phân cấp của Hiệu trƣởng; tổ chức biên soạn Chƣơng trình, giáo trình môn học, tài liệu giảng dạy do Hiệu trƣởng giao. Tổ chức nghiên cứu cải tiến phƣơng pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học, thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học thuộc khoa, bộ môn mình phụ trách.
- Xây dựng kế hoạch, tham mƣu và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và cán bộ nhân viên thuộc khoa.
Bộ môn trực thuộc khoa:
- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện nội dung, Chƣơng trình; biên soạn giáo trình và tài liệu giảng dạy liên quan đến ngành, chuyên ngành đào tạo đƣợc khoa và trƣờng giao;
- Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự và các hoạt động thuộc bộ môn và về nội dung, chất lƣợng, tiến độ giảng dạy, học tập các môn học thuộc bộ
môn đảm nhận trong Chƣơng trình, kế hoạch giảng dạy chung của khoa và của trƣờng;
- Triển khai kế hoạch giảng dạy, học tập, hoạt động khoa học và công nghệ, quản lý cơ sở vật chất, thiết bị theo sự phân công của của khoa và của trƣờng;
- Cải tiến phƣơng pháp giảng dạy, triển khai các hoạt động nghiên cứu và ứng dụng khoa học và công nghệ nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo và phục vụ sự nghiệp chăm sóc, bảo vệ, nâng cao sức khỏe nhân dân.
Sự phân công và định mức công việc của các tập thể và các cá nhân là có hệ thống, nhất quán từ trên xuống. Lãnh đạo nhà trƣờng hiện vẫn tiếp tục hoàn thiện cơ chế hoạt động và tạo điều kiện để các phòng, khoa, bộ môn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các hoạt động thƣờng niên nhƣ giao ban trƣởng khoa, phòng, hội nghị giáo viên đƣợc diễn ra nhằm giải quyết các khó khăn, vƣớng mắc trong hoạt động của các cá nhân, đơn vị. Từ đó tạo điều kiện cho cán bộ trong trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
2.2.2. Tạo điều kiện trong công việc.
Việc tạo điều kiện trong công việc luôn đƣợc nhà trƣờng quan tâm. Đối với viên chức làm công tác giảng dạy, Nhà trƣờng luôn hết sức cố gắng trong điều kiện nhân lực, vật lực và tài chính để đáp ứng các nhu cầu giảng dạy. Điển hình là việc xây dựng và mua sắm thay thế thƣờng xuyên các công cụ dạy học nhƣ máy tính, máy chiếu, sửa chữa các phòng học hƣ hại hay các mô hình. Đối với các mô hình, máy móc không thể mua sắm, nhà trƣờng phối hợp với các đơn vị khác nhƣ bệnh viện để viên chức có thể học tập, giảng dạy cho sinh viên. Các viên chức làm công tác giảng dạy mới đều đƣợc tạo điều kiện về thời gian và hỗ trợ về vật chất để có thể bổ sung nghiệp vụ sƣ phạm, phục vụ công tác giảng dạy.
Đối với các viên chức làm công việc hành chính luôn đƣợc chú ý đến điều kiện môi trƣờng làm việc, xem xét các trang thiết bị cần thiết để mua
sắm và bổ sung. Trong những năm qua, các máy móc mới nhƣ máy tính, máy in, máy photocopy đƣợc mua mới thay thế các máy móc cũ kỹ. Nhà trƣờng cũng đã đƣa vào hoạt động trung tâm khảo thí điện tử và thƣ viện. Từ đó giảm bớt gánh nặng trong công tác coi thi, phân bổ hay sắp xếp tài liệu.
Việc giao ban toàn trƣờng đƣợc tổ chức hàng tháng, bên cạnh đó là các cuộc họp cán bộ chủ chốt, hội nghị giáo viên, hay đại hội dân chủ đƣợc tổ chức để nắm bắt đƣợc những khó khăn, vƣớng mắc của viên chức. Từ đó, tìm ra các biện pháp giải quyết, hỗ trợ cho viên chức hoàn thành nhiệm vụ của mình.
2.2.3. Tạo động lực bằng vật chất, tinh thần
Công tác tiền lƣơng hiện nay của Nhà trƣờng tuân theo luật viên chức, công chức và nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về việc thực hiện chế độ hợp đồng một số công việc trong cơ quan hành chính nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp; ngƣời làm việc theo chế độ hợp đồng lao động thời vụ trong các đơn vị sự nghiệp công lập [8],[21], [22]. Đây là những quy định pháp lý chung cho tất cả các cơ sở giáo dục Đại học công lập hiện nay.
Trên cơ sở Quy chế tổ chức hoạt động, Nhà trƣờng đã xây dựng Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ năm 2007 theo quy định của chính phủ quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và các quy chế khác liên quan đến công tác quản lý, điều hành của nhà trƣờng [4], [5], [9]. Hiện nay, quy chế vẫn đang tiếp tục đƣợc chỉnh sửa và hoàn thiện để đạt đƣợc mục tiêu: công khai rõ ràng, minh bạch; phát huy dân chủ trong việc xây dựng và thực hiện qui chế chi tiêu nội bộ. Từ đó đảm bảo công tác tài chính cho các hoạt động của đơn vị, đồng thời việc sử dụng luôn tiết kiệm và đạt hiệu quả cao, góp phần tích cực vào việc hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị. Trong quy chế quy định rõ công tác tiền thƣởng, phúc lợi theo đóng góp của từng cá nhân và các khoa, phòng liên quan.
Quy chế về chi tiêu nội bộ cũng đề cập đến chế độ hỗ trợ kinh phí đối với tất cả viên chức đi học nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ, chính trị. Đặc biệt có chế độ khuyến khích viên chức đi học Thạc sĩ, Chuyên khoa 2, Tiến sĩ. Ngoài ra, Nhà trƣờng còn thực hiện phụ cấp thêm chế độ trách nhiệm đối với cán bộ lãnh đạo, cán bộ là giảng viên kiêm nhiệm công tác quản lý, lãnh đạo Đảng, Đoàn thể. Khích lệ cán bộ công nhân viên qua việc chi trả thƣởng cho việc hoàn thành tốt nhiệm vụ, các cán bộ có thành tích xuất sắc trong công việc hay qua các ngày lễ lớn của nhà trƣờng.
Trƣờng cũng đã đề ra các quy định về thời gian trả lƣơng, thƣởng hàng tháng. Qua đó phòng tài chính thực hiện các chế độ tiền lƣơng, phụ cấp đúng thời gian cho cán bộ, công nhân viên. Ổn định đời sống kinh tế cán bộ, góp