6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH CÁN BỘ
3.2.2. Mô tả, phân tích và phân công công việc
a. Mô tả, phân tích công việc
Hiện nay, tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum chƣa xây dựng đƣợc bản mô tả công việc hoàn chỉnh. Một số bộ phận có xây dựng nhƣng thực sự lại chƣa mô tả đƣợc chính xác nhiệm vụ và quyền hạn của vị trí cần mô tả. Đây là một nguyên nhân rất lớn dẫn đến việc định lƣợng công việc không thành công khi áp dụng các phƣơng pháp đánh giá. Nó không trả lời đƣợc các câu hỏi: Anh/Chị ấy phải làm gì? Làm nhƣ thế nào? Đã làm thế nào?...
đơn vị thuộc và trực thuộc Cục, bản thân tôi nhận thấy hầu hết các đơn vị đều có chức danh cấp phó nhƣng trong bản mô tả lại chỉ nêu lên đƣợc một nội dung khác biệt so với các công chức là “thay mặt cấp trƣởng giải quyết các công việc khi cấp trƣởng đi vắng”. Có không ít cấp phó khi còn là công chức thì làm không hết việc nhƣng vẫn con ngƣời ấy khi lên chức lãnh đạo lại không biết phải làm gì. Trong trƣờng hợp này rõ ràng vấn đề đánh giá thành tích của vị trí này “mắc lỗi” ngay từ khi xây dựng bản mô tả cho chức danh này.
Vì vậy, Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum cần triển khai ngay việc xây dựng một tiêu chí đánh giá thật cụ thể qua bản mô tả công việc. Theo thông lệ nó phải đƣợc thể hiện qua những nội dung sau:
- Tóm tắt công việc của mỗi bộ phận, đơn vị cụ thể. Đo thời gian hoàn thành một công việc cụ thể của mỗi cá nhân, bộ phận.
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính
- Các mối quan hệ bên trong (cấp báo cáo, cấp kiểm soát, các phòng ban phối hợp...) và bên ngoài (Đối tƣợng, bản chất quan hệ...).
- Phạm vi quyền hạn gồm: quyền hạn trong công việc; quyền hạn trong quản lý; khác (tài chính…)
- Chỉ số đánh giá kết quả công việc (Đây là phần quan trong nhất liên quan trực tiếp đến quá trình đánh giá thành tích trong công việc, nó thƣờng gồm 2 nội dung là tiêu chí đánh giá và thông số đo lƣờng.
- Các yêu cầu: bằng cấp, kinh nghiệm, thái độ hành vi, mức độ cam kết…. Khi thiết kế bản mô tả công việc cần tránh việc chỉ nêu ra các thuật ngữ, khái niệm nhiều hơn là mô tả hành vi dẫn đến phần chỉ ra tiêu chí và thông số đo lƣờng thƣờng không định lƣợng đƣợc những mô tả đã nêu trƣớc đó dẫn đến việc đánh giá trở nên hình thức và kém hiệu quả.
hãy xây dựng một cơ sở để đánh giá chính xác ngay từ tên gọi của chức danh đến các nội dung bên trong bản mô tả công việc
Muốn đánh giá công bằng ngoài các tiêu chí khách quan, trung thực thì một điều không thể thiếu là mỗi nhân viên đều hiểu đƣợc lãnh đạo Cục sẽ đánh giá thành tích của họ qua các tiêu chí nào, tiêu chí nào có tầm quan trọng và ảnh hƣởng lớn nhất. Phải làm cho họ hiểu và hiểu rất rõ họ sẽ đƣợc đánh giá nhƣ thế nào? bằng cái gì?... đến một lúc nào đó họ có thể đánh giá đƣợc chính họ trƣớc khi lãnh đạo các cấp công bố kết quả đánh giá. Có nhƣ vậy chúng ta mới có thể có đƣợc kết quả đánh giá phản ánh đúng thực tế.
b. Phân công công việc
Nhìn chung công tác phân công công việc hiện nay tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum chƣa thực sự hợp lý, nguyên nhân là các cấp lãnh đạo thiếu các thông tin chi tiết của công việc, thiếu mô tả và phân tích công việc và các yêu cầu, tiêu chuẩn để thực hiện công việc. Không đƣợc qui định “mức độ” yêu cầu phải đạt đƣợc là nhƣ thế nào nên rất khó đánh giá; Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc còn mang yếu tố chung chung, không xác định đƣợc nhƣ thế nào là hoàn thành công việc; Việc phân công nhiệm vụ đối với từng CBCC và lãnh đạo các đơn vị không định lƣợng công việc cũng nhƣ không qui định chất lƣợng công việc và thời gian hoàn thành.
Lãnh đạo các đơn vị thuộc Cục khi giao công việc cho CBCC cũng chƣa hình dung hết những công việc CBCC phải thực hiện; hầu hết, khi đang cần thực hiện công việc gì thì giao ngay công việc đó. Tình trạng phổ biến hiện nay là CBCC chủ yếu giải quyết công việc theo sự vụ, theo công việc phát sinh.
Từ việc mô tả và phân tích công việc, lãnh đạo cần bố trí ngƣời lao động hợp lý cả về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách... để nâng cao chất lƣợng công tác và không lãng phí năng lực của ngƣời lao động.
3.2.3. Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá
Có nhiều phƣơng pháp để đánh giá thành tích CBCC, mỗi phƣơng pháp lại có những ƣu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, tùy điều kiện về nhân lực và tài chính để lựa chọn và áp dụng phƣơng pháp phù hợp nhất. Qua quá trình công tác, tác giả đề xuất kết hợp nhiều phƣơng pháp đánh giá thành tích áp dụng tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum để có thể phát huy đƣợc hiệu quả của hệ thống đánh giá, bao gồm các phƣơng pháp sau:
Áp dụng phƣơng pháp quản trị mục tiêu (MBO) để đánh giá kết quả thực hiện công việc. Trong đó, cần lƣu ý xây dựng mục tiêu kết quả thực hiện công việc từ Cục Hải quan, các phòng, Chi cục đến từng CBCC; Xác định trọng số của các tiêu chí đánh giá; Thực hiện việc chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu kết quả thực hiện công tác chuyên môn trên hai khía cạnh số lƣợng và chất lƣợng.
Đây là phƣơng pháp quan trọng nhất để đánh giá thành tích nhân viên nhằm giúp cho nhân viên chủ động trong việc thiết lập mục tiêu công việc và có ý thức trách nhiệm trong việc hoàn thành mục tiêu công việc đề ra, xóa đi “sức ỳ” và cải thiện thành tích trong quá trình làm việc.
+ Điều kiện để áp dụng phƣơng pháp này tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum là:
Có hệ thống xây dựng mục tiêu đạt kết quả thực hiện công việc từ Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc đến từng CBCC theo từng mục tiêu nhƣ đã nêu trong nội dung hoàn thiện cách thức xác lập tiêu chuẩn công việc.
Có sự tham gia tích cực và có trách nhiệm của cấp Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc đến từng CBCC trong quá trình phân bổ, điều chỉnh mục tiêu cũng nhƣ xây dựng kế hoạch hành động để đạt mục tiêu. Cụ thể là phải hoàn thiện công tác tổ chức đánh giá thành tích
nhân viên thông qua việc xây dựng lại tiến trình đánh giá thành tích tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum.
+ Thực hiện việc chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu kết quả thực hiện công tác chuyên môn trên hai khía cạnh số lƣợng và chất lƣợng.
+ Thực hiện xác định trọng số của các tiêu chí đánh giá để xác định điểm bình quân các tiêu chí. Trọng số giữa các tiêu chí cần đƣợc cân nhắc phù hợp với từng công việc và mục tiêu của Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum trong từng giai đoạn nhƣ đã phân tích ở trên.
+ Sau đó thực hiện chấm điểm, quy định các mức điểm tƣơng ứng với mức thành tích để xếp loại thành tích.
- Sử dụng phƣơng pháp thang điểm để đánh giá trình độ, kỷ luật công tác.
+ Xây dựng thang đo dƣới dạng thang điểm và qui định bốn mức độ thành tích trên thang để đánh giá các tiêu chí về thái độ công tác.
+ Chấm điểm trong quý theo các mức thành tích xuất sắc, tốt, hoàn thành, không hoàn thành nhiệm vụ với các mức hệ số thành tích.
- Sử dụng phƣơng pháp thang điểm đánh giá để đánh giá các tiêu chí về năng lực thực hiện công việc nhằm xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nhân viên và phát hiện tiềm năng của CBCC đối với từng công việc để đề bạt, bổ nhiệm.
- Bên cạnh đó, xây dựng thang điểm quan sát hành vi, ghi sự kiện điển hình để đánh giá sâu hơn đối với một số hành vi liên quan đến thái độ lao động, phục vụ nhân dân.
Trong quá trình cho điểm, cấp trên sẽ có nhìn nhận về những điểm mạnh và điểm yếu kém của CBCC để có hƣớng phát triển hỗ trợ đào tạo CBCC.
thái độ lao động sẽ đƣợc kết hợp để xét lƣơng tăng thêm từ nguồn tiết kiệm chi hành chính.
Ngoài ra, Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum nên áp dụng phƣơng pháp so sánh cặp, tự nhận xét và phân phối trọng số để xác định số nhân viên có thành tích cao làm cơ sở thực hiện đề bạt, bổ nhiệm hoặc khen thƣởng thành tích cuối năm trên cơ sở thành tích các quý có xét đến mức độ cải thiện thành tích theo thời gian.
Bên cạnh đó cần bổ sung thêm các phƣơng pháp phụ nhƣ viết bản nhận xét và phỏng vấn, trao đổi để ngƣời đánh giá có cái nhìn đa chiều, khách quan đối với công việc cần đánh giá.