PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về cơng ty TNHH Hồng Long
2.1.1. Thông tin chung về công ty TNHH Hồng Long
Cơng ty TNHH Hồng Long được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/07/2005
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HỒNG LONG
Tên cơng ty viết tắt: HOANGLONG CO., Ltd Đại diện pháp luật: LÊ THỊ PHƯƠNG THẢO Giấy phép kinh doanh: 3300375608
Địa chỉ trụ sở chính: Số 21A Hoàng Quốc Việt, phường An Đông, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam.
Điện thoại: 02343948999
Email: hoanglongvpp@gmail.com Fax: 02343832790
Ngành nghề kinh doanh được ghi trong giấy phép kinh doanh: - Đại lý dịch vụ bưu chính viễn thơng
- Mua bán thực phẩm, hàng cơng nghệ phẩm - Mua bán quần áo may sẵn
- Mua bán thiết bị tẩy rửa, hóa mỹ phẩm, đồ dùng cá nhân, văn phịng phẩm - Mua bán máy vi tính, máy tính cá nhân
- Mua bán thiết bị phục vụ vệ sinh công cộng và vệ sinh cá nhân, vật tư, thiết bị bảo hộ lao động
- Mua bán băng, đĩa trắng (chưa ghi) - Mua bán vật tư, thiết bị ngành ảnh
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơng ty
Chức năng của cơng ty
phịng phẩm từ các thương hiệu nổi tiếng phục vụ cho các cơ quan, tổ chức, trường học, nhà sách, tiệm photocoppy, các cửa hàng văn phòng phẩm khác,… cũng như các cá nhân có nhu cầu trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như: là Nhà phân phối độc quyền máy tính CASIO tại Huế, phân phối các mặt hàng của ERAS Việt Nam, Công ty Cổ phần Tập đồn Thiên Long, Cơng ty cổ phần giấy Hải Tiến, Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại giấy Minh Châu, Công ty Cổ phần đầu tư quốc tế Hải Hà, Công ty giấy Bãi Bằng thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam, Giấy Xương Giang của Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Bắc Giang,…
Nhiệm vụ của công ty
+ Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí trong giấy phép kinh doanh
+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của cơng ty đối với Nhà nước và chính quyền các cấp.
+ Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhân viên công ty và khách hàng
+ Đảm bảo cung cấp ra thị trường các mặt hàng chính hãng đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức hoạt động của cơng ty TNHH Hồng Long
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Giám đốc
Kế toán Quản lý Thủ kho
Nhân viên giao hàng
Nhân viên Sale Nhân viên bán hàng
Trong đó:
Giám đốc: là người đại diện cho cơng ty về mặt pháp luật, có tồn quyền quyết định đối với mọi hoạt động kinh doanh cũng như chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của công ty. Giám đốc quản lý tồn bộ các bộ phận trong cơng ty và điều hành, phối hợp với các bộ phận đó để hoạch định mục tiêu kinh doanh. Các quyết định về đơn đặt hàng, giao hàng, quyết định về nhân sự, lương thưởng cho nhân viên đều chịu sự quản lý của giám đốc. Trong hoạt động kinh doanh của công ty, giám đốc là người thương thảo và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Giám đốc đưa ra các chiến lược quản trị, các chính sách bán hàng để đạt được mục tiêu đề ra và đồng thời kiểm soát các khâu trong hệ thống phân hàng hóa nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của công ty.
Quản lý: là người hỗ trợ cho giám đốc trong việc theo dõi, giám sát, kiểm tra và hoàn thiện tất cả các khía cạnh của cơng ty từ nhân sự cho đến hoạt động kinh doanh. Khi khơng có sự có mặt của giám đốc, quản lý là người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động diễn ra tại cơng ty.
Kế tốn:Theo dõi, quản lí cơng tác kế tốn, thống kê tồn bộ cơ sở vật chất, tài sản của công ty; quản lý việc xuất hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng. Đồng thời, thống kê trong tồn đơn vị, phân tích các số liệu kinh tế để báo cáo lại cho giám đốc kịp thời điều chỉnh hoạt động bán hàng hiệu quả. Thực hiện thu chi và hạch tốn thu chi, cơng nợ rõ ràng, chính xác từng khoản mục theo quy định, thực hiện việc quyết tốn tài chính chính xác theo định và đúng quy định của pháp luật.
Thủ kho: Kho hàng là nơi chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa của cơng ty. Thủ kho phải có trách nhiệm nắm rõ số lượng hàng hóa xuất nhập hằng ngày tại công ty sẵn sàng cho hoạt động tiêu thụ và để biết được sự thiếu hụt hàng hóa nhằm báo lại kịp thời cho kế toán hoặc giám đốc. Đồng thời, bộ phận kho phải có trách nhiệm sắp xếp kho hàng gọn gàng, sạch sẽ và đẹp mắt để đảm bảo cho quá trình nhập và xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Nhân viên bán hàng: Làm việc dưới sự quản lý của quản lý của cơng ty, đồng thời có liên quan đến bộ phận kho và kế toán. Là người giao tiếp trực tiếp với khách hàng để giới thiệu, cung cấp thông tin sản phẩm và bán hàng cho bất kì khách hàng nào của cơng ty.
Nhân viên Sale: Đây là đội ngũ chính hoạt động liên tục trên địa bàn các huyện, thị xã. Nhân viên sale thực hiện nhiệm vụ chào hàng, tìm kiếm khách hàng và đơn hàng cho công ty, nắm rõ từng khu vực khách hàng ở xa. Nhân viên sale chịu hoạt động dưới sự giám sát của quản lý và có quan hệ chức năng với nhân viên bán hàng.
Nhân viên giao hàng:Trực tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận kho, kế toán và chủ yếu là bộ phận bán hàng để giao cho khách hàng đầy đủ. Đây là bộ phận không thể thiếu của công ty nhất là công ty trong lĩnh vực phân phối.
2.1.3. Quá trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Hồng Long ra đời trên cơ sở là một cửa hàng kinh doanh văn phịng phẩm của gia đình. Với mong muốn được tiến sâu hơn trong lĩnh vực văn phòng phẩm và đưa sản phẩm đa dạng, độc đáo hơn với người tiêu dùng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, bằng kinh nghiệm và khả năng quyết đốn của mình, tháng 7 năm 2005 cơng ty TNHH Hoàng Long được thành lập với bao hi vọng và ấp ủ của bà Lê Thị Phương Thảo.
Bằng việc không ngừng đa dạng hóa ngành hàng, kinh doanh đảm bảo uy tín và khả năng nhạy bén trong kinh doanh, đến nay cơng ty TNHH Hồng Long đã trở thành nhà phân phối văn phòng phẩm lớn và rộng khắp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong hiện tại và tương lai, công ty đã và đang khơng ngừng hồn thiện và mở rộng hệ thống phân phối của mình cũng như việc chuẩn bị để kinh doanh một số ngành hàng khác ngồi văn phịng phẩm.
2.1.4. Tình hình sử dụng lao động tại cơng ty TNHH Hồng Long giai đoạn 2016-2018
Bảng 2.1. Tình hình lao động của cơng ty TNHH Hồng Long qua 3 năm 2016-2018
Đơn vị: người
Chỉ tiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- %
1. Phân theo giới tính
Nam 7 50 7 50 8 53,33 0 0 1 14,29 Nữ 7 50 7 50 7 46,67 0 0 0 0 2. Phân theo trình độ học vấn ĐH, CĐ 10 71,43 10 71,43 10 66,67 0 0 0 0 Dưới TC 4 28,57 4 28,57 5 22,33 0 0 1 14,29 (Nguồn: Bộ phận kế toán)
Qua bảng thống kê tình hình lao động của cơng ty qua các năm, có thể thấy tình hình lao động của công ty qua các năm là khá cân đối và ổn định về số lượng và giới tính. Tuy nhiên, xét theo trình độ học vấn thì có sự chênh lệch, bởi lẽ cơng ty có đội ngũ nhân viên giao hàng đa số tốt nghiệp THPT hoặc chưa tốt nghiệp. Mặc dù ổn định về số lượng nhưng nếu xét trên phương diện của một công ty phân phối VPP lớn tại Huế thì lượng lao động của cơng ty TNHH Hồng Long là khơng nhiều và cần bổ sung thêm. Theo chia sẻ của chị Đặng Thị Thanh Hải, kế tốn của cơng ty và một số nhân viên khác thì ngồi số lao động hiện tại đang làm việc tại công ty, hằng năm cơng ty vẫn có những nhân viên làm việc trong thời gian không lâu và nhân một số nhân viên thời vụ. Bên cạnh đó, làm việc tại cơng ty cịn có đội ngũ sale gồm một giám sát bán hàng và ba nhân viên sale của nhãn hàng VPP Plexoffice làm việc tại đây. Với đội ngũ nhân lực hiện tại, mỗi thành viên trong công ty đều phải nỗ lực hết mình để hồn thành cơng việc được giao mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc một cách tốt nhất.
2.1.5. Tình hình nguồn vốn và tài sản của cơng ty TNHH Hồng Long giai đoạn 2016-2018
Bảng 2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của cơng ty TNHH Hồng Long qua 3 năm 2016-2018
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
So sánh 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- % Tổng tài sản 9.160 15.179 40.992 6.019 65,71 25.183 170,06 Tài sản ngắn hạn 8.990 13.579 39.510 4.589 51,05 25.931 190,96 Tài sản dài hạn 270 1.600 1.482 1.330 492,59 -118 -7,34 Tổng nguồn vốn 9.160 15.179 40.992 6.019 65,71 25.183 170,06 Nợ phải trả 7.963 13.926 39.894 5.763 72,37 2.596 186,47 Vốn chủ sở hữu 1.197 1.250 1.250 53 4,43 0 0 (Nguồn: Bộ phận kế toán)
Tài sản nguồn vốn là những thành phần cơ bản nhất đảm bảo sự hình thành, duy trì và phát triển của một công ty. Đối với một công ty thương mại như cơng ty TNHH Hồng Long, việc cân đối tình hình tài sản, nguồn vốn để đảm bảo sự hoạt động thường xuyên là vô cùng cần thiết.
Bảng số liệu thể hiện rõ về cơ cấu và tỷ trọng tài sản, nguồn vốn của công ty qua ba năm. Giá trị tài sản, nguồn vốn của công ty mỗi năm đều tăng rất lớn, cụ thể:
Giá trị tài sản, nguồn vốn năm 2017 tăng đến 65,71% so với năm 2016 và năm 2018 đạt 40.992 triệu đồng, tăng gấp 2,7 lần so với năm 2017. Trong đó:
Về tài sản: Giá trị tài sản ngắn hạn chiếm tỉ trọng cao, năm 2016, tài sản ngắn hạn của công ty là 8.990 triệu đồng, đến năm 2017 tăng thêm 51,05% và năm 2018 là 39.510 triệu đồng. Giá trị tài sản ngắn hạn tăng rất nhanh do trong giai đoạn này công ty đang tiến hành đầu tư, phát triển kinh doanh và dự trữ một lượng hàng hóa lớn; Trường Đại học Kinh tế Huế
đồng thời việc kinh doanh thuận lợi nên số tiền gửi ngân hàng và các khoản phải thu ngắn hạn khác cũng tăng lên. Bên cạnh đó, giá trị tài sản dài hạn cũng tăng thêm ở năm 2017 là 1.600 triệu đồng, tăng hơn 5 lần so với năm 2016 do cơng ty có đầu tư thêm một xe ô tô Toyota Camry và khoản đầu tư này được khấu hao vào TSCĐ dài hạn, giá trị tài sản dài hạn giảm đi ở năm 2018 là 7,34% so với năm 2017 nhờ đã giảm bớt được một số khoản thuế GTGT được khấu trừ.
Về nguồn vốn: Nguồn vốn của công ty hầu hết là các khoản vay ngắn hạn tại ngân hàng, vốn góp chủ sở hữu thì ít và ổn định hơn. Năm 2016 vốn góp chủ sở hữu là 1.197 triệu đồng, tăng thêm 4,43% ở năm 2017 là 1.250 triệu đồng và giữ nguyên mức 1.250 triệu đồng ở năm 2018. Từ đó có thể thấy các khoản nợ sẽ tăng thêm, năm 2017 nợ phải trả của công ty tăng thêm 5.763 triệu đồng so với năm 2016 và năm 2018, nợ phải trả của công ty lên đến 39.894 triệu đồng.
Mặc dù mức tăng của tài sản, nguồn vốn là khá lớn nhưng công ty vẫn đảm bảo các khoản thu chi và tình hình kinh doanh ổn định cơng ty vẫn có khả năng duy trì và phát triển ổn định qua các năm.
2.1.6. Đặc điểm các sản phẩm kinh doanh của cơng ty TNHH Hồng Long
Là một cơng ty phân phối văn phịng phẩm lớn tại Huế, cơng ty TNHH Hồng Long hiện đang cung cấp ra thị trường đa dạng chủng loại hàng hóa, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Danh mục các hàng hóa hiện đang được kinh doanh tại công ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.3. Danh mục các hàng hóa đang được kinh doanh tại cơng ty TNHHHồng Long Hồng Long
Danh mục
hàng hóa Hàng hóa cụ thể
Nhóm hàng giấy các loại
Giấy in A4 9065 Bãi Bằng, Giấy in Bãi Bằng trắng A4, Clever Up 65, Clever Up 70
Giấy Xương Giang Smart 70/92, Giấy Xương Giang A4 60/92
Giấy in A4 Paper One 70 gsm, Giấy in A4 Paper One 80 gsm, Giấy A3 80 GSM (Double A), Double A 80 GSM (A4), Double A Copy Trường Đại học Kinh tế Huế
Danh mục
hàng hóa Hàng hóa cụ thể
Paper 70 GSM ( A4 )
Giấy in bìa màu TenPlus (160 GSM) - xanh dương, xanh lá, vàng, hồng Giấy bìa màu thơm A4 160gsm (100 tờ/xấp) - xanh biển, xanh lá, hồng, vàng
Giấy decal A4, Giấy cuộn A0 80gsm, Giấy niêm phong A4, Giấy than 2 mặt A4
Nhóm hàng bút viết
Các mặt hàng bút bi, bút ký, bút chì gỗ, bút lông dầu, bút lông bảng, bút gel, bút xóa nước, xóa kéo, bút dạ quang, gơm tẩy (chì),… của Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thiên Long (bao gồm cả nhãn hàng văn phòng phẩm FlexOffice)
Bút bi, bút ký cao cấp, bút chì bấm, bút lơng dầu, bút lông bảng của Pentel việt Nam
Bút chữ A, bút máy, bút gel, bút xóa, bút chì,… của nhãn hàng Classmate
Bút nhũ nhiều màu mini, bút bi nước mini, bút gel nước mini,.. Nhóm hàng
sổ - tập - chứng từ
Sổ lị xo A4, A5, A6, A7; Sổ da còng A4; Sổ lịch, Sổ menu; Sổ giáo án Tập vở ô ly 96 trang, 200 trang; Vở sinh viên; Tập vở kẻ ngang,… Phiếu thu; Phiếu chi; Hóa đơn bán lẻ; Phiếu nhập kho, xuất kho, Giấy giới thiệu
Nhóm hàng kẹp - bấm -
ghim
Kim bấm KW-Trio, Bấm 2 lỗ KW-Trio, Nam châm bảng từ, Kẹp giấy tam giác của ERAS, kẹp bướm đen và kẹp bướm màu của Thiên Long 15-19-25-32-41-51mm,….
Nhóm hàng băng keo
Các loại băng keo giấy, băng keo xốp, băng keo trong, băng keo hai mặt, cắt keo để bàn, băng keo simili,… với nhiều kích cỡ khác nhau Nhóm hàng
dụng cụ văn phịng
Bì thư bưu điện, bì thư trắng
Các loại bìa lá, bìa cịng, bìa kiếng, bìa lỗ, bìa nhẫn, bìa acco giấy,… của Thiên Long; Bìa phân trang Trà My các loại; Bìa nút clear; Bìa ba dây; Trường Đại học Kinh tế Huế
Danh mục
hàng hóa Hàng hóa cụ thể
Bìa trình kí một mặt hai mặt;…
Thước thẳng; Pin Maxell; Đĩa CD trắng; Bảng mica trắng; Kéo văn phòng; Dao rọc giấy và lưỡi dao; Kệ mica trượt 1, 2, 3 tầng Xukiva; Con dấu đã thu tiền, Con dấu bán hàng qua điện thoại; Hộp đựng bút; Hồ nước, Hồ khô; Súng bắn keo; Sáp đếm tiền; Phấn viết bảng; Dây thun;… Nhóm hàng
vệ sinh văn phịng
Nước lau kính, Giấy hộp WaterSilk, Giấy vệ sinh WaterSilk
Nhóm hàng máy tính các
loại
Máy tính Casio fx 580 VNX, Casio fx 570 VN PLUS, Casio fx 570 ES PLUS, Casio Fx 500 MS, Casio DW-120TV, Casio DM-1400F màn hình 14 số, Casio DH-140 loại 14 số, Casio MH-16 loại 16 số,… Máy tính Flexoffice FLEXIO CAL-04S, Máy tính Flexoffice FLEXIO CAL-03S, Máy tính Flexoffice FLEXIO CAL-05P,
Máy tính khoa học Flexoffice FLEXIO Fx590VN, Máy tính Flexoffice FLEXIO CAL-02S,…
Nhóm hàng đồ dùng học sinh các loại
Túi đựng bút; Cặp học sinh; Bút chì màu; Bút sáp màu; Bút màu nước; Sáp nặn; Màu nước; Bảng chữ cái và số; Vở kiểm tra; Sách giáo khoa; Tập giấy vẽ A4;…
(Nguồn: Bộ phận kế tốn cơng ty)
Có thể thấy, cơng ty TNHH Hoàng Long cung cấp đa dạng và đầy đủ các loại hàng Văn phòng phẩm nhằm phục vụ tối ưu nhu cầu của người tiêu dùng. Ngoài các mặt hàng VPP chính ở trên, cơng ty cịn kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác như đồng hồ,