5. Kết cấu của luận văn
4.2.4. Giải pháp đánh giá công việc thực hiện
Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng của công tác quản trị CBCC trong chính quyền cấp xã. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại công sở chính quyền cấp xã của huyện Mường Ảng như sau:
Xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng, chi tiết
Cho dù áp dụng bất cứ phương pháp đánh giá nào, nhà lãnh đạo cũng cần có các tiêu chí đánh giá CBCC. Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ được giao thực hiện và mục tiêu mà chính quyền địa phương đặt ra. Để kết quả đánh giá phản ánh chính xác và công bằng kết quả thực hiện công việc của CBCC yêu cầu các tiêu chí phải được xây dựng đầy đủ, cụ thể, định lượng, dựa vào các văn bản phân tích công việc. Ngoài các tiêu chí về khối lượng công việc còn cần các tiêu chí
về thái độ làm việc, khả năng áp dụng các kiến thức và kỹ năng; phẩm chất, quan hệ đồng nghiệp...
Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp
Qua nghiên cứu cho thấy, nhu cầu được đánh giá đúng, được ghi nhận thành tích, kết quả làm việc là một trong những nhu cầu bậc cao của CBCC. Nếu đánh giá đúng thành tích, kết quả thực hiện công việc là một trong những yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho CBCC trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Người CBCC sẽ có tinh thần làm việc hăng say khi họ cảm nhận những thành tích, kết quả thực hiện công việc của mình sẽ được lãnh đạo cũng như mọi người trong tổ chức đánh giá đúng và ghi nhận.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, trong những năm gần đây, công tác đánh giá CBCC cấp xã cũng đã được các cấp, các ngành quan tâm, chú ý. Tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế như phương pháp đánh giá còn thiếu khoa học, chưa xây dựng được hệ thống các tiêu chí, chuẩn mực cụ thể rõ ràng làm cơ sở cho việc đánh giá; nội dung đánh giá còn chưa đầy đủ, chủ yếu chỉ thiên về phẩm chất, đạo đức, các mối quan hệ xã hội, trình độ học vấn, chứ chưa quan tâm, chú trọng đánh giá khách quan, chính xác về kết quả thực hiện công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người CBCC. Vì vậy để công tác đánh giá CBCC cấp xã thực sự trở thành động lực thúc đẩy CBCC hăng say, nỗ lực làm việc trong thời gian tới chính quyền cấp xã trên địa bàn huyện Mường Ảng có thể áp dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu trong kỳ.
Phương pháp quản lý bằng mục tiêu: Ở phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa vào quản lý bằng mục tiêu, vào đầu chu kì công việc người lãnh đạo và CBCC sẽ cùng ngồi lại với nhau để thảo luận về các yếu tố chính trong công việc của CBCC, căn cứ vào mục tiêu chung của chính quyền cấp xã, mục tiêu của bộ phận, người lãnh đạo sẽ định hướng và cùng thảo luận với người CBCC về các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong công việc của họ. Hướng dẫn để người CBCC xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Những mục tiêu và kế hoạch hành động này sẽ được ghi chép lại. Cần gắn các trọng số cho các mục tiêu để xác định mục tiêu nào là mục tiêu ưu tiên. Trong quá trình thực hiện công việc thuộc chu kì đánh giá
người CBCC thường xuyên xem xét quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu của mình, nếu có khó khăn trong việc thực hiện mục tiêu họ sẽ trao đổi với người lãnh đạo để điều chỉnh cách thực hiện công việc, yêu cầu hỗ trợ và có thể điều chỉnh mục tiêu.
Cuối kỳ công việc, người đánh giá sẽ cùng trao đổi với CBCC về quá trình thực hiện những mục tiêu đã được thiết lập từ đầu, những gì đạt được và chưa được. Cùng phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Qua đó đánh giá quá trình thực hiện công việc của CBCC.
Thường xuyên trao đổi với CBCC về kết quả đánh giá THCV
Việc thông tin cho người CBCC biết về kết quả của mình sẽ giúp cho CBCC biết và hiểu được kết quả đánh giá của mình, và hiểu vì sao mình lại có được kết quả đánh giá như vậy. Như vậy thì người CBCC sẽ cảm thấy việc đánh giá là rõ ràng, giảm thiểu những nghi ngờ và thắc mắc của CBCC về kết quả đánh giá và việc đãi ngộ mà họ nhận được. Nếu việc này được thực hiện tốt thì sẽ tạo được sự tin tưởng cho CBCC với chính quyền cấp xã hơn.
Sử dụng kết quả đánh giá phù hợp trong các hoạt động quản trị CBCC.
Thiết kế mẫu phiếu đánh giá đã phân loại CBCC ra làm 5 loại: Hoàn thành Xuất sắc công việc (loại A+), Hoàn thành tốt công việc (loại A), Hoàn thành công việc (loại B), Chưa hoàn thành công việc (loại C) và Không xếp loại. Đây sẽ là cơ sở cho các quyết định về nhân sự của chính quyền cấp xã trên địa bàn huyện. Cần làm CBCC hiểu rõ mối quan hệ giữa đánh giá và các quyết định nhân sự để họ thấy được đánh giá không phải là mang tính hình thức mà liên quan trực tiếp đến lợi ích của CBCC, từ đó thúc đẩy họ nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ hơn.
Kết quả đánh giá cần được sử dụng trong quyết định xét thi đua khen thưởng. Cần làm người CBCC hiểu rõ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện công việc và công tác thi đua, khen thưởng.
Sử dụng trong việc bố trí và sử dụng CBCC
Người có kết quả hoàn thành tốt công việc có thể được sử dụng làm những công việc có trách nhiệm cao hơn, hoặc được mở rộng thêm công việc, hoặc được giao thêm một số công việc có tính chất thử thách để họ có nhiều cơ hội phát triển hơn.
Ngược lại, những CBCC có kết quả hoàn thành công việc kém cần tìm hiểu nguyên nhân để có giải pháp phù hợp như có thể được bố trí làm công việc khác phù hợp hơn hoặc tiến hành đào tạo khắc phục những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng so với yêu cầu công việc.
Những CBCC thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm kỷ luật sẽ được cân nhắc xử lý theo quy định của chính quyền.
Sử dụng trong việc đề bạt và thăng tiến.
Sau đánh giá, các thông tin thu thập được sẽ được cập nhật hồ sơ nhân sự. Các thông tin đánh giá theo nhiều kỳ liên tiếp cùng với các thông tin cá nhân trong hồ sơ nhân sự gốc kết hợp với những theo dõi, đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp sẽ cho thấy CBCC nào có thể, cần được quy hoạch, đề bạt lên vị trí công việc cao hơn, có tính trách nhiệm lớn hơn.
Sử dụng trong việc cải thiện môi trường và điều kiện làm việc.
Thông tin trong phỏng vấn đánh giá sẽ là cơ sở để xây dựng, đề xuất giải pháp cải thiện điều kiện làm việc.
Việc tìm hiểu nguyên nhân kết quả thực hiện công việc của CBCC kém có thể do các yếu tố về điều kiện làm việc, môi trường…sẽ giúp việc đánh giá được khách quan, công bằng hơn. Giúp CBCC cảm thấy thỏa mãn với kết quả đánh giá, bên cạnh đó còn giúp chính quyền cấp xã có các biện pháp cải thiện môi trường và điều kiện làm việc giúp người CBCC hài lòng hơn với công việc.
Thường xuyên theo dõi, đánh giá kết quả các hoạt động tạo động lực
Chính quyền cấp xã trên địa bàn huyện Mường Ảng cần thường xuyên theo dõi, đánh giá định kỳ kết quả các hoạt động tạo động lực. Hiệu quả hoạt động tạo động lực có thể được đánh giá qua các chỉ tiêu gián tiếp như năng suất lao động, tinh thần làm việc,..v..v. Chính quyền cấp xã cần thường xuyên đánh giá mức độ hài lòng của CBCC giúp có được cái nhìn đúng đắn về động lực làm việc và mức độ cam kết của CBCC với chính quyền cấp xã. Từ đó, chính quyền cấp xã có thể đưa ra những điều chỉnh chính sách và giải pháp phù hợp.
Đặc biệt, khi người CBCC có những biểu hiện suy giảm về tinh thần, thái độ làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Thông qua kết quả đánh giá,
lãnh đạo chính quyền cấp xã sẽ có cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc của chính quyền cấp xã có ảnh hưởng như thế nào đối với CBCC, có tạo được cảm giác thoải mái cho CBCC hay không. CBCC có hài lòng với công việc, với đồng nghiệp và cấp trên, hay với chế độ và chính sách quản lý của chính quyền cấp xã hay không, và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến động lực làm việc của CBCC.
Để đánh giá, tìm hiểu được mức độ hài lòng của CBCC, chính quyền cấp xã có thể dùng phương pháp tiến hành điều tra bằng bẳng hỏi gồm các câu hỏi được thiết kế nhằm thu thập được thông tin về mức độ thỏa mãn của CBCC đối với các khía cạnh công việc mà họ đảm nhận, tìm hiểu được tâm tư nguyện vọng của CBCC. Việc khảo sát do bộ phận nhân sự chủ trì, phối hợp với các bộ phận khác. Mẫu phiếu đánh giá có thể được xây dựng giống với mẫu phiếu tác giả sử dụng trong khảo sát động lực làm việc của CBCC trên địa bàn huyện Mường Ảng.
Định kỳ một năm một lần, chính quyền huyện Mường Ảng nên tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của CBCC. Đồng thời cần lắng nghe đề xuất của CBCC để có những điều chỉnh phù hợp. Kết quả khảo sát sẽ lưu lại, là cơ sở để so sánh giữa các năm để biết mức độ thỏa mãn với công việc của CBCC có được cải thiện hay không.
Công bằng, khách quan trong đánh giá thực hiện công việc
Khi đánh giá công bằng, khách quan kết quả thực hiện công việc sẽ là biện pháp hữu hiệu để tạo động lực cho người lao động. Kết quả đánh giá thực hiện công việc càng chính xác càng kích thích CBCC làm việc, tăng lòng tin của họ với tổ chức vì họ thấy rằng công sức mình bỏ ra đã được đền đáp một cách xứng đáng, đó là cơ sở để tạo động lực cho mỗi CBCC cấp xã nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả làm việc của họ, tăng sự gắn bó của CBCC với tổ chức.
Để đánh giá thực hiện công việc trở thành công cụ tạo động lực làm việc cho người lao động trong cấp xã. Các cấp xã cần phải xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính thức và công khai; Hệ thống đánh giá phải khoa học, có các tiêu chuẩn rõ ràng, cụ thể và phải được phổ biến tới từng người. Từ đó CBCC có thể biết được kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào để họ có biện pháp điều chỉnh quá trình làm việc của mình nhằm đạt được hiệu quả công việc
Việc sử dụng kết quả đánh giá một cách hiệu quả không chỉ giúp cho tổ chức có được các quyết định nhân sự đúng đắn mà còn là biện pháp kích thích trực tiếp CBCC cấp xã trên địa bàn huyện Mường Ảng trong quá trình thực hiện công việc, các kết quả đánh giá sẽ liên quan trực tiếp đến các quyết định như thăng tiến, thù lao, đào tạo, khen thưởng..., vì thế nếu tổ chức thực hiện đánh giá chính xác và cho CBCC thấy được việc ra các quyết định đó có sự tham gia rất lớn từ chính kết quả thực hiện công việc của họ thì sẽ tác động lớn tới sự nỗ lực làm việc của họ. Bố trí nhân lực hợp lý là nhằm đưa đúng người vào đúng việc, vì khi được bố trí đúng việc CBCC sẽ cảm thấy hăng say, và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.