6. Kết cấu luận văn
4.2.3. Hoàn thiện nội dung quản lý nguồn nhân lực
4.2.3.1. Hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực
Trong xu thế tự do hóa kinh doanh hiện nay, để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình, các doanh nghiệp nói chung và VINAPACO nói riêng cần phải dựa vào một trong những tài sản lớn nhất, đó chính là NNL. Hiện nay, công tác hoạch định NNL tại VINAPACO còn nhiều hạn chế, quy trình thực hiện hoạch định chưa chặt chẽ, công tác hoạch định chưa được thực hiện dựa trên đầy đủ các căn cứ khoa học,… vì vậy mà công tác hoạch định chưa sát với thực tế. Do đó, VINAPACO cần
phải chú trọng tới công tác kế hoạch hóa NNL, một trong những nội dung quan trọng của quản lý NNL trong doanh nghiệp. Có như vậy, mới có thể nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm dịch vụ, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của công ty. Để làm tốt công tác này, VINAPACO cần thực hiện những công việc sau:
Thứ nhất, cần tiến hành phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh cho công ty. Môi trường có môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường vĩ mô và môi trường vi mô. Môi trường vĩ môi bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa xã hội, điều kiện tự nhiên, khoa học kĩ thuật,…Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nguồn cung ứng, đối thủ tiềm ẩn, hàng hóa thay thế. Môi trường bên trong doanh nghiệp như tài chính, trình độ công nghệ, năng lực sản xuất, tổ chức,..
Thứ hai, phân tích hiện trạng NNL trong công ty, đề ra chiến lược phát triển NNL phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh. Để phân tích hiện trạng quản lý NNL công ty cần phải phân tích các yếu tố: NNL: số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm, …; các chính sách về thu hút, đào tạo, duy trì và phát triển NNL.
Thứ ba, dự báo khối lượng công việc hay xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc. Khối lượng công việc phụ thuộc vào các yếu tố: mục tiêu, định hướng kinh doanh của công ty, sự thay đổi công nghệ sản xuất, mở rộng hay thu hẹp quy mô sản xuất,…
Thứ tư, dự báo nhu cầu NNL hay xác định nhu cầu NNL. Nhu cầu NNL của công ty phụ thuộc vào các yếu tố sau: khối lượng công việc, trình độ trang bị kĩ thuật, sự thay đổi về công nghệ (đặc biệt sự phát triển KHCN thời đại 4.0 thời gian tới), tỷ lệ nghỉ việc, khả năng tài chính, khả năng cung cấp của thị trường, uy tín thương hiệu của công ty, chính sách tuyển dụng,…
Thứ năm, phân tích quan hệ cung cầu NNL, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho công ty thích ứng với nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL.
Thứ sáu, thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản lý NNL của Công ty trong các lĩnh vực: ngân sách, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, trả công, động viên, khuyến khích, tinh giảm biên chế,…
Thứ bảy, thực hiện kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác hoạch định NNL nhằm giúp công ty xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến sai lệch và đề ra biện pháp hoàn thiện. Phương pháp đánh giá định lượng có tính khách quan và giúp công ty thấy rõ các sai lệch.
4.2.3.2. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc hết sức quan trọng của người cán bộ quản lý NNL trong tổ chức, bởi đó là sự mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công việc, để thông qua đó, các cán bộ có thể lập kế hoạch NNL, để tuyển dụng và bố trí NLĐ vào các vị trí khác nhau trong tổ chức.
Trong thời gian qua, VINAPACO đã bắt đầu chú trọng tới công tác phân tích công việc, tuy nhiên việc phân tích công việc vẫn chưa thực sự cụ thể, chi tiết. Bản mô tả công việc còn sơ sài, chung chung. Tiêu chuẩn thực hiện công việc còn chung chung, áp dụng chung cho nhiều vị trí công việc khác nhau, chưa có sự khác biệt, cụ thể hóa cho từng vị trí công việc. Để phân tích công việc một cách có hiệu quả, VINAPACO cần sử dụng phương pháp và công cụ như sau:
- Phương pháp phân tích công việc: với các công việc trực tiếp sản xuất, VINAPACO cần thực hiện phương pháp phân tích trực quan tại nơi làm việc, đồng thời sử dụng thêm phương pháp phỏng vấn và bảng câu hỏi cho một số nội dung công việc để phân tích được chính xác hơn.
Với các công việc quản lý, cần tiến hành phân tích chi tiết. Để tiến hành phân tích được tốt, hiệu quả cần phải có sự phối hợp tốt giữa trưởng bộ phận và nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trước hết, nhân viên Ban Tổ chức của VINAPACO sẽ thu thập thông tin về các vị trí, chức danh bằng phương pháp phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi, phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức đối với công việc, trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ,… Sau đó, tiến hành phỏng vấn và quan sát nhân viên đang đảm nhiệm chức vụ đó để lấy thêm các thông tin thực tế. Yêu cầu đặt ra trong quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, trung thực, thẳng thắn trên sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
- Hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc: Do các bản mô tả công việc hiện tại còn sơ sài và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc còn chung
chung nên VINAPACO cần điều chỉnh, thiết lập các bản mô tả công việc và xây dựng bản tiêu chuẩn công việc cho tất các các vị trí chức danh trong công ty.
Bản mô tả công việc: tất cả các bản mô tả công việc của VINAPACO hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và các chức năng, trách nhiệm của các vị trí chưa được cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, VINAPACO cần xây dựng lại các bản mô tả công việc cho các vị trí và phải thường xuyên cập nhật, bổ sung kịp thời thông tin cho các bản mô tả công việc này. Việc cập nhật đầy đủ các thông tin cho phép biết được sự thay đổi nhiệm vụ, chức năng của từng công việc.
Những thông tin cần thu thập như: thông tin về điều kiện làm việc, các hoạt động thực tế của nhân viên, các phẩm chất mà nhân viên cần có, các tiêu chuẩn về chuyên môn, kinh nghiệm trong thực hiện công việc.
Để bản mô tả công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên, yêu cầu phân tích công việc phải chính xác và được thực hiện một cách thường xuyên, trình tự cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Bước 3: Chọn các công việc đặc trưng Bước 4: Thu thập đầy đủ thông tin
Bước 5: Kiểm tra tính chính xác của thông tin
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc: VINAPACO cần phải tiến hành xây dựng các bản tiêu chuẩn công việc đi kèm với từng bản mô tả công việc. Trong bản tiêu chuẩn công việc phải nêu được các yếu tố: bản chất công việc, các tiêu chuẩn của nhân viên như trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi tác, sức khỏe. Yêu cầu quan trọng trong xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc ra khỏi cá nhân người đang làm công việc đó. Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, chính xác và cụ thể.
4.2.3.3. Hoàn thiện công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
Mục tiêu cuối cùng của công tác tuyển dụng lao động của VINAPACO là tuyển được lao động có khả năng làm việc, có trình độ và có khả năng làm tốt công
việc sẽ triển khai trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Để hoàn thiện công tác tuyển dụng NNL tại VINAPACO cần thực hiện những nội dung sau:
Thứ nhất, mở rộng nguồn tuyển dụng
Hiện nay, nguồn tuyển dụng của VINAPACO chủ yếu tập trung và nguồn bên trong công ty, với nguồn bên ngoài công ty, VINAPACO lại có chính sách ưu tiên con em cán bộ nhân viên công ty, điều này đã hạn chế việc tuyển dụng NNL chất lượng cao từ bên ngoài. Trong thời gian tới, VINAPACO cần mở rộng nguồn tuyển dụng của mình ra bên ngoài, chuyển từ chính sách ưu tiên con em cán bộ nhân viên công ty sang chính sách ưu tiên NNL có chất lượng, tay nghề cao. Thực tế, các trụ sở, nhà máy, xí nghiệp của VINAPACO chủ yếu tập trung ở miền Bắc, là nơi tập trung nhiều trường đại học, cao đẳng và rất nhiều cơ sở đào tạo nghề lớn, có uy tín. Vì thế, NNL có tri thức và trình độ sẽ tập trung rất nhiều. Nếu VINAPACO có chính sách tốt thì sẽ là một thuận lợi để thu hút NNL này.
Thứ hai, cải tiến nội dung thông báo tuyển dụng
Từ thực trạng đã nêu cho thấy rằng, VINAPACO đang dần chú trọng tới việc thu hút NNL bên ngoài công ty thông qua các kênh thông báo tuyển dụng như các website việc làm trực tuyến,… tuy nhiên, các thông báo tuyển dụng của VINAPACO còn khá đơn điệu, chưa làm nổi bật thông tin về vị thế, quy mô của VINAPACO, cơ hội phát triển nghề nghiệp, chế độ đãi ngộ,… nhằm thu hút được các ứng viên có chất lượng tham gia ứng tuyển.
Thực tế, bản thông báo tuyển dụng không chỉ mang thông tin đơn thuần thông báo về nhu cầu tuyển dụng của công ty mà nó còn được coi như một công trình nghệ thuật. Nó phải bao gồm những thông tin chủ yếu như: giới thiệu vắn tắt về công ty, các vị trí cần tuyển, số lượng cần tuyển, nội dung công việc, thời gian và địa điểm nộp hồ sơ,…
Đó là nội dung cốt yếu cho một bản thông báo tuyển dụng, trong đó cần chú trọng tới các nội dung như: phần giới thiệu về công ty phải ngắn gọn nhưng đầy đủ, nêu bật được vị thế, quy mô của công ty, cơ hội phát triển nghề nghiệp, môi trường làm việc và đặc biệt là các chế độ đãi ngộ về lương, thưởng nhằm thu hút được các ứng viên chất lượng. Đặc biệt, công ty nên đưa ra được những chính sách, quyền lợi
khác biệt hơn, tốt hơn so với các công ty đối thủ cạnh tranh thì khả năng có được những nhân viên giỏi sẽ là rất lớn và tất yếu sẽ làm tăng khả năng lực chọn các cứng viên phù hợp. Yêu cầu về bằng cấp, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm,… cũng phải rõ ràng, cụ thể vì đây là cơ sở để sàng lọc các ứng viên, tránh tình trạng phía Công ty nhận được rất nhiều hồ sơ nhưng phải loại bỏ ngay từ vòng sàng lọc hồ sơ. Thông báo phải đầy đủ, ngắn gọn để làm tăng tính lan truyền của thông báo.
Tuy nhiên, đó chỉ là nội dung thông tin, do đó, để tăng hiệu quả hấp dẫn ứng viên tham gia thì VINAPACO phải tổ chức thiết kế hình họa cũng như lựa chọn chất liệu thể hiện trong phạm vi chi phí cho phép. Ngoài ra, để tăng tính hiệu quả thì bên cạnh việc thông báo bằng văn bản, VINAPACO cũng có thể có những buổi tiếp xúc trực tiếp tổ chức tại các trường Đại học, các trường cao đẳng, trung cấp nghề.
Thứ ba, tăng cường quảng bá hình ảnh công ty
Mặt khác, việc đầu tư quảng bá hình ảnh của công ty tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nghề hay các hoạt động xã hội là rất cần thiết vì nó không chỉ nâng cao vị thế, thương hiệu của VINAPACO trong ngành mà còn góp phần thu hút các ứng viên tiềm năng, giúp VINAPACO có nhiều sự lựa chọn trong việc tuyển dụng NNL có chất lượng cao. Đây là một giải pháp rất hiệu quả và ngày nay đang được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng.
Đối với các trường Đại học, cao đẳng, trung cấp nghề thông qua các hoạt động tài trợ, VINAPACO vừa có thể quảng cáo hình ảnh của mình, vừa đặt mối quan hệ lâu dài với các khoa, các trường, tiện cho các hoạt động về sau, vừa tốn ít chi phí lại hiệu quả. Cụ thể như sau:
+ Tổ chức các giải bóng đá cấp khoa, cấp trường (có thể tài trợ một phần hoặc toàn bộ): vừa tiếp cận gần với các ứng viên tương lại, vừa có thể để lại ấn tượng tốt trong mắt các sinh viên, những người có thể là những ứng viên tương lai của VINAPACO.
+ Tham gia vào ngày hội tuyển dụng dành cho sinh viên được tổ chức bởi chính các trường, thông qua đây tăng tiếp xúc với sinh viên, đặc biệt có thể thu nhận những sinh viên năm cuối vào thực tập tại VINAPACO.
+ Tham gia các cuộc hội đàm cho các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nghề tổ chức: nhờ đó có thể nắm bắt được mối quan tâm của sinh viên cũng như
giới thiệu về VINAPACO, về nghề nghiệp tới các sinh viên thuộc chuyên ngành có liên quan.
+ Cấp học bổng cho các sinh viên xuất sắc, có thể kèm theo các điều kiện ưu đãi, ràng buộc. Ví dụ, sinh viên được nhận học bổng sẽ được làm việc cho Công ty sau khi ra trường và cam kết làm việc trong thời gian tối thiểu là 03 năm. Như vậy, Công ty đã có được NNL chất lượng và khá ổn định.
Tương tự các hoạt động tài trợ khác ngoài xã hội như tham gia tài trợ, ủng hộ, quyên góp cho các hoạt động từ thiện cũng góp phần đáng kể trong việc quảng bá rộng rãi hình ảnh của Công ty.
Thứ tư, khuyến khích sinh viên thực tập tại VINAPACO
Đây là một cách hay đối với công tác tuyển dụng, cung cấp thêm một nguồn tuyển mộ tiết kiệm chi phí cho Công ty.
Một là, nó trực tiếp tăng uy tín và mở rộng hình ảnh của Công ty. Những sinh viên thực tập sẽ được làm quen với môi trường làm việc trong công ty, có thiện cảm với công ty, qua đó, giới thiệu về công ty cho bạn bè, những người xung quanh. Đặc biệt, khi có thông báo tuyển dụng, những sinh viên này không những tự ứng tuyển mà còn đưa tin rộng rãi tới bạn bè, người thân, gián tiếp làm tăng thêm đối tượng dự tuyển cho công ty.
Hai là, Công ty có thể thông qua việc thu nhận sinh viên thực tập, tiến hành quan sát, theo dõi, đánh giá việc thực hiện các công việc được giao của các sinh viên này. Nếu phát hiện ra những người phù hợp có thể tiến hành đào tạo luôn, tuyển dụng họ khi có yêu cầu tuyển dụng thích hợp. Cách thức này sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí tuyển dụng cho công ty.
Thứ năm, đảm bảo công tác tuyển dụng diễn ra công khai, minh bạch
Để các ứng viên tham gia tuyển dụng cảm thấy thỏa đáng với kết quả tuyển dụng, quá trình tuyển dụng của VINAPACO cần diễn ra một cách công khai, minh bạch. Hiện nay, theo ý kiến đánh giá của một số đối tượng được điều tra khảo sát, hình thức tuyển dụng thông phỏng vấn chưa đảm bảo tính công khai. Trong thời gian tới, VINAPACO có thể điều chỉnh hình thức tuyển dụng thông qua phỏng vấn
thảnh 2 vòng. Tại vòng phỏng vấn thứ nhất, sẽ tập trung tất cả các ứng viên hoặc nếu số lượng ứng viên lớn thì có thể chia thành nhiều nhóm và thực hiện phỏng vấn tập trung. Tại các buổi phỏng vấn, các thành viên trong hội đồng tuyển dụng sẽ đặt các câu hỏi về chuyên môn nghiệp vụ, đặt ra các tình huống khác nhau. Các ứng viên sẽ giơ tay để phát biểu ý hoặc tranh luận với các ứng viên khác. Thông qua đó, hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá được một phần năng lực của các ứng viên,