6. Kết cấu luận văn
4.2.4. Hoàn thiện công cụ quản lý nguồn nhân lực
Thế giới đang sống trong kỷ nguyên của sự bùng nổ khoa học công nghệ lần thứ 4 (cách mạng công nghệp 4.0). Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư này có tác động mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, trong đó có việc ứng dụng phần mềm quản lý NNL. Thực tế hiện nay, VINAPACO đã ứng dụng phần mềm này vào quản lý NNL trong công ty, tuy nhiên việc sử dụng và khai thác phần mềm còn hạn chế, do lựa chọn phần mềm chưa thực sự phù hợp, bên cạnh đó, trình độ công nghệ thông tin của bộ phận nhân sự còn nhiều hạn chế. Thực tế cho thấy với Ban Tổ chức có tất cả gồm 25 người, trong đó 05 người trực tiếp phụ trách bộ phận nhân sự thì nhiều khi cả 25 nhân viên làm việc thêm cả thứ 7, chủ nhật những cũng không hết các công việc như tiếp nhận hồ sơ, mã hóa hồ sơ lao động, tra cứu thông tin, đơn xin nghỉ phép, giải quyết chế độ tai nạn nghề nghiệp, thai sản…
Do đó, thời gian tới, công ty cần triển khai ứng dụng mạnh mẽ các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, giúp công tác quản lý NNL của công ty được thuận lợi, giảm bớt thời gian. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm này giúp NLĐ trong công ty cũng dễ dàng tra cứu các thông tin cần thiết như: tiền lương, thưởng hàng tháng; số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; số buổi nghỉ phép, mức độ hoàn thành công việc… Với phần mềm quản lý nhân sự, công ty có thể "lọc" nhân viên từ khi tuyển dụng, hoạch định NNL từng bộ phận để sắp xếp phù hợp, tuyển dụng đúng thời điểm. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ giúp công ty cần đào tạo kỹ năng gì cho nhân viên, thời gian và tiêu chí đào tạo... Với lãnh đạo công ty thì lúc nào cũng biết cặn kẽ về nhân viên như đã trả lương chưa, ngày sinh nhật, hồ sơ y tế, nhân viên đang gặp vấn đề gì... Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm nhân sự giúp công ty nắm bắt được tình hình biến động của nhân sự để có hướng điều chỉnh, nhanh chóng tìm giải pháp thích hợp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, với bảng tiêu chuẩn công việc và mô tả công việc, phần mềm sẽ nêu "chuẩn" về năng lực, chuyên môn của nhân viên. Nhân viên nhìn vào đó để biết mình đã đạt chuẩn chưa, cần phải bổ sung thêm chuyên môn nào. Điều này tạo cơ hội thăng tiến và gắn bó giữa nhân viên với công ty.
Một số vấn đề VINAPACO cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý NNL, đó là:
Một là, nhà cung cấp
Nhà cung cấp phần mềm quản lý tốt sẽ đáp ứng được các tiêu chí: Hoàn thành phần mềm trong thời gian ngắn
Xây dựng hoặc chỉnh sửa phần mềm theo quy trình của doanh nghiệp
Có khả năng tư vấn quy trình quản lý: đưa ra quy trình tốt hơn quy trình vốn có của DN để tối ưu hóa quy trình. Hoặc tư vấn quy trình mới cho DN chưa có quy trình
Hỗ trợ thường xuyên, bảo hành trọn đời
Hai là, thời gian triển khai phần mềm và các dịch vụ đi kèm
Khi quyết định mua phần mềm quản lý, tức là doanh nghiệp, tổ chức đã, đang rất cần một công cụ hỗ trợ. Thời gian giao phần mềm, triển khai phần mềm càng nhanh thì doanh nghiệp, tổ chức càng giải quyết được nhiều đầu việc, tăng năng suất làm việc.
Trên thực tế, đa phần nhân viên của nhiều doanh nghiệp đều chưa có nhiều kiến thức về phần mềm quản lý. Họ chưa từng làm quen hoặc tiếp xúc với các phần mềm quản lý. Thậm chí, họ còn chưa bao giờ nghe đến sự tồn tại của phần mềm. Vì vậy, các khóa tập huấn đi kèm cực kỳ quan trọng. Nó giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn, có thể khai thác được tối được các tính năng của phần mềm.
Bạn cũng nên lưu ý về các chương trình khuyến mại để giảm bớt phần nào chi phí. Những nhà cung cấp có thêm dịch vụ bảo hành, hỗ trợ khi doanh nghiệp gặp những sự cố liên quan đến phần mềm rất đáng được lưu ý. Bởi trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sự cố kỹ thuật.
Ba là, khả năng tùy chỉnh của phần mềm
Doanh nghiệp luôn vận động và phát triển không ngừng. Ở quý I doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dòng hàng A. Nhưng đến quý II doanh nghiệp lại tập trung sản xuất, kinh doanh dòng hàng B. Quy trình sản xuất, kế hoạch bán hàng, truyền thông,… của hai dòng hàng rất khác nhau. Vì vậy chúng ta không thể áp dụng máy móc một quy trình phần mềm cho mọi giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Khả năng tùy chỉnh rất quan trọng đối phần mềm quản lý tại nhiều doanh nghiệp. Nhờ nó mà phần mềm luôn tương thích thích với doanh nghiệp. Doanh
nghiệp có thể tự thêm, bớt các module theo nhu cầu với các chức năng mới theo nhu cầu.
Bốn là, khả năng đáp ứng nhu cầu
Trước khi chọn mua phần mềm, doanh nghiệp cần nhìn lại và xác định rõ các nhu cầu của mình về các chức năng và mức độ nghiệp vụ chuyên môn nhân sự cần phải có trên phần mềm. Ví dụ như quản lý đầy đủ thông tin nhân viên, tuỳ biến và tự phục vụ, quản lý lương, theo dõi BHXH, đánh giá nhân viên đa dạng theo các phương pháp khác nhau.
Phần mềm nhân sự có cần liên kết với bộ phận hành chính và các bộ phận khác không cũng là một câu hỏi doanh nghiệp cần đưa ra với nhà cung cấp. Vì sao lại như vậy?
Thứ nhất, tích hợp công việc nhiều phòng ban trên một phần mềm sẽ tiết kiệm chi phí và nhân công
Thứ hai, dữ liệu ở các phòng ban kế thừa được lẫn nhau sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu
Năm là, giá cả
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực quản lý và độ phức tạp của phần mềm mà chi phí của phần mềm có sự khác nhau. Điều quan trọng là xác định được mức chi phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi ra cho phần mềm.
Trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản lý. Và giá cả thì rất đa dạng. So sánh giá cả của cùng một phần mềm quản lý nhưng ở các nhà cung cấp khác nhau chúng ta dễ thấy sự chênh lệch đáng kể.
Giá cả đúng là vấn đề then chốt. Tuy nhiên, đừng ham rẻ mà chọn phần mềm quản lý quá ít tính năng và giao diện kém linh hoạt. Cũng đừng quan niệm “đắt xắt ra miếng” rồi bấm bụng đầu tư trong khi ngân sách của công ty đang eo hẹp.
Ngoài ra, để có thể khai thác và sử dụng tốt phần mềm quản lý NNL, VINAPACO cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng tin học, đồng thời triển khai tập huấn sử dụng phần mềm để các cán bộ quản lý NNL có thể khai thác và sử dụng thành thạo phần mềm. Có như vậy mới phát huy được hiệu quả của việc sử dụng công cụ này.