1.4.2.1. Chức năng lập kế hoạch
Kế hoạch hóa là khâu đầu tiên, khâu cơ bản nhất của chu trình quản lý đội ngũ GVCN lớp. Nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa là xác định rõ mục tiêu của công tác quản lý đội ngũ GVCN lớp, xác định các nguồn lực và lựa chọn các biện pháp để đạt được mục tiêu đề ra. Sản phẩm cuối cùng của quá trình kế hoạch hóa là kế hoạch. Công tác kế hoạch hóa bao gồm: dự báo đội ngũ giáo viên, GVCN lớp; xác định mục tiêu của quản lý đội ngũ GVCN lớp; xây dựng các kế hoạch thực hiện mục tiêu để đảm bảo sự vận hành và cải tiến các hoạt động của đội ngũ GVCN lớp.
1.4.2.2. Chức năng tổ chức
Tổ chức thực hiện kế hoạch là một khâu trong chu trình quản lý đội ngũ GVCN lớp, là một chuỗi hoạt động trong một giai đoạn của quá trình quản lý. Tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý đội ngũ GVCN lớp được tiến hành sau khi xây dựng xong kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Tổ chức quản lý đội ngũ GVCN lớp trước hết là xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đội ngũ GVCN lớp trong nhà trường và của các bộ phận khác, xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo sự phù hợp, ăn khớp giữa các hoạt động.
Tổ chức quản lý đội ngũ GVCN lớp giúp nhà quản lý xác định được biên chế và sắp xếp con người phù hợp với khối công việc, tạo điều kiện cho các giáo viên làm việc chủ động, tự giác, sáng tạo.
Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý đội ngũ GVCN lớp, trước hết, người Hiệu trưởng phải xác định và phân loại các hoạt động cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu về đảm bảo số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ GVCN lớp, việc thành lập các tổ chủ nhiệm sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và nhu cầu phát triển của nhà trường; phân công, phân quyền rành mạch cho các bộ phận, tránh chồng chéo để họ chủ động và phát huy tốt vai trò trách nhiệm.
Ngoài ra, HT nhà trường cần tổ chức hệ thống thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời từ lãnh đạo nhà trường đến đội ngũ GVCN và ngược lại, giữa nhà trường với CMHS và các lực lượng GD khác để đảm bảo hoạt động GD học sinh có hiệu quả.
1.4.2.3. Chức năng chỉ đạo
Sau khi kế hoạch đã được thiết lập, cơ cấu bộ máy đã được hình thành, nhân sự đã được tuyển dụng, sắp xếp thì phải có người lãnh đạo dẫn dắt, điều khiển tổ chức đó thực hiện kế hoạch.
Chỉ đạo là chỉ huy, chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và điều chỉnh. Hay cụ thể hơn, chỉ đạo là quá trình tác động và ảnh hưởng của chủ thể quản lý tới hành vi, thái độ của người bị quản lý nhằm biến những yêu cầu chung của tổ chức thành nhu cầu của mọi người, tạo điều kiện để mọi người tích cực, tự giác làm việc sao cho có hiệu quả nhất. Chỉ đạo thể hiện tính tích cực của người chỉ huy trong hoạt động của mình. Trong quá trình chỉ đạo đội ngũ GVCN lớp, nhà quản lý cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Ra lệnh bằng các văn bản như quyết định, quy định, kế hoạch, quy chế về công tác chủ nhiệm lớp hay mệnh lệnh bằng lời theo các quyền hạn được nhà nước quy định trong văn bản pháp quy, chi tiết hay tổng quát tùy tình huống cụ thể.
Thông báo truyền đạt lệnh cho cấp dưới. Việc truyền đạt phải có khoa học và nghệ thuật, phải đầy đủ, chính xác, kịp thời sao cho đội ngũ GVCN không thể sai hoặc không thể không rõ mệnh lệnh, đảm bảo người nhận mệnh lệnh trong tâm thế sẵn sàng thực hiện mệnh lệnh.
Hướng dẫn, động viên, giúp đỡ kịp thời cho đội ngũ GVCN thực hiện công tác chủ nhiệm lớp theo chức năng, nhiệm vụ nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra. Công việc này đòi hỏi người HT phải tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của đội ngũ GVCN lớp, động viên, giúp đỡ họ nếu quá trình thực hiện mệnh lệnh có khó khăn hoặc điều chỉnh mệnh lệnh khi xuất hiện những yếu tố mới, những lệch lạc trong quá trình thực hiện. Công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho đội ngũ GVCN lớp là một công việc quan trọng của người HT khi thực hiện chức năng chỉ đạo.
Trong quá trình chỉ đạo đội ngũ GVCN lớp thực hiện nhiệm vụ GD học sinh, người HT cũng cần lựa chọn, sử dụng các phương pháp, hình thức quản lý thích hợp.
1.4.2.4. Chức năng kiểm tra
Theo lý thuyết hệ thống thông tin, kiểm tra là thiết lập mối liên hệ ngược trong quản lý. Do đó, “Nếu việc lập kế hoạch là sự nhìn về phía trước, thì kiểm tra chính là sự nhìn về phía sau” (Nguyễn Ngọc Quan, 1998), nhờ có kiểm tra mà người quản lý
tự đánh giá được các quyết định quản lý của mình đề ra có sát thực tế hay không để điều chỉnh rút kinh nghiệm. Kiểm tra có tác dụng đôn đốc, thúc đẩy đội ngũ GVCN lớp làm việc nghiêm túc, có chất lượng nhằm đạt mục tiêu đề ra. Vì thế, kiểm tra là khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý, kiểm tra để quản lý, muốn quản lý tốt thì phải kiểm tra, điều này đã được Lênin khẳng định: “Quản lý mà không kiểm tra coi như không quản lý”. Kiểm tra để tác động vào ý thức tự bồi dưỡng của đội ngũ giáo viên, GVCN lớp và khơi dậy sự giúp đỡ lẫn nhau trong tập thể sư phạm.
“Quá trình kiểm tra bao gồm thu thập thông tin, đối chiếu, đo lường kết quả với mục tiêu, đánh giá thực trạng, khuyến khích các nhân tố tích cực, phát hiện ra những sai lệch, đưa ra những quyết định điều chỉnh (kể cả điều chỉnh lại chuẩn mực nếu cần), kịp thời nhằm giúp đỡ các đối tượng quản lý hoàn thành nhiệm vụ, góp phần đưa hệ thống quản lý tới một trình độ cao hơn” (Nguyễn Ngọc Quan, 1998). Mặt khác, qua kiểm tra, nhà quản lý đánh giá được sự mất cân đối trong cơ cấu đội ngũ GVCN lớp của trường, để đề xuất các giải pháp tháo gỡ kịp thời.
Để đánh giá hoạt động của đội ngũ GVCN lớp chính xác, công bằng, cần xây dựng chuẩn đánh giá và phương pháp đánh giá khi thực hiện kế hoạch (việc xây dựng chuẩn thường dựa vào các mục tiêu đã đề ra).
Quy trình kiểm tra bao gồm các bước:
Bước 1.Chuẩn bị kiểm tra: xác lập chuẩn và phương pháp đo thành tích; lựa chọn lực lượng kiểm tra; xây dựng kế hoạch.
Bước 2. Tiến hành kiểm tra: Sử dụng các phương pháp và hình thức kiểm tra đã xác định phù hợp với đối tượng kiểm tra để xem xét thực tiễn, đo thành tích, thu thập thông tin về đối tượng; Sử dụng các phương pháp và hình thức kiểm tra đã được lựa chọn, thực hiện kiểm tra theo kế hoạch để thu thập thông tin về đối tượng được kiểm tra; Việc đo lượng được tiến hành trên cơ sở nội dung kiểm tra đã được xác định.
Bước 3. Đánh giá: Trên cơ sở thông tin thu thập được từ đối tượng kiểm tra, các lực lượng tham gia kiểm tra sẽ họp, phân tích đối chiếu đối chiếu với tiêu chuẩn để đưa ra kết luận cụ thể
Như vậy, bốn chức năng lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra tồn tại và có mối quan hệ hữu cơ với nhau, chức năng này là tiền đề của chức năng kia, đó là những
Thông tin Lập kế hoạch
Tổ chức Kiểm tra
Chỉ đạo
quá trình liên tiếp, đan xen và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện quản lý đội ngũ GVCN lớp ở trường THPT. Năng lực của người Hiệu trưởng là sử dụng linh hoạt, sáng tạo các chức năng quản lý đội ngũ GVCN lớp nhằm thực hiện tốt các mục tiêu, góp phần nâng cao hiệu quả giáo dục.
Sơ đồ 1.2. Quan hệ giữa các chức năng quản lý
Yếu tố kết nối và xuyên suốt các chức năng quản lý đội ngũ GVCN lớp là thông tin quản lý, không có thông tin thì không thể tiến hành kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Việc thu thập thông tin luôn gắn liền với quá trình kiểm tra và tự kiểm tra. Vai trò thông tin đối với các chức năng quản lý đội ngũ GVCN lớp có thể biểu hiện theo sơ đồ minh họa 1.2.