5. Kết cấu của luận văn
2.1.4. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các chức danh và phòng ban
a. Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị
- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị.
- Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị.
- Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông.
- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt thì uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được uỷ quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị không làm việc được thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số quá bán.
Sơ đồ2.1. Sơ đồ tổ chức bộmáy của CTCP Thạch Bàn miền Trung
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng Chủ tịch HĐQT Giám đốc Phòng TC - KT - Phòng kinh doanh Văn phòng Nha Trang Văn phòng Vinh Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán kho Tổ phân phối Tổ dự án Tổ thị trường Kế toán kho Phó Giám đốc Tổ thị trường Kế toán kho
b. Giám đốcvà các Phó giám đốc
Là người chịu trách nhiệm quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty và người quyết định tất cả các chủ trương, chính sách, tổ chức chế độ tài chính của công ty, đôn đốc Trưởng phòng kinh doanh trong việc thực hiện kinh doanh phù hợp với luật pháp và quy định liên quan của nhà nước. Thẩm tra và phê duyệt các báo cáo quan trọng của cấp dưới gửi lên như: chính sách kinh doanh, kết quả thực hiện kế hoạch, quy hoạch, phát triển công ty.
Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Hội đồng quản trị và pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện các chiến lược của công ty, lập kế hoạch kinh doanh, triển khai thực hiện các chiến lược, các chính sách và chịu trách nhiệm chung trước Hội đồng quản trị. Đề ra các quyết định nhiệm vụ, biện pháp thực hiện cần thiết cho từng thời kỳ phù hợp với tình hình thực tế để thực hiện kế hoạch chung của mô hình công ty. Trực tiếp quản lý khu vực thị trường Văn phòng Nha Trang, Vinh. Hằng năm phải tổng kết hiệu quả thực hiện các chiến lược và kế hoạch đề ra, rút ra những kinh nghiệm làm cơ sở hiệu chỉnh công tác thực hiện cho năm sau. Cuối một năm hoạt động phải tổ chức báo cáo kết quả kinh doanh cho Hội đồng quản trị và đưa ra những đề xuất, kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo.
Tham mưu cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc.Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động. Theo ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc phù hợp với từng giai đoạn và phân cấp công việc.
c. Trưởng Phòng tài chính kế toán tổng hợp
Đề xuất các ý kiến trong việc xây dựng chiến lược và phát triển các chính sách tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi xã hội... Báo cáo và tư vấn cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến công tác tài chính - kế toán, công tác nhân sự, quản lý chung về mặt tài chính của toàn công ty. Đảm bảo khai thác, sử dụng các nguồn vốn của công ty một cách hiệu quả nhất. Xây dựng và ban hành các quy chế, biểu mẫu liên
quan đến công tác quản lý tài chính toàn công ty.
Đánh giá năng lực của từng nhân viên qua các năm công tác để tham mưu cho Giám đốc về việc xây dựng chính sách tiền lương, các chế độ của nhà nước đối với công nhân viên, có chính sách đãi ngộ phù hợp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài với công ty.
d. Trưởng và phó Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động kinh doanh của công ty trước Giám đốc.
Đảm bảo tính pháp lý của hệ thống phân phối Đại lý, Cửa hàng với TBC.T (hợp đồng kinh tế, giấy phép kinh doanh...) Phụ trách chung toàn bộ hệ thống phân phối trong khu vực. Triển khai công tác định kỳ chăm sóc hệ thống Đại lý, Cửa hàng nhằm kiểm tra bổ sung mẫu mã, tăng cường quan hệ với các đại lý, chọn lọc và ưu đãi các Đại lý có khả năng, uy tín.
Phốihợp với các bộ phận trong công ty để trực tiếp giải quyết hợp lý, nhanh gọn, đúng quy trình các vấn đề phát sinh trong và sau bán như: sai sót về các chỉ tiêu kỹ thuật của SP, chủng loại, số lượng, màu sắc...theo đúng trình tự. Quản lý điều hành, sắp xếp nhân sự và chịu trách nhiệm chung toàn bộ hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định... Xúc tiến kế hoạch quảng cáo, tiếp cận thâm nhập thị trường, quản lý bộ phận bán hàng, doanh số bán và các đề xuất các ý kiến về chính sách SP cũng như về chính sách giá cả, các hoạt động Marketing, nghiên cứu đề ra các chiến lược kinh doanh...
Phó phòng kinh doanh là người trực tiếp chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của mảng dự án, công trình tại khu vực Miền Trung - Tây Nguyên.
Có nhiệm vụ tiếp thị các công trình nhà nước, tư nhân để giới thiệu SP và thuyết phục mua các SP của TBC.T đang kinh doanh. Tập hợp thông tin khách hàng chuyển cho Trưởng phòng và Giám đốc công ty xử lý. Chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề liên quan đến mảng dự án như: tìm kiếm công trình, tiếp thị, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, công nợ...
e. Văn phòng Nha Trang, Văn phòng Vinh
Văn phòng Nha Trang và văn phòng Vinh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc công ty, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kế toán và hoạt động theo quy chế khoán của công ty ban hành.
Văn phòng Nha Trang và văn phòng Vinh xây dựng quy định phân công chức năng nhiệm vụ cho từng cá nhân gửi công ty để tiện việc quản lý. Đây là đơn vị kinh doanh phụ thuộc vào hoạt động CTCP Thạch Bàn Miền Trung, được giao nhiệm vụ tiêu thụ SP của công ty nhằm mở rộng mạng lưới kinh doanh và tăng cường chất lượng dịch vụ khách hành ở khu vực Nam Trung Bộ.