7. Lƣợc khảo tài liệu có liên quan
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY
2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh là doanh nghiệp đƣợc tổ chức, hoạt động theo quy định tại chƣơng IV Luật Doanh nghiệp năm 2005 và điều lệ Công ty.
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh hoạt động theo hình thức hạch toán độc lập.
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Long và sự quản lý Nhà nƣớc về mặt chuyên ngành của Sở văn hóa thông tin thành phố Vĩnh Long.
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnhgồm có: Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám Đốc, 2 Phó giám Đốc, 1 Kế Toán Trƣởng, 3 Phòng ban và 3 phân xƣởng sản xuất, Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnhđƣợc thể hiện theo hình 2.1 nhƣ sau:
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh
(Nguồn: Điều lệ hoạt động của Công ty)
Bộ máy tổ chức của Công ty đƣợc thực hiện theo cơ cấu quản trị trực tuyến – chức năng, đảm bảo sự hoạt động thông suốt và tính thống nhất cho Công ty. Đứng đầu là Ban Giám Đốc có trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn bộ các bộ phận, phòng ban, đảm bảo hoạt động của Công ty luôn đƣợc thông suốt, hiệu quả. Bên
Phòng Sản xuất kinh doanh KẾTOÁN TRƢỞNG (Phụ trách kế toán) PHÓ GIÁM ĐỐC (Phụ trách tổ chức) PHÓ GIÁM ĐỐC (Phụ trách sản xuất kinh doanh) Phòng Tổ chức hành chính CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (Kiêm Giám đốc) Phân xưởng thành phẩm Phòng Kế hoạch tài vụ Phân xưởng sắp chữ Phân xưởng máy in
cạnh đó, các bộ phận, phòng ban đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng, chịu sự chỉ đạo thống nhất từ Ban giám đốc, vì vậy, công việc luôn đƣợc hoàn thành tốt.
2.2.2 Nguồn lực của Công ty
Nguồn lực đóng vai trò quan trọng tới sự thành công cũng nhƣ sự phát triển của mỗi Công ty, doanh nghiệp. Yếu tố giúp ta nhận biết đƣợc một doanh nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lƣợng nhân sự trong doanh nghiệp với những con ngƣời cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại nhƣ: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua đƣợc, học hỏi đƣợc, sao chép đƣợc, nhƣng con ngƣời thì không thể. Vì vậy, có thể khẳng định rằngnhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thấy đƣợc tầm quan trọng về nguồn lực Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh cũng không ngoại lệ đã và đang từng bƣớc đầu tƣ cho nguồn lực của doanh nghiệp, đƣợc thể hiện qua bảng 2.1 thống kê trình độ chuyên môn hiện nay của Công ty nhƣ sau:
Bảng 2.1: Trình độ chuyên môn
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh 2016)
Qua bảng 2.1 ta thấy, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty hiện nay là 81 ngƣời, trong đó chủ yếu là lao động phổ thông, đại học, cao đẳng chƣa nhiều, chƣa đủ khả năng đáp ứng máy móc hiện đại mà Công ty đã và đang đầu tƣ. Do trình độ của cán bộ nhân viên chƣa cao nên khó tránh khỏi những sai sót trong việc sử dụng thiết bị gây hƣ hỏng và gây lãng phí trong sản xuất.
Đội ngũ cán bộ quản lý trong Công ty hiện nay thƣờng đƣợc làm việc từ kinh
Trình độ Sốlƣợng Tỉ trọng (%) Thạc sĩ 1 1,23 Ðại học 11 14,58 Cao Đẳng 04 5,00 Trung cấp 29 35,80 Lao động khác 36 44,44 Tổng 81 100
cán bộ nhân viên trong Công ty đã thích nghi sự thay đổi của Công ty, nắm bắt đƣợc cơ hội phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó, vẩn còn ít một số cán bộ quản lý trong Công ty chƣa nắm vững những nghiệp vụ quản lý, nên xữ lý điều hành trong doanh nghiệp còn mang tính cục bộ làm ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3 CHỨC NĂNG VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÕNG BAN 2.3.1 Ban Giám Đốc
Giám đốc: Là ngƣời có quyền hành cao nhất của Công ty do Ủy ban Nhân dân tỉnh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc nhà nƣớc và cấp chính quyền về mọi hoạt động của Công ty.
Tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của nhà nƣớc và phải báo cáo cụ thể lên cơ quan cấp trên về tình hình hoạt động của Công ty, những thuận lợi, khó khăn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ.
Ký kết các hợp đồng kinh tế, lao động, dân sự và các giao dịch khác của Công ty, ký kết các văn bản quy định thẩm quyền hoặc đã đƣợc Công ty phê duyệt chủ trƣơng.
Quyết định hợp đồng mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê, tài sản. Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ của Công ty theo phân cấp qui định trong quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Tuyển dụng lao động theo kế hoạch đã định, quyết định mức lƣơng, phụ cấp ngƣời lao động. Tổ chức thực hiện tốt công tác an toàn và bảo hộ lao động, vệ sinh môi trƣờng, phòng chống cháy nổ… trong Công ty. Chịu trách nhiệm lƣu trữ và bảo mật hồ sơ tài liệu của Công ty.
Điều hành trực tiếp các vấn đề quan trọng then chốt và cũng tạo điều kiện cho cấp dƣới thực hiện tốt hoạt động của tổ chức. Hoạch định sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, đối ngoại, phê duyệt chiến lƣợc chính sách kinh doanh cũng nhƣ các quyết định của Công ty.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, có quyền quyết định, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc những lĩnh vực đã đƣợc phân công phục trách.
Trƣờng hợp đăc biệt có quyền thay mặt Giám đốc quyết định, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc với các công việc khác trong Công ty khi Giám đốc đi vắng hoặc đƣơc Giám đốc ủy quyền.
2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng và phân xƣởng
Phòng tổ chức hành chính: Tiếp nhận và phát công văn đi, đến, bảo quản con dấu, quản lý hồ sơ, đời sống cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lƣơng, thực hiện công tác tuyển dụng lao động, công tác lễ tân, sắp xếp, hỗ trợ của cuộc họp của Ban Điều hành và Công ty, tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo dõi hồ sơ khám bệnh cho cán bộ – công nhân viên lao động trong Công tyvà các quan hệ đối ngoại.
Phòng Sản xuất kinh doanh: Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, phân công giao việc cho các phân xƣởng sản xuất, chấp hành nghiêm các quy trình kỹ thuật trong vận hành, sử dụng các máy móc thiết bị, đề xuất với lãnh đạo sửa chữa thay thế những nơi hƣ hỏng. Quy định các phân xƣởng phải vệ sinh máy, kiểm tra máy khi bàn giao ca, giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở số liệu thu thập, tính tổng sản phẩm, xác định kết quả tài chính cuối cùng. Tiến hành phân tích hoạt động và khai thác tiềm năng hiện có Công ty.
Phòng Kế hoạch tài vụ: Là bộ phận tham mƣu cho giám đốc và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh dài hạn, quản lý thống nhất công tác kế toán, hạch toán giá thành sản phẩm và đề xuất các biện pháp sử dung nguồn vốn và tài sản hiệu quả.
Phân Xƣởng sắp chữ: Là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất. Phân xƣởng sắp chữ chịu trách nhiệm lựa chọn, sắp xếp trình bày mẫu theo yêu cầu khách hàng.
Phân Xƣởng máy in:Sau khi phân xƣởng sắp xếp, trình bày và kiểm tra cẩn thận, phân xƣởng máy in kiểm tra lại lần nữa trƣớc khi in sản phẩm. Để sản phẩm làm ra đạt chất lƣợng tốt, đòi hỏi ngƣời thợ in phải có tay nghề, kinh nghiệm và tính cẩn trọng trong nghề nghiệp.
Phân Xƣởng thành phẩm: Sản phẩm in xong, đƣợc chuyển sang phân xƣởng thành phẩm để sáp xếp, đóng gói và tùy theo hợp đồng mà giao ngay hay nhập kho thành phẩm.
* Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trungnhƣ hình 2.2 sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tài vụ của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh)
- Kế toán trƣởng: Thực hiện các quy định pháp luật về kế toán tài chính, tổ chức điều hành bộ máy kế toán. Thu thập, xử lý thông tin kế toán theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Kế toán thanh toán: Đảm nhiệm các nhiệm vụ có liên quan đến vốn bằng tiền, thanh toán khi có chứng từ và lệnh của cấp trên.
- Kế toán tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội: Quản lý các nghiệp vụ có liên quan đến ngƣời lao động, chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm, các chính sách thƣởng và thời hạn tăng lƣơng.
- Kế toán vật tƣ: Quản lý việc nhập, xuất vật tƣ, tình hình tăng giảm của tài sản, tồn kho nguyên vật liệu.
Kế toán tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội KẾTOÁN TRƢỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán vật tƣ Kế toán giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ
- Kế toán giá thành sản phẩm: Thảo hợp đồng với khách hàng. Tổng hợp chi phí, xác định giá đơn vị sản phẩm và thành phẩm nhập kho.
- Kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, xác định lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập báo cáo quyết toán và báo cáo chung không thuộc các nhiệm vụ kế toán khác, giúp kế toán trƣởng tổng hợp, tổ chức các thông tin.
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại Công ty, thực hiện thu chi tiền mặt khi có lệnh của cấp trên.
2.4 TÌNH HÌNH HOẠT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY2.4.1 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh 2.4.1 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh là doanh nghiệp hoạt động chuyên lĩnh vực in tài liệu, sách, thiệp, các trang in …. Phƣơng pháp sản xuất thƣờng đƣợc sử dụng là phƣơng pháp đẩy, khách hàng tìm đến Công ty nhờ in và Công ty tính toán giá thành báo cho khách hàng biết. Nếu khách hàng chấp nhận giá cả thỏa thuận, hai bên tiến hành ký hợp đồng in. Căn cứ trên kế hoạch hằng năm, Công ty dự trữ sẵn một số lƣợng giấy tồn kho tối thiểu, thƣờng là 1 đến 2 tháng để có thể giải quyết in kịp thời cho khách hàng. Nhƣ vậy, Công ty luôn có tồn kho, dẫn đến ứ đọng vốn.
Kể từ năm 2013, Công ty chuyển dần sang phƣơng thức kéo, kết hợp với nhà cung cấp giấy ở từng thời điểm. Nghĩa là khi có đơn hàng, có khách hàng, hoặc Công ty tăng cƣờng tìm khách hàng bằng mạng lƣới tiếp thị để lên kế hoạch từng tháng cụ thể. Tiếp đó là dự trù nguyên vật liệu nhƣ giấy, mực để sản xuất theo kế hoạch của khách hàng, nên giảm thiểu đƣợc tồn kho và không gây ứ đọng vốn.
2.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh thời gian qua
Trong thời gian qua, sự cạnh tranh gay gắt của môi trƣờng kinh doanh, giá cả biến động và còn tồn tại những khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên với sự đoàn kết và nổ lực của toàn thể cán bộ trong Công ty đã giúp cho Công ty khắc phục đƣợc những khó khăn, tranh thủ đƣợc những thuận lợi để hoàn thành đƣợc mục tiêu đã đề ra, đƣợc thể hiện rõ nhất qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của các năm bảng 2.2 nhƣ sau:
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm Đơn vị tính: Tỷđồng Chỉ tiêu Mã số Năm 6 tháng đầu năm 2016 Chênh lệch 2012 2013 2014 2015 2013/ 2012 2014/ 2013 2015/ 2014 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 19,893 19,388 20,000 25,983 16,410 0,975 1,032 1,299 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - - - - - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 – 02) 10 19,893 19,388 20,000 25,983 16,410 0,975 1,032 1,299 4. Giá vốn hàng bán 11 15,827 15,728 15,973 20,534 13,481 0,994 1,016 1,285 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 4,066 3,660 4,026 5,450 2,928 0,900 1,100 1,353 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 107,760 68,643 13,766 9,468 3,559 0,637 0,201 0,688 7. Chi phí tài chính - Trong đó chi phí lãi
vay 22 23 51,889 - 3,126 3,126 141,158 141,158 131,883 131,883 46,036 - 0,000 - 45,153 45,153 0,934 0,934 8. Chi phí bán hàng 24 702,866 461,765 797,812 1.092,409 577,790 0,657 1,728 1,369 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2,609 2,537 2,459 3,013 1,641 0,972 0,969 1,225 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {(30 = 20 + (21 – 22) – (24 +25)} 30 810,161 546,105 642,132 1.221,388 667,211 0,674 1,176 1,902 11. Thu nhập khác 31 81,379 29,382 0,610 - - 0,361 0,020 - 12. Chi phí khác 32 - - - 125,522 - - - - 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 – 32) 40 81,379 29,382 0,610 (125,522) - 0,361 0,020 (205,775) 14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế (50 = 30 + 40) 50 891,541 575,487 642,742 1.095,866 667,211 0,645 1,117 1,705 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 96,224 84,161 128,548 268,705 141,128 0,875 1,527 2,090 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 - - - - - - - - 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 51 – 52) 60 795,317 491,326 514,193 827,161 526,083 0,618 1,047 1,609
18. Lãi cơ bản trên
cổ phiếu (đồng) 70 1,988 1,228 1,285 2,068 - 0,618 1,046 1,609
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tài vụ Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh)
Qua bảng 2.2 ta thấy, tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty tăng qua các năm. Doanh thu năm 2013 so với 2012 tăng 0,975%, năm 2014 với 2013 tăng 1,032%, năm 2015 với 2014 tăng 1,299% và 6 tháng đầu năn 2016 so với
6 tháng đầu năn 2015 tăng 1,464% điều này cho thấy doanh thu của Công ty đang có xu hƣớng đi lên là do việc bố trí, sắp xếp lại mô hình hoạt động trong Công ty đã có kết quả.
Cùng với sự biến động doanh thu là sự biến động cùng chiều của lợi nhuận ta thấy lợi nhuận đang có chiều hƣớng tăng lên, dựa và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấytỷ lệ lợi nhuận năm 2013 so với năm 2012 là 0,618, năm 2014 so với năm 2013 là 1,005 và năm 2015 với năm 2014 là 1,609 điều này cho thấy là bƣớc đầu Công ty đã có những biện pháp quản lý khá chặt chẽ trong quá trình sản xuất và có hƣớng đi lên. Bên cạnh đó, Công ty phải có những biện pháp giảm giá thành sản phẩm để có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng giúp cho Công ty ngày càng phát triển bền vững hơn.
2.4.3 Công nghệ và quy mô sản xuất
2.4.3.1 Công nghệ sản xuất
Công ty thực hiện hoạt động in đảm bảo đúng quy cách, yêu cầu kỹ thuật và đúng thời gian giao hàng. Công ty sử dụng phƣơng pháp in Offset, đây là phƣơng pháp in tự động hiện đại hóa, đƣợc thực hiện qua các khâu:
Xử lý ảnh: Nếu hình ảnh có màu sắc đơn giản thì xử lý bằng phƣơng pháp tách màu đơn giản, nếu hình ảnh có màu sắc phức tạp sẽ gởi đi Thành phố Hồ Chí Minh để tách màu bằng phƣơng pháp điện tử.
Chế bản: Kỹ thuật viên sắp chữ sẽ dán trang theo yêu cầu của khách hàng, trình bày trang trí sao cho đẹp.
In ra giấy bóng mờ: Sau khi từ ngữ đã dán xong, đạt yêu cầu sẽ in ra giấy bóng mờ với kích thƣớc theo yêu cầu bằng máy in điện tử.
Bình bản: Là phần trình bày toàn diện hình thức trong sản phẩm in do một trang in không chỉ có một màu, nên việc bình bản đƣợc tiến hành trên nhiều tờ giấy bóng mờ cho một trang in sản phẩm.
Chụp bản kẽm: Công việc cuối cùng để chuẩn bị in, chụp tất cả các trang in đã đƣợc bình bản bằng đèn hồi quang từ 1 đến 5 phút lên bề mặt bản kẽm, chụp xong mang đi rửa nƣớc là hoàn tất khâu này, một bản kẽm không sử dụng quá 4 lần.
In Offset: Bản kẽm hoàn tất có thể sử dụng để in. Trong khâu này, việc cần làm phải ăn khớp với việc bình bản và chụp bản kẽm, đồng thời với việc pha chế