(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh 2016)
Qua bảng 2.1 ta thấy, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty hiện nay là 81 ngƣời, trong đó chủ yếu là lao động phổ thông, đại học, cao đẳng chƣa nhiều, chƣa đủ khả năng đáp ứng máy móc hiện đại mà Công ty đã và đang đầu tƣ. Do trình độ của cán bộ nhân viên chƣa cao nên khó tránh khỏi những sai sót trong việc sử dụng thiết bị gây hƣ hỏng và gây lãng phí trong sản xuất.
Đội ngũ cán bộ quản lý trong Công ty hiện nay thƣờng đƣợc làm việc từ kinh
Trình độ Sốlƣợng Tỉ trọng (%) Thạc sĩ 1 1,23 Ðại học 11 14,58 Cao Đẳng 04 5,00 Trung cấp 29 35,80 Lao động khác 36 44,44 Tổng 81 100
cán bộ nhân viên trong Công ty đã thích nghi sự thay đổi của Công ty, nắm bắt đƣợc cơ hội phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó, vẩn còn ít một số cán bộ quản lý trong Công ty chƣa nắm vững những nghiệp vụ quản lý, nên xữ lý điều hành trong doanh nghiệp còn mang tính cục bộ làm ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3 CHỨC NĂNG VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÕNG BAN 2.3.1 Ban Giám Đốc
Giám đốc: Là ngƣời có quyền hành cao nhất của Công ty do Ủy ban Nhân dân tỉnh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc nhà nƣớc và cấp chính quyền về mọi hoạt động của Công ty.
Tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của nhà nƣớc và phải báo cáo cụ thể lên cơ quan cấp trên về tình hình hoạt động của Công ty, những thuận lợi, khó khăn nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ.
Ký kết các hợp đồng kinh tế, lao động, dân sự và các giao dịch khác của Công ty, ký kết các văn bản quy định thẩm quyền hoặc đã đƣợc Công ty phê duyệt chủ trƣơng.
Quyết định hợp đồng mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê, tài sản. Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ của Công ty theo phân cấp qui định trong quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Tuyển dụng lao động theo kế hoạch đã định, quyết định mức lƣơng, phụ cấp ngƣời lao động. Tổ chức thực hiện tốt công tác an toàn và bảo hộ lao động, vệ sinh môi trƣờng, phòng chống cháy nổ… trong Công ty. Chịu trách nhiệm lƣu trữ và bảo mật hồ sơ tài liệu của Công ty.
Điều hành trực tiếp các vấn đề quan trọng then chốt và cũng tạo điều kiện cho cấp dƣới thực hiện tốt hoạt động của tổ chức. Hoạch định sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, đối ngoại, phê duyệt chiến lƣợc chính sách kinh doanh cũng nhƣ các quyết định của Công ty.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, có quyền quyết định, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc những lĩnh vực đã đƣợc phân công phục trách.
Trƣờng hợp đăc biệt có quyền thay mặt Giám đốc quyết định, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc với các công việc khác trong Công ty khi Giám đốc đi vắng hoặc đƣơc Giám đốc ủy quyền.
2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng và phân xƣởng
Phòng tổ chức hành chính: Tiếp nhận và phát công văn đi, đến, bảo quản con dấu, quản lý hồ sơ, đời sống cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lƣơng, thực hiện công tác tuyển dụng lao động, công tác lễ tân, sắp xếp, hỗ trợ của cuộc họp của Ban Điều hành và Công ty, tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo dõi hồ sơ khám bệnh cho cán bộ – công nhân viên lao động trong Công tyvà các quan hệ đối ngoại.
Phòng Sản xuất kinh doanh: Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, phân công giao việc cho các phân xƣởng sản xuất, chấp hành nghiêm các quy trình kỹ thuật trong vận hành, sử dụng các máy móc thiết bị, đề xuất với lãnh đạo sửa chữa thay thế những nơi hƣ hỏng. Quy định các phân xƣởng phải vệ sinh máy, kiểm tra máy khi bàn giao ca, giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở số liệu thu thập, tính tổng sản phẩm, xác định kết quả tài chính cuối cùng. Tiến hành phân tích hoạt động và khai thác tiềm năng hiện có Công ty.
Phòng Kế hoạch tài vụ: Là bộ phận tham mƣu cho giám đốc và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh dài hạn, quản lý thống nhất công tác kế toán, hạch toán giá thành sản phẩm và đề xuất các biện pháp sử dung nguồn vốn và tài sản hiệu quả.
Phân Xƣởng sắp chữ: Là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất. Phân xƣởng sắp chữ chịu trách nhiệm lựa chọn, sắp xếp trình bày mẫu theo yêu cầu khách hàng.
Phân Xƣởng máy in:Sau khi phân xƣởng sắp xếp, trình bày và kiểm tra cẩn thận, phân xƣởng máy in kiểm tra lại lần nữa trƣớc khi in sản phẩm. Để sản phẩm làm ra đạt chất lƣợng tốt, đòi hỏi ngƣời thợ in phải có tay nghề, kinh nghiệm và tính cẩn trọng trong nghề nghiệp.
Phân Xƣởng thành phẩm: Sản phẩm in xong, đƣợc chuyển sang phân xƣởng thành phẩm để sáp xếp, đóng gói và tùy theo hợp đồng mà giao ngay hay nhập kho thành phẩm.
* Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trungnhƣ hình 2.2 sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tài vụ của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh)
- Kế toán trƣởng: Thực hiện các quy định pháp luật về kế toán tài chính, tổ chức điều hành bộ máy kế toán. Thu thập, xử lý thông tin kế toán theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Kế toán thanh toán: Đảm nhiệm các nhiệm vụ có liên quan đến vốn bằng tiền, thanh toán khi có chứng từ và lệnh của cấp trên.
- Kế toán tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội: Quản lý các nghiệp vụ có liên quan đến ngƣời lao động, chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm, các chính sách thƣởng và thời hạn tăng lƣơng.
- Kế toán vật tƣ: Quản lý việc nhập, xuất vật tƣ, tình hình tăng giảm của tài sản, tồn kho nguyên vật liệu.
Kế toán tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội KẾTOÁN TRƢỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán vật tƣ Kế toán giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ
- Kế toán giá thành sản phẩm: Thảo hợp đồng với khách hàng. Tổng hợp chi phí, xác định giá đơn vị sản phẩm và thành phẩm nhập kho.
- Kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, xác định lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập báo cáo quyết toán và báo cáo chung không thuộc các nhiệm vụ kế toán khác, giúp kế toán trƣởng tổng hợp, tổ chức các thông tin.
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại Công ty, thực hiện thu chi tiền mặt khi có lệnh của cấp trên.
2.4 TÌNH HÌNH HOẠT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY2.4.1 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh 2.4.1 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh là doanh nghiệp hoạt động chuyên lĩnh vực in tài liệu, sách, thiệp, các trang in …. Phƣơng pháp sản xuất thƣờng đƣợc sử dụng là phƣơng pháp đẩy, khách hàng tìm đến Công ty nhờ in và Công ty tính toán giá thành báo cho khách hàng biết. Nếu khách hàng chấp nhận giá cả thỏa thuận, hai bên tiến hành ký hợp đồng in. Căn cứ trên kế hoạch hằng năm, Công ty dự trữ sẵn một số lƣợng giấy tồn kho tối thiểu, thƣờng là 1 đến 2 tháng để có thể giải quyết in kịp thời cho khách hàng. Nhƣ vậy, Công ty luôn có tồn kho, dẫn đến ứ đọng vốn.
Kể từ năm 2013, Công ty chuyển dần sang phƣơng thức kéo, kết hợp với nhà cung cấp giấy ở từng thời điểm. Nghĩa là khi có đơn hàng, có khách hàng, hoặc Công ty tăng cƣờng tìm khách hàng bằng mạng lƣới tiếp thị để lên kế hoạch từng tháng cụ thể. Tiếp đó là dự trù nguyên vật liệu nhƣ giấy, mực để sản xuất theo kế hoạch của khách hàng, nên giảm thiểu đƣợc tồn kho và không gây ứ đọng vốn.
2.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh thời gian qua
Trong thời gian qua, sự cạnh tranh gay gắt của môi trƣờng kinh doanh, giá cả biến động và còn tồn tại những khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên với sự đoàn kết và nổ lực của toàn thể cán bộ trong Công ty đã giúp cho Công ty khắc phục đƣợc những khó khăn, tranh thủ đƣợc những thuận lợi để hoàn thành đƣợc mục tiêu đã đề ra, đƣợc thể hiện rõ nhất qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của các năm bảng 2.2 nhƣ sau:
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các nămĐơn vị tính: Tỷđồng