Hoạt động phát hành và thanh toán thẻ ở mỗi một quốc gia và mỗi một ngân hàng là khác nhau về thủ tục và các điều kiện, do còn nhiều yếu tố ràng buộc về luật pháp, trình độ phát triển dân trí hay điều kiện kinh tế - xã hội. Song về tổng thể, nó gồm những nội dung cơ bản sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát hành, sử dụng và thanh tốn thẻ
Quy trình khiếu nại và xử lý tranh chấp (8)
1.2.2.1. Quy trình phát hành thẻ
Khi một khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ (1), TCPHT yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ cần thiết theo quy định để có thể phát hành thẻ cho khách hàng, các giấy tờ tuỳ theo quy định của từng ngân hàng, của từng quốc gia, với từng loại thẻ, nhưng về cơ bản là chứng minh nhân dân khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng và các tổ chức, cá nhân có quan hệ.
Sau khi thẩm định hồ sơ, nếu khách hàng đủ điều kiện làm thẻ, ngân hàng sẽ phát hành thẻ cho khách hàng (2), hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản thẻ.
1.2.2.2. Quy trình sử dụng, thanh tốn thẻ
Chủ thẻ khi sử dụng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hay rút tiền mặt tại các ĐVCNT (3), đại lý sẽ phải kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ bằng cách xin chuẩn chi của TCTTT. Nếu thẻ khơng vấn đề gì, ngân hàng cấp phép chuẩn chi (4) và báo cho ĐVCNT biết. ĐVCNT khi đó sẽ yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hoá đơn (đảm bảo chữ ký trên hoá đơn phải giống chữ ký trên thẻ) và cung cấp hàng hoá, dịch vụ hay ứng rút tiền mặt cho khách hàng (5). ĐVCNT nhận tiền thanh toán từ TCTTT (6) sau khi nộp lại hoá đơn cho ngân hàng (nếu là máy cà thẻ), hoặc sau khi tổng kết trên thiết bị đọc thẻ điện tử và bị trừ đi một khoản chiết khấu đại lý.
TCTTT sẽ thực hiện đòi tiền từ TCPHT (7) thông qua TCTQT (trường hợp TCPHT và TCTTT không cùng một hệ thống), nhiệm vụ của các TCTQT là ghi nợ vào tài khoản của TCPHT và ghi có cho TCTTT. Định kỳ hàng tháng vào ngày lập bảng thông báo giao dịch, TCPHT nhận được file dữ liệu sao kê chi tiết về hoạt động của chủ thẻ trong kỳ, sau đó ngân hàng lập bảng thơng báo giao dịch gửi cho chủ thẻ u cầu thanh tốn.
Trong q trình sử dụng, phát hành và thanh toán thẻ, TCPHT, TCTTT và TCTQT có trách nhiệm giải quyết tất cả các khiếu nại, tra sốt, địi bồi hoàn và xử lý các tranh chấp khác của chủ thẻ theo quy trình số (8).