1.2.2. Đặc điểm quản lý dự án
Quản lý dự án ĐTXDCTGT có các đặc điểm cơ bản sau: - Quản lý dự án ĐTXDCTGT mang tính phức tạp.
- Sản phẩm của dự án xây dựng mang tính đơn chiếc, độc đáo, duy nhất và phụ thuộc vào điều kiện của mỗi địa phương nên mỗi dự án có tính phức tạp riêng. Một dự án thường có tổng mức đầu tư lớn và có thể sử dụng từ nhiều nguồn vốn khác nhau và thực hiện trong thời gian dài. Vì vậy, đòi hỏi người quản lý phải linh động trong quá trình quản lý, các tác động quản lý, các phương pháp quản lý dự án phải đa dạng phù hợp với sự phức tạp và đa dạng dự án.
Hoạch định kế hoạch:
- Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch
Quản trị:
Lãnh đạo giao tiếp, thúc đẩy đàm phán
Điều phối thực hiện:
- Bố trí tiến độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động - Khuyến khích động viên
Giám sát, kiểm tra, đánh giá:
- Đo lường kết quả - So sánh với mục tiêu - Báo cáo.
Thực hiện
- Quản lý dự án ĐTXDCTGT mang tính chu kỳ và mang tính đặc điểm riêng đối với từng dự án. Quản lý dự án là quá trình lặp đi lặp lại của các giai đoạn dự án và phù hợp với tính phức tạp đa dạng của từng dự án. Mỗi dự án có tính chất riêng, điều kiện riêng nên việc quản lý dự án cũng phải mang đặc điểm riêng phù hợp với từng dự án.
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình mang tính liên tục:
+ Dự án xây dựng có tính bất định và rủi ro cao, thời gian kéo dài. Vì vậy, người quản lý dự án phải lập kế hoạch dự báo, kế hoạch kiểm soát và đưa ra các giải pháp nhằm giảm tối đa rủi ro, đảm bảo nguồn lực cho dự án. Quá trình này phải thực hiện liên tục nhằm hạn chế rủi ro dự án.
+ Dự án ĐTXDCTGT có mục đích cuối cùng là công trình xây dựng hoàn thành đảm bảo các mục tiêu đã đặt ra về thời gian, chi phí, chất lượng, an toàn, vệ sinh và bảo vệ môi trường,… Sản phẩm công trình của dự án xây dựng mang tính đơn chiếc, độc đáo không phải là quán trình sản xuất, hàng loạt.
+ Dự án xây dựng có chu kỳ riêng (vòng đời) trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển, có thời gian tồn tại hữu hạn, nghĩa là có thời điểm bắt đầu xuất hiện ý tưởng về xây dựng công trình dự án và kết thúc khi công trình xây dựng hoàn thành đưa vào khai thác.
+ Dự án xây dựng có sự tham gia nhiều chủ thể, đó là chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị giám sát, nhà cung ứng,… Các chủ thể này có lợi ích khác nhau, quan hệ thường mang tính đối tác. Môi trường làm việc mang tính đa phương và dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các chủ thể.
+ Dự án xây dựng luôn bị hạn chế về các nguồn lực, nhân lực, công nghệ, kỹ thuật, vật tư, thiết bị,… kể cả thời gian, ở góc độ là thời gian cho phép.
+ Dự án xây dựng thường yêu cầu một lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thực hiện dài vì vậy có tính bất định và rủi ro cao.
1.2.3. Chức năng quản lý dự án
Chức năng của quản lý dự án thường có các chức năng phổ biến sau:
Chức năng ra quyết định: Quản lý dự án đầu tư là một quá trình ra quyết định có tính hệ thống. Việc đưa ra quyết định ngay từ đầu có ảnh hưởng đến gia
đoạn thiết kế, giai đoạn thi công cũng như sự vận hành sau khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng.
Chức năng kế hoạch: Chức năng kế hoạch đưa toàn bộ quá trình, hệ thống mục tiêu, toàn bộ hoạt động dự án vào quỹ kế hoạch, dùng hệ thống kế hoạch ở trạng thái động để điều hành, khống chế toàn bộ dự án. Sự điều hành hoạt động công trình là thực hiện theo trình tự mục tiêu dự định. Nhờ chức năng kế hoạch mà mọi công việc của dự án đều có thể dự kiến và khống chế được.
Chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức ở đây có nghĩa là: thông qua việc xây dựng một tổ chức dưới sự lãnh đạo của giám đốc dự án để đảm bảo dự án được thực hiện theo hệ thống, xác định chức trách và trao quyền cho hệ thống đó, thực hiện chế độ hợp đồng, hoàn thiện chế độ quy định để hệ thống đó có thể vận hành một cách hiệu quả, đảm bảo cho mục tiêu của dự án được thực hiện theo kế hoạch.
Chức năng điều hành:Quá trình quản lý dự án là sự phối hợp của rất nhiều các bộ phận có mối quan hệ mâu thuẫn và phức tạp. Do đó, nếu xử lý không tốt các mối quan hệ này sẽ tạo ra những trở ngại trong việc phối hợp giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động dự án. Vì vậy, phải thông qua chức năng điều hành của quản lý dự án để tiến hành kết nối, khắc phục trở ngại, đảm bảo cho hệ thống có thể vận hành một cách bình thường.
Chức năng kiểm soát: Kiểm soát dự án là cách thiết lập hệ thống đo lường theo dõi, dự đoán những biến động của dự án về qui mô, kinh phí, thời gian nhằm điều chỉnh, ngăn ngừa những tác động xấu đến dự án.
Tóm lại, các chức năng của quản lý dự án có liên quan mật thiết với nhau, không tách rời nhau, nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện.
1.2.4. Ý nghĩa quản lý dự án
Quản lý dự án ĐTXCTGT góp phần khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia xây dựng công trình giao thông phù hợp với chiến lược phát triển GTVT và qui hoạch phát triển KT-XH của đất nước, của địa phương góp phần chuyển dịch
cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đẩy nhanh tiến độ tăng trưởng kinh tế, nâng cao đời sống, vật chất, tinh thần của nhân dân.
Quản lý dự án đảm bảo cho việc sử dụng nguồn vốn cho đầu tư xây dựng công trình do Nhà nước quản lý đạt hiệu quả cao nhất, chống thất thoát, lãng phí.
Quản lý dự án bảo đảm đầu tư xây dựng được thực hiện theo đúng qui hoạch, kiến trúc, đáp ứng yêu cầu bền vững, mỹ quan, bảo vệ môi trường sinh thái, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh trong xây dựng áp dụng công nghệ tiên tiến đảm bảo, chất lượng, thời gian xây dựng với chi phí hợp lý, bảo đảm tiết kiệm, thực hiện bảo hành công trình.
Thông qua dự án, chúng ta có thể tránh những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp.
Áp dụng những phương pháp quản lý dự án có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án.
Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của cán bộ chuyên nghiệp quản lý dự án.
Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa trong đời sống kinh tế. Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý sẽ gây ra những tổn thất lớn. Vì vậy quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của dự án.
1.2.5. Sự cần thiết phải quản lý dự án
Quản lý dự án là tác động quản lý của chủ thể quản lý thông qua quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dự án bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án, đảm bảo sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.
Là môi trường thuận lợi cho việc đàm phán trực tiếp liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
Giúp phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc không dự đoán được.
Đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng mục tiêu tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
1.2.6. Các mô hình quản lý dự án
1.2.6.1 Mô hình đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra Ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền.
1.1.6.2 Mô hình thức chìa khóa trao tay
Hình thức tổ chức dạng dự án chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức trong đó Ban Quản lý dự án không chỉ đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ đầu tư dự án mà còn là “chủ” của dự án. Hình thức tổ chức quản lý dự án dạng chìa khoá trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ dự án. Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được trao cho Ban quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án.
Chủ đầu tư Tự thực hiện Tổ chức thực hiện dự án II Tổ chức thực hiện dự án I Ban quản lý dự án Tổ chức thực hiện dự án III
Có bộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra