7. Kết cấu của luận văn
1.2.2.Khái niệm năng lực quản lý của giám đốc doanh nghiệp nhỏ và vừa
Năng lực quản lý của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa là tổng hợp các kiến thức quản lý, kỹ năng quản lý, thái độ /phẩm chất cá nhân của giám đốc doanh nghiệp trong hoạt động quản lý để đạt tới mục tiêu đã định của doanh nghiệp trong từng thời kỳ
nhất định. Năng lực quản lý không được đánh giá thông qua bằng cấp mà đánh giá chủ yếu thông qua kết quả thực hiện nhiệm vụ của người đó.
Khi muốn biết một giám đốc doanh nghiệp nào đó có năng lực quản lý hay không, ta cần dựa vào từng nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định và kết quả thực hiện nhiệm vụ của giám đốc doanh nghiệp. Hoạt động quản lý doanh nghiệp của giám đốc doanh nghiệp xét theo quy trình quản lý gồm 4 chức năng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát; xét theo lĩnh vực hoạt động cơ bản gồm quản lý sản xuất, quản lý tài chính, quản lý marketing, quản lý nguồn nhân lực, quản lý công nghệ, quản lý chất lượng… Bốn chức năng quản lý cụ thể như sau:
- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu đó. Thông qua việc lập kế hoạch, giám đốc doanh nghiệp xác định được các kết quả mong muốn và phương pháp để đạt được các kết quả đó. Thêm vào đó, giám đốc phải xác định được phương thức phối hợp các nguồn lực mà họ chịu trách nhiệm quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm làm việc.
- Tổ chức: Chức năng tổ chức giúp đảm bảo nguồn lực trong những hình thái cơ cấu nhất định cho thực hiện mục tiêu kế hoạch. Đó là việc xác định các nhiệm vụ cần được thực hiện, ai sẽ thực hiện chúng, thực hiện bằng gì và các nhiệm vụ đó được phối hợp thế nào. Các vấn đề về văn hóa của doanh nghiệp và quản lý nguồn nhân lực cũng là các yếu tố cơ bản của chức năng này.
- Lãnh đạo: Lãnh đạo là quá trình khơi dậy và nâng cao động lực làm việc cho con người nhằm đạt tới các mục tiêu kế hoạch. Thông qua lãnh đạo, các giám đốc tạo sự cam kết đối với tầm nhìn chung, khuyến khích các hoạt động hỗ trợ cho mục tiêu, gây ảnh hưởng lên các nhân viên để họ thực hiện công việc một cách tốt nhất vì lợi ích của toàn doanh nghiệp. Trong môi trường ngày nay, giám đốc phải biết nhìn xa trông rộng, có khả năng dự báo, dự đoán tương lai, chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên để thực hiện hóa tầm nhìn, để phát triển doanh nghiệp. Để trở thành một nhà quản lý giỏi, giám đốc doanh nghiệp phải hiểu động lực của cá nhân, của nhóm, có khả năng
khuyến khích con người, phải là người truyền thông hữu hiệu mới có thể đạt được các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
- Kiểm soát: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch. Kiểm soát giúp xác định khoảng cách giữa kế hoạch và kết quả thực tế. Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quá trình quản lý bởi vì nó đưa ra các biên pháp để đảm bảo rằng hệ thống đang vận hành đúng hướng về các mục tiêu đã đề ra.
1.2.3. Các yếu tố cấu thành năng lực quản lý của giám đốc doanh nghiệp nhỏ và
vừa
Các yếu tố cơ bản cấu thành năng lực quản lý của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm: kiến thức quản lý, kỹ năng quản lý, thái độ/phẩm chất cá nhân sẽ có tác động đến toàn bộ quá trình quản lý của giám đốc doanh nghiệp cũng như đến toàn bộ các hoạt động sản xuất, tài chính, marketing, nhân sự,…giúp họ hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều quan trọng là ở vị trí giám đốc họ cần có những năng lực quản lý cụ thể gì về kiến thức quản lý, kỹ năng quản lý, thái độ/phẩm chất cá nhân của một giám đốc doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
1.2.3.1. Kiến thức quản lý
Kiến thức quản lý là nền tảng quan trọng của năng lực quản lý của giám đốc doanh nghiệp. Kiến thức quản lý là tri thức khoa học và các hiểu biết của giám đốc doanh nghiệp nhằm phục công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp mà họ học tập hoặc tích lũy hoặc do kinh nghiệm mang lại. Kiến thức quản lý của giám đốc doanh nghiệp trước hết ảnh hưởng bởi quá trình đào tạo của bản thân từng giám đốc, khả năng tiếp cận tri thức khoa học của họ. Do đó những người được đào tạo bài bản về kiến thức quản lý sẽ có kiến thức quản lý tốt hơn những người không được đào tạo. Người có tố chất thông minh sẽ có khả năng tiếp cận với kiến thức quản lý tốt hơn
Kiến thức quản lý của giám đốc doanh nghiệp còn bị ảnh hưởng bởi điều kiện, môi trường học tập và sự sẵn có của thông tin. Người có điều kiện học tập và môi trường
học tập tốt sẽ có khả năng tiếp cận kiến thức quản lý tốt hơn. Ngoài ra , sự sẵn có các thông tin trong môi trường sống và làm việc, cũng như trên các trang thông tin điện tử, báo đài... cũng sẽ giúp một giám đốc doanh nghiệp tiếp cận kiến thức quản lý tốt hơn. Cụ thể:
- Kiến thức quản lý chiến lược: Kiến thức về quản lý chiến lược doanh nghiệp bao gồm kiến thức về hoạch định chiến lược và kiến thức tổ chức thực thi chiến lược. Đây là một trong những điều kiện đủ để làm nên thành công của một giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa. Một giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa quản lý được chiến lược của doanh nghiệp, giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa nên phải được trang bị các kiến thức về quản lý, kiến thức kinh doanh và điều hành doanh nghiệp cũng như các hiểu biết về pháp luật, kinh tế, xã hội. Hơn nữa, một giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng phải nắm được các mô hình phân tích chiến lược được sử dụng trong hoạch định và thực thi chiến lược.
- Kiến thức quản lý sản xuất và tác nghiệp: Sản xuất và tác nghiệp ra sản phẩm là một trong những khâu chính có ý nghĩa quan trọng của Doanh nghiệp nhỏ và vừa nhằm tạo ra và cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường. Việc quản lý sản xuất là nhiệm vụ, chức năng cơ bản của một giám đốc doanh nghiệp. Vì vậy, giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải có kiến thức quản lý sản xuất và tác nghiệp là các kiến thức về thiết kế hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm tra theo dõi hệ thống sản xuất nhằm thực hiện những mục tiêu sản xuất đã đề ra.
- Kiến thức quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tài chính là mạch máu của doanh nghiệp, vì vậy giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải hiểu rõ hoạt động về tài chính của doanh nghiệp mình để có thể đưa ra quyết định huy động vốn, đầu tư, phân bổ và sử dụng nguồn vốn cảu doanh nghiệp một các hiệu quả. Giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải nắm vững các quy định của pháp luật về tài chính doanh nghiệp, hiểu được sức khỏe tài chính doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính để từ đó có thể đưa ra được các chiến lược, chính sách tài chính cho doanh nghiệp mình quản lý, điều hành.
- Kiến thức quản lý quản lý nguồn nhân lực: Nguồn lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các Doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc khai thác tốt nguồn lực nhằm phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng và lâu dài trong quản lý của một giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa, để phát huy được cao nhất khả năng của nhân sự trong doanh nghiệp, làm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kiến thức quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đối với các giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa là biết hoạch định chiến lược nguồn nhân lực và đưa ra các chính sách quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
- Kiến thức quản lý công nghệ: Trong môi trường kinh doanh luôn biến động hiện
nay, doanh nghiệp luôn phải đối phó với sự thay đổi phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ.Giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải được trang bị các kiến thức về quản lý công nghệ thông qua việc hiểu và đánh giá các tác động của kỹ thuật công nghệ, đưa ra các quyết định quản lý về công nghệ kịp thời và hiệu quả.
- Kiến thức quản lý marketing: Marketing đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Một giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải được trang bị các kiến thức quản lý marketing để quản lý được các hoạt động, dự báo, xây dựng các chính sách về sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối và xúc tiến hỗn hợp.
1.2.3.2. Kỹ năng quản lý
Kỹ năng là khả năng, mức độ thành thạo để tiến hành một hoạt động nhất định thông qua quá trình ứng dụng các kiến thức có được để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Giám đốc có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, giám đốc nhất thiết phải có những kỹ năng quản lý cơ bản để hoàn thành nhiệm vụ, nếu không có những kỹ năng quản lý, giám đốc doanh nghiệp sẽ không thể làm tốt công việc của mình cụ thể những kỹ năng sau:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Chức danh giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa luôn phải đối mặt giải quyết vấn đề trong hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp. Có những vấn đề thông thường mà giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải giải quyết thường xuyên hàng ngày, dễ giải quyết, nhưng cũng có rất nhiều vấn đề đa dạng và phức tạp mà thông tin cần thiết có thể không có sẵn, kết quả không thể dự đoán được. Để có thể giải
quyết được những vấn đề đó trước hết cần xác định chính xác vấn đề và nguyên nhân gây ra vấn đề, sau đó cần giải quyết vấn đề sáng tạo và năng động. Kỹ năng giải quyết vấn đề thực chất là kỹ năng ra quyết định chính xác, nhanh chóng, triệt để, sáng tạo và hiệu quả thể hiện năng lực của nhà quản lý. Kỹ năng giải quyết vấn đề của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa giúp doanh nghiệp tận dụng được cơ hội và hạn chế những thách thức từ môi trường đem lại, từ đó tăng khả năng thành công và giảm thiểu rủi ro, nguy cơ cho doanh nghiệp.
- Kỹ năng sử dụng quyền lực và gây ảnh hưởng: Sử dụng quyền lực có hiệu quả là thành phần quan trọng của kỹ năng quản lý. Trong công việc, giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa được giao quyền lực để thực hiện tốt công việc quản lý đối với doanh nghiệp.
Giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể can thiệp, sắp xếp bố trí nhân lực, có quyền thông qua việc chi tiêu ngân sách, có những quyết định trong các chương trình và trong các cuộc họp bàn các chính sách của doanh nghiệp, là người có quyền ra những quyết định tối quan trọng trong tổ chức…
Tuy nhiên việc sử dụng quyền lực trong công việc đòi hỏi phải có sự hợp lý và hiệu quả. Có được quyền lực nhưng không phải là có được sự ảnh hưởng tới người khác và ảnh hưởng trong hệ thống tổ chức. Mức độ ảnh hưởng nhiều hay ít phụ thuộc vào người có quyền lực có biết vận dụng để tạo nên ảnh hưởng hay không. Trước hết, phải hiểu được sự khác nhau giữa quyền lực và ảnh hưởng. Quyền lực là điều kiện tiên quyết cần thiết tạo nên những ảnh hưởng. Những người gây được ảnh hưởng thường phải có quyền lực, nhưng không phải tất cả những người có quyền lực tạo được ảnh hưởng. Kỹ năng thể hiện quyền lực gây nên ảnh hưởng mấu chốt chính là có được sự đồng tình chắc chắn của người khác bằng cách làm giảm thiểu mức độ chống đối và oán trách của họ. Quyền lực được chuyển thành ảnh hưởng khi các cá nhân khác đồng tình ứng xử theo những ý tưởng và chỉ đạo của người nắm quyền lực.
- Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên: Động lực được hiểu là kết quả của lòng say mê, khát khao, hứng thú với công việc và ý chí quyết tâm thực hiện tới cùng và có thể gọi là sự nỗ lực. Có những người muốn hoàn thành một công việc nào đó nhưng lại dễ nản chí, họ có mong muốn lớn nhưng ý chí quyết tâm kém. Cũng có những người
khác thì rất kiên trì nhẫn nại nhưng công việc của họ không mang lại hứng thú say mê. Giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải đánh giá được kết quả công việc của người thực hiện kém là do thiếu năng lực thực hiện hay thiếu động lực. Cả hai thành phần năng lực thực hiện và động lực đều quyết định đến kết quả thực hiện của người lao động, tuy nhiên năng lực thực hiện được hình thành trải qua thời gian dài trong khi động lực nảy sinh trong những mối quan hệ hàng ngày giữa giám đốc và nhân viên. Kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa nghĩa là biết cách sử dụng các công cụ kinh tế, hành chính, tổ chức, giáo dục, tâm lý để tác động lên nhân viên, làm cho họ hành động một cách tích cực, sáng tạo, có kết quả và hiệu quả cao vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán: Kỹ năng giao tiếp, đàm phán hiệu quả là thuộc tính hết sức cần thiết và rõ rệt của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự nghiệp. Kỹ năng này có thể liên quan với nhiều hoạt động từ giao tiếp bằng văn bản đến giao tiếp bằng lời nói.
Trước hết, giao tiếp bằng văn bản. Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung của các tài liệu chuyển và nhận, nếu không sẽ làm cho các cá nhân không hài lòng, mất lòng tin, cũng có thể làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác.
Tuy nhiên, phần lớn thời gian của giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng cho giao tiếp bằng lời, mà hơn nữa cần tạo nên mối quan hệ giữa hai bên giao tiếp, có sự ủng hộ, khuyến khích và trao đổi lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ giữa đổi bên. Không những bản thân giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải áp dụng thuần thục các giao tiếp ủng hộ mà họ còn phải hướng dẫn và tư vấn về giao tiếp cho các nhân viên dưới quyền.
- Kỹ năng xử lý xung đột: Xung đột giữa các cá nhân, các bộ phận, các tổ chức trong quá trình hoạt động kinh doanh là tồn tại tất yếu, bởi vì các xung đột đó là kết quả của sự khác biệt nhất định về lợi ích, nền tảng gia đình, giá trị văn hoá hoặc các đặc điểm cá nhân. Mức độ xung đột càng lớn càng giảm sinh lực và phá hoại tinh thần của các cá nhân, gây cản trở và thiệt hại trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của
giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa là giải quyết các xung đột một cách hợp tình, hợp lý và cố gắng duy trì ở mức độ tối thiểu. Điều này đòi hỏi hai tập hợp kỹ năng.
Thứ nhất, giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải dự đoán chính xác các nguyên nhân và chọn lựa chiến lược quản lý xung đột hợp lý.
Thứ hai, giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải giải quyết hiệu quả những bất hoà mà vẫn bảo đảm các quan hệ cá nhân không bị phá vỡ và gây hậu quả nguy hiểm.
- Kỹ năng quản lý sự căng thẳng: Giám đốc Doanh nghiệp nhỏ và vừa luôn phải