Hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ ốm đau, thai sản như: Sổ BHXH, tờ rời thể hiện quá trình đóng BHXH; Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH do cơ sở khám chữa bệnh cấp, Giấy khai sinh, trích lục khai sinh, giấy chứng sinh, Giấy chứng nhận nuôi con nuôi; Danh sách đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản do đơn vị SDLĐ/người lao động lập;...là công cụ để giải quyết và chi trả chế độ ốm đau, thai sản.
Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Hồ sơ nhân sự (như sổ theo dõi nhân sự, danh sách lao động, HĐLĐ, QĐ tuyển dụng,tiếp nhận, QĐ thôi việc, chấm dứt HĐLĐ, biên bản thanh lý HĐLĐ,...); Danh sách đăng ký lao động tham gia BHXH, Danh sách báo tăng, báo giảm, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền trợ cấp ÔĐTS giữa đơn vị SDLĐ và người lao động, …Đây là công cụ để đối chiếu, phục vụ cho việc kiểm soát sau quá trình chi trả chế độ ốm đau thai sản, để từ đó tìm ra những sai phạm của đơn vị sử dụng lao động, đưa ra những kết luận và quyết định hoặc đề nghị biện pháp xử lý thích hợp.
Ngoài ra còn phải kể đếncác báo cáo, biểu mẫu trong quá trình thực hiện kiểm soát chi trả chế độ ÔĐTS của ngành BHXH như báo cáo thống kê, báo cáo tình hình thu chi chế độ ốm đau, thai sản, báo cáo quyết toán tài chính, các báo cáo phân tích chuyên môn, báo cáo tổng hợp giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK; Báo cáo chi trả chế độ BHXH; báo cáo kết quả thanh kiểm tra; biên bản xử phạt vi phạm hành chính; quyết định thu hồi tiền ốm đau, thai sản (nếu có),...giúp cho kiểm soát chi trả chế độ ốm đau, thai sản được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác hơn.