Khi cải cách TTHC không thể đồng loạt cải cách tất cả các loại, các lĩnh vực liên quan đến thủ tục mà cần có sự lựa chọn những nội dung cụ thể, thiết thực nhất. Do thủ tục hành chính gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều lĩnh vực, vì vậy Sở Xây dựng tập trung triển khai, thực hiện một số vấn đề cơ bản trong cải cách TTHC, như sau:
Một là, tiến hành rà sốt lại tồn bộ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có chứa thủ tục hành chính, liên quan đến lĩnh vực được giao quản lý của Sở Xây dựng, như: lĩnh vựcxây dựng, lĩnh vực quy hoạch Xây dựng kiến nghị các cơ quan nhà nướccó thẩm quyền nhằm bổ sung, sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định thủ tục hành chính khơng còn phù hợp với thực tế đã và đang gây trở ngại đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị, gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp.
Hai là, các thủ tục hành chính phải được xây dựng trên cơ sở pháp luật, nhằm thực hiện Luật. TTHC cũng chính là sự hướng dẫn một cách trình tự, cụ
thể việc thực hiện những điều quy định của pháp luật. Cải cách TTHC không chỉ là nhằm vào việc đơn giản về nội dung, điều kiện thực hiện thủ tục, mà còn nhằm vào cách thức thực hiện thủ tục sao cho thuận tiện đối với người dân, để họ thực hiện được đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình với Nhà
nước. Điều đó địi hỏi cơng chức Sở Xây dựng cần chủ động tuyên truyền, đưa việc thực hiện những thủ tục trong lĩnh vực xây dựng và lĩnh vực quy hoạch xây dựngđến gần các tổ chức, doanh nghiệp và người dânhơn.
Ba là, Sở Xây dựng có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND tỉnh xây dựng văn bản quy phạp pháp luật thuộc lĩnh vực được giao quản lý của ngành, đồng thời tham mưu giúp tỉnh xây dựng quy trình TTHC đối với các văn bản QPPL có quy định TTHC trình UBND tỉnh quyết định cơng bố. Vì vây, cần thực hiện đánh giá tác động thủ tục hành chính, tính tốn chi phí tn thủ thủ tục hành chính khi xây dựng văn bản dự thảo văn bản QPPL của UBND tỉnh có quy định về TTHC. Việc thực hiện lấy ý kiến từ phía cơng chức thực thi cơng vụ, cơng chức làm việc tại bộ phận “một cửa”, các cơ quan liên quan, gửi Sở Tư pháp tỉnh thẩm định đồng thời lấy ý kiến rộng rãi đối với các đối tượng chịu tác động của TTHC. Khi ban hành TTHC khơng chỉ để quản lý mà cịn để thực hiện mục tiêu cao hơn là chất lượng phục vụ, dịch vụ xã hội. Vì vậy, sự tham vấn đó là hết sức cần thiết để phát huy tính chủ động, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ cũng như để thực hiện tốt quy chế dân chủ, phát huy vai trò giám sát, đánh giá của người dân đối với
công tác quản lý của Nhà nước.
Bốn là, tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng cơ chế “một cửa”, tiến tới xây dựng cơ chế “một cửa và một cửa liên thông hiện đại”, ứng dụng hiệu quả phần mềm tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận một cửa hiện đại giữa các
sở, ban, ngành có chức năng quản lý nhà nước và các cấp chính quyền trong vấn đề giải quyết thủ tục hành chính về lĩnh vực xây dựng và lĩnh vực quy hoạch xây dựngcho các tổ chức và cá nhân.
Năm là, thực hiện công khai hệ thống các văn bản quy định TTHC, công
bộ phận nhận và trả kết quảhồ sơ. Ngun tắc cơng khai hóa các TTHC cũng được nhấn mạnh trong Nghị quyết 38/CP:
Sau khi TTHC được rà soát lại, Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi quản lý của mình, phải cơng bố, cơng khai hệ thống các văn bản quy định thủ tục mới, thủ tục sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ, bãi bỏ bằng nhiều hình thức để mọi cơ quan, đơn vị, người dân, tổ chức, doanh nghiệp được biết và thực hiện.
Việc công khai TTHC là phương thức không thể thiếu trong cơng tác cải cách TTHC. Cơng khai hóa một cách đầy đủ các quy trình TTHC, đặc biệt là TTHC trong việc giải quyết mối quan hệ giữa nhà nước và tổ chức, cơng dân; là điều kiện góp phần tăng hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu trong nền hành chính dịch vụ. Trong nền hành chính dịch vụ, chúng ta có thể coi các tổ chức, công dân khi đến với cơ quan công quyền là những khách hàng mà chúng ta phải phục vụ. Khách hàng biết rõ họ cần phải làm gì, cần chuẩn bị những vấn đề gì, loại giấy tờ gì trước khi đến cơ quan yêu cầu giải quyết công việc.
Mặt khác, người thi hành công vụ sẽ khơng có điều kiện lợi dụng sách nhiễu, gây phiền hà cho tổ chức, công dân. Công khai là cơ sở để kiểm tra qua
q trình thực hiện thủ tục, do đó nó cũng là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của Nhà nước trong việc thực hiện nghĩa vụ với dân.
Tính cơng khai, rõ ràng của một hệ thống TTHC là một đòi hỏi cấp thiết cần phải được tôn trọng và thực hiện. Đây cũng là một sự biểu hiện cao nhất của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở nước ta, đảm bảo cho hệ thống pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh. Điều 25, Hiến pháp năm 2013 quy định cơng dân có quyền được tiếp cận thơng tin. Đây là một trong những quyền để đảm bảo
quyền làm chủ của nhân dân lao động được thực hiện có cơ sở, cơng khai hóa TTHC là thực hiện quyền được tiếp cận thơng tin của người dân, giúp đỡ cho
tổ chức, công dân nắm bắt, hiểu rõ được quy định của TTHC mà mình yêu cầu.
Sáu là, Thực hiện tốt việc xử lý các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính. Khi thực hiện giải quyết TTHC cần phải linh hoạt, nhằm đáp ứng kịp thời và tốt nhất nhu cầu của toàn xã hội, TTHC tuy là những quy định, hướng dẫn mang tính chất pháp lý, bắt buộc để thực hiện các quyền, nghĩa vụ của cả phía Nhà nước và công dân, nhưng trong đời sống thường có những tình huống nằm ngồi ý chí của Nhà nước cũng như ý muốn của người dân. Chẳng hạn, việc xảy ra các tình huống như: lũ lụt, cháy nổ,…dẫn đến các giấy tờ, hồ sơ gốc bị thất lạc, tiêu hủy; người dân trải qua các tình huống này muốn thực hiện các quyền, nghĩa vụ và các nhu cầu khác của mình thì khơng thể đáp ứng được các quy định TTHC. Do vây, cần công khai địa chỉ tiếp nhận phản ánh kiến nghị trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đồng thời thực hiện tốt việc phối hợp xử lý phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân.
Tình hình, kết quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của Sở Xây dựng từ tháng 11 năm 2004 đến nay đã đạt được một số kết quả tích cực sau:
Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng đã thực hiện đầy đủ các quy trình rà sốt, cập nhật và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn thực hiện liên quan đến Bộ thủ tục hành chính được ban hành tại Sở Xây dựng. Các chương trình, kế hoạch cơng tác CCHC phù hợp với tình hình thực tế của ngành.
Kết quả đã có nhiều chuyển biến tích cực trên các lĩnh vực, đặc biệt là ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa”; có sự chuyển biến về nhận thức của đông đảo đội ngũ cán bộ, công chức về cơng tác CCHC nói chung và việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa” nói riêng; việc cơng khai các TTHC tại trụ sở cơ quan và trên Trang thông tin điện tử của Sở
đãgóp phần phát huy tính tích cực trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác của
ngành.
Tuy nhiên, công tác cải cách thủ tục hành chính tại Sở vẫn cịn chậm, việc cập nhật, rà soát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành chính, văn bản hướng dẫn chun mơn của ngành; việc tham mưu trình UBND tỉnh cơng bố thủ tục hành chính chưa thường xuyên và kịp thời.
Nhìn chung các TTHC vẫn cịn mang tính quan liêu, rườm rà, gây phiền hà
cho các tổ chức, cá nhân; nhiều văn bản QPPL chưa chặt chẽ, vẫn cịn có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, lại thường xun thay đổi. Chính vì vậy, đã gây nhiều khó khăn cho q trình thực hiện và tạo kẽ hở trong quản lý, điều hành. Tình trạng cơ quan quản lý hành chính khi xây dựng văn bản
QPPL có quy định thủ tục hành và xây dựng quy trình thủ tục hành chính thường giành thuận lợi về phía mình, đẩy khó khăn về phía người dân và doanh nghiệp trong giải quyết công việc cho người dân, doanh nghiệp vẫn
còn. Kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính trên một số lĩnh vực đạt kết quả còn thấp so với yêu cầu, vẫn còn hồ sơ giải quyết chưa đúng hẹn hoặc
chưa đúng với quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Như vậy, từ thực trạng của cải cách thủ tục hành chính đang đặt ra một số vấn đề bức xúc cần phải tiếp tục đẩy mạnh thực hiện cải cách.