Một là, Do hệ thống văn bản pháp luật có quy định TTHC hiện còn chồng chéo, chưa đồng bộ, lại thường xuyên thay đổi, văn bản pháp luật của Trung ương, Bộ ngành ban hành không đảm bảo thời gian theo Kế hoạch. Thiếu nhân lực, công việc phân bố không đồng đều (lượng hồ sơ vào cuối năm quá nhiều). Công chức chuyên môn vừa phải thực hiện giải quyết hồ sơ nhu cầu của người dân, vừa phải trực tiếp nghiên cứu tham mưu xây dựng văn bản QPPL. Hơn nữa cơng chức các phịng phịng chun mơn (đặc biệt là Phòng Quản lý Xây dựng) còn thiếu, nhiệm vụ tăng do quy định lĩnh vực phụ trách giữa các cơ quan chuyên môn của tỉnh
thay đổi, nhu cầu giải quyết hồ sơ, khối lượng công việc ngày càng tăng.
Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc tham mưu giúp tỉnh xây dựng một số văn bản QPPL chậm, ảnh hưởng đến việc cơng bố thủ tục hành chính,
đến việc việc tuyên truyền, triển khai, thực hiện thủ tục hành chính; Bất cập trong việc điều chỉnh Quyết định số 1881/2009/QĐ-UBND ngày
21/8/2009 ban hành quy định quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình trên địa bàn tỉnh Cao Bằng theo Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng và một số Nghị định thông tư liên quan. Thời gian này các thông tư hướng dẫn chưa ban hành, Sở Xây dựng chưa tham mưu cho tỉnh ban hành quy định cụ thể, do đó chưa tham mưu cơng bố thủ tục hành chính.
Chính vì vậy một số hồ sơ bị vướng mắc trong quá trình giải quyết do không phù hợp với Luật Xây dựng 2014.
Hai là, Do điều kiện về chỉ tiêu biên chế được giao hiện nay còn thiếu so
với vị trí việc làm nên Sở Xây dựng Cao Bằng chỉ bố trí được 01 cơng chức là chun viên cơng nghệ thông tin, làm việc kiêm nhiệm tại Bộ phận nhận và trả kết quả hồ sơ. Việc xem xét kiểm tra, thẩm tra hồ sơ là do cơng chức các phịng chun mơn thực hiện (khi có khách hàng đếnnộp hồ sơ, công chức tại bộ phận “một cửa” sẽ gọi điện cho phịng chun mơn liên quan cử công chức xuống kiểm tra hồ sơ). Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ công chức tại bộ phận “một cửa” sẽ viết giấy hẹn. Đây là nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ trong thực hiện quy trình, thủ tục, thời gian thụ lý hồ sơ, dẫn đến tình trạng người dân, các tổ chức và doanh nghiệp phải mất thời gian chờ đợitiếp nhận, giải quyết.
Ba là, Nhu cầu và số lượng hồ sơ giao dịch tại Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng qua cơ chế một cửa ngày càng nhiều, có nhiều hồ sơ phức tạptuy nhiên số lượng con người không tăng. Khối lượng hồ sơ phân bố không đồngđều, thường nhiều vào cuối năm do chủ trương của tỉnh giao trong tháng 10 mà các chủ đầu
tư, Ban quản lý dự án và các tổ chức cá nhân tham gia hoạt động xây dựng khi đó mới thực hiện thiết kế, thẩm định, thẩm tra. Chính vì vậy, việc tham mưu và
thực hiện cải cách TTHC gặp rất nhiều khó khăn, dẫn đến việc thực quy trình khơng được đảm bảo. Hơn nữa hồ sơ của cơng dân có tính chất đa dạng, phức tạp về pháp lý nên q trình thực hiện có những trở ngại khó khăn rất lớn. Hơn nữa, do năng lực của các đơn vị tư vấn thấp, không đảm bảo dẫn đến chất lượng hồ sơ của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cịn thấp. Vì vậy, cơng chức các phịng chun môn của Sở phải mất nhiều thời gian nghiên cứu, chỉnh sửa.
Bốn là, Cao Bằng là tỉnh có xuất phát thấp, kinh phí cấp hàng năm hạn hẹp do vậy việc tổ chức tập huấn, tun truyền cho tổ chức, cơng dân cịn ít, chưa sâu. Việcthực hiện cơ chế một cửa liên thơng hiện đại cũng cần có sự đầu tư lớn về nguồn lực; trong khi đó, điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh còn nhiều khó khăn; nên chưa có điều kiện kinh phí để đầu tư tương xứng, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để đẩy mạnh cơng tác cải cách hành chính của Sở thực sự có hiệu quả cao.
Năm là, Việc ứng dụng phần mềm tin học trong tiếp nhận, xử lý giải quyết hồ sơ cho công dân của Sở hiện nay cung cấp dịch công trực tuyến ở mức độ 3. Tuy nhiên, còn nhiều bất cập, chưa kết nối liên thông hơn nữa cơ sở vật chất chưa đủ để đáp ứng cho thực hiện. Do đó cơng dân chưa theo dõi, giám sát được việc xử lý, giải quyết hồ sơ. Việc xử lý hồ sơ tại Bộ phận một cửa cịn là thủ cơng, chưa sử dụng phần mềm tin học.
Sáu là, Chưa có Quy chế phối hợp, quy trình làm việc, phân giao trách nhiệm cụ thể trong từng bộ phận, từng cán bộ công chức giữa UBND tỉnh và các
cơ quan chun mơn của tỉnhtrong q trình giải quyết TTHC.
Bẩy là, TTHC trong lĩnh vực xây dựng và lĩnh vực quy hoạch xây dựng thiếu tính thống nhất và thường xuyên thay đổi dẫn đến nhiều vướng mắc về cơ sở pháp lý trong quá trình giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhâ, gây ra hồ sơ trễ
hẹn. Do đó việc thẩm định hồ sơ cũng tốn nhiều thời gian, đồng thời tạo kẽ hở cho công chức phát sinh tiêu cực.