S ơ đồ: Cơ cấu tổ chức của ở Xây dựng tỉnh Cao Bằng
2.2.2.3. Tình hình tổ chức, thực hiện cơ chế “một cửa”
Thực hiện Hướng dẫn số 645/HD-CCHC ngày 06/8/2004 của Ban chỉ đạo cải cách hành chính tỉnh Cao Bằng về thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Cao Bằng. Lãnh đạo Sở đã chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức - Hành chính (nay là Văn phịng Sở) xây dựng Đề án trình UBND tỉnh Cao Bằng phê duyệt tại Quyết định số 2641/QĐ-UB ngày 13/10/2004 về việc phê duyệt đề án cải cách hành chính theo cơ chế "một cửa" Sở Xây dựng. Khi đề án được phê duyệt Sở Xây dựng đã tổ chức triển khai mua sắm trang thiết bị và sửa chữa, bố trí phịng cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC Sở Xây dựng. Ngày 05/11/2004, Sở Xây dựng đã tổ chức khai trương thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" với 10 công việc theo đề án;
Một là, Về số lượng thủ tục hành chính được thực hiện tại Bộ phận nhận và trả kết quả
Hiện nay, tổng số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng
là: 57 thủ tụccủa 07 lĩnh vựcđược thực hiện theo cơ chế một cửa. Trong đó: Lĩnh vực quy hoạch xây dựng gồm 14 TTHC;
Lĩnh vực Xây dựng gồm 32 TTHC (Trong đó riêng TTHC về cấp giấy phép xây dựng gồm 14 TTHC); Lĩnh vực vật liệu xây dựng có 01 TTHC; Lĩnh vực hạ tầng kỹ thuật có 02 TTHC; Lĩnh vực nhà ở và cơng Sở có 02 TTHC; Lĩnh vực kinh doanh bất động sản có 04 TTHC; Lĩnh vực phát triển đơ thị có 02 TTHC.
Bảng biểu 2.1.Số lượng lĩnh vực thực hiện và thủtục hành chính được giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng
Tên lĩnh vực giao dịch Số lượng TTHC thực hiện một cửa Số TTHC thuộc thẩm quyền quyết dịnh của Sở Xây dựng Số TTHC thuộc thẩm quyền quyết dịnh của UBND tỉnh Số TTHC thuộc thẩm quyền quyết dịnh của Thủ tướng Chính phủ
- Lĩnh vực quy hoạch xây dựng 14 03 11
- Lĩnh vực Xây dựng 18 16 02 - Lĩnh vực xây dựng (cấp phép Xây dựng) 14 14 - Lĩnh vực vật liệu xây dựng 01 01 - Lĩnh vực hạ tầng kỹ thuật 02 02 - Lĩnh vực nhà ở và công Sở 02 01 01 - Lĩnh vực kinh doanh bất động sản 04 03 01 - Lĩnh vực phát triển đô thị 02 01 01 Tổng số: 57 40 16 01
Nguồn: Báo cáo cải cách hành chính - Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng
Hai là, về quy trình, thủ tục thực hiện cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Xây dựng có chức năng tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của sở theo yêu cầu của các tổ chức, cơngdân. Quy trình, thủ tục thực hiện được sở quy định khá rõ ràng, cụ thể theo trình tự giải quyết cộng việc, cụ thể, được thực hiện
theo 5 bước như sau:
Bƣớc 1: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ “một cửa” của Sở Xây dựng, tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân đến giao dịch tại Sở.
Bƣớc 2:Công chức làm việc tại Bộ phận “Một cửa” có trách nhiệm thơng báo (bằng điện thoại) đến phịng chun mơn theo u cầu giải quyết của tổ chức,
cá nhân.
Bƣớc 3: Phịng chun mơn cử 01 công chức xuống kiểm tra hồ sơ của tổ
chức, cá nhân, nếu:
+ Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, để tổ chức, cánhận bổ sung, hoàn chỉnh.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì cơng chức chun mơn nhận hồ sơ và báo công chức Bộ phận “Một cửa” sẽ nhập thông tin và ghi phiếu nhận và hẹn trả kết quả. Có quy định mẫu biểu rõ ràng.
Bƣớc 4: Cơng chức phịng chuyên môn giải quyết hồ sơ
+ Trường hợp không đủ điều kiện do nội dung hồ sơ không đảm bảo. Soạn thảo văn bản đề nghị sửa đổi nội dung.
+ Trường hợp đủ điều kiện. cơng chức phịng chun mơn trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển kết quả chobộ phận tiếp nhận và trả kết quả “một cửa”.
Bƣớc 5: Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy trình và thời gian ghi trên giấy biên nhận. (Trường hợp thủ tục hồ sơ có quy định thu phí, lệ phí thì cơng chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp).
Để thấy rõ hơn trình tự, thủ tục thực hiện, chúng ta có thể xem lưu đồ thực hiện sau:
Bộ phận/cá nhân
thực hiện Trình tự cơng việc Mẫu biểu, tài liệu liên quan
Tổ chức/cá nhân Cán bộ tiếp nhận tại
bộ phận một cửa Cơng chức phịng
chuyên môn
Theo yêu cầu của các thủ tục liên quan Cán bộ tiếp nhận tại
bộ phận một cửa
Giấy giao, nhận hồ sơ (Phụ lục 1)
Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc, (phụ lục 2) Cán bộ tiếp nhận tại
bộ phận một cửa
Bộ hồ sơ, kèm theo phiếu xử lý công việc (phụ lục 2), sổ bàn giao hồ sơ phụ lục 1)
Phịng chun mơn
Sổ theo dõi thụ lý hồ sơ của
các phịng chun mơn theo các quy trình liên quan.
Lãnh đạo Sở Hồ sơ, văn bản liên quan
Cán bộ văn thư Hồ sơ, văn bản liên quan
Cán bộ tiếp nhận tại
bộ phận mộtcửa Hồ sơ, văn bản liên quan
Bộ phận một cửa Sổ theo dõi trả kết quả theo Giấy biên nhận HS,
phụ lục 1
Bộ Kế toán, thủ quỹ Biên lai thu phí, lệ phí
Bộ phận một cửa Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Nguồn: Quy trình nhận,giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” của Sở Xây dựng tỉnh Cao Bằng
Sở Xây dựng Cao Bằng được tỉnh Cao Bằng giao trọng trách là đơn vị thí điểm đầu tiên trong các cơ quan cấp tỉnh về thực hiện cải cách thủ tục
Kiểm tra hồ sơ
Viết giấy biên nhận hồ sơ
Chuyển hồ sơ cho bộ phận liên quan
Thu phí, lệ phí (nếu có) u cầu giải quyết cơng
việc
Ký, duyệt
Tiếp nhận yêu cầu, Thơng báo cho phịng chuyên
Trả kết quả, theo dõi và đo lường