Trình bày báo cáo khoa học, kinh doanh.
Huấn luyện.
Giới thiệu sản phẩm mới cho nhóm khách hàng.
Trình bày báo cáo của nhóm trong buổi họp nhóm.
Trình bày đề án cho ban giám đốc.
Khuyến mãi các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
1.3 Các yếu tố thuyết trình hiệu quả:
Chuẩn bị kỹ:
− Nẵm vững vấn đề sẽ trình bày.
− Tổ chức quá trình thuyết trình.
Trình bày thông tin rõ ràng, hợp lý:
− Hợp lý: thông tin được trình bày chặt chẽ, thuyết phục người nghe.
− Rõ ràng: sử dụng các thí dụ để giải thích, minh họa, hỗ trợ các ý tưởng đã trình bày.
Gây sự chú ý cho người nghe:
− Nhiệt tình và thành thực.
− Sử dụng nhiều cung cách trình bày.
− Khuyến khích cử tọa đặt câu hỏi.
II. QUY TRÌNH TOPP (THE ORAL PRESENTATION PROCESS) TRONG THUYẾT TRÌNH THUYẾT TRÌNH
Theo Lee Ger Ling (như đã dẫn trong Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 108) thì quy trình TOPP (The Oral Presentation Process) bao gồm 5 giai đoạn:
o Phân tích khán thính giả
o Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
o Phác thảo bài thuyết trình
o Hoàn chỉnh bài thuyết trình
o Thuyết trình thử
Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả
Bạn thuyết trình là để cho người khác nghe, nên bạn phải luôn lấy người nghe làm trung tâm. Muốn vậy bạn phải tìm hiểu khán thính giả:
• Khán thính giả là ai? (có những đặc điểm gì về tuổi tác, giới tính, tôn giáo, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,…?)
• Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn?
• Những điều đó có lợi ích gì cho người nghe - điều mà người nghe sẽ quan tâm trong suốt quá trình nghe bạn thuyết trình.
• Mục đích của họ khi tới nghe thuyết trình? • Họ đến nghe tự nguyện hay bị bắt buộc?
• Mức độ hiểu biết và quan tâm của họ đối với đề tài thuyết trình? • Tình trạng tâm lý của họ khi tới nghe thuyết trình?
________________________________________________________________________________C
hương trình Giáo dục Tổng quát –ĐH Hoa Sen 131
• Số lượng khán thính giả…
Càng tìm hiểu kĩ về khán thính giả bao nhiêu thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình càng cao bấy nhiêu.
Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
• Trước tiên, chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn. Không nên nhận lời thuyết trình về một vấn đề bạn không nắm vững hoặc tầm quan trọng của nó không ngang tầm với bạn
• Sau đó, vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình • Quy tắc ABC:
o Analyse –Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình. Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp.
Ví dụ: giữa hai đề tài:
1. Nghiên cứu các Khu công nghiệp vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.
2. Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.
Đề tài thứ 2 cụ thể hơn đề tài thứ 1. Trong đề tài 2 cần tập trung nghiên cứu các bài học kinh nghiệm xây dựng các KCNVKTTĐPN còn đề tài 1 đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các khía cạnh có liên quan đến các KCNVKTTĐPN.
o Brainstorm: động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết.
Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập thông tin theo một số cách sau:
– Xem lại các nghiên cứu, ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân. – Học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia am hiểu lĩnh vực bạn sẽ trình bày. – Nghiên cứu các ấn phẩm đã xuất bản.
– Tìm hiểu thông tin từ thực tế. – Tìm kiếm thông tin trên internet…
o Choose – lựa chọn: Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy lựa chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất với bài thuyết trình của mình, chọn điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài.
Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong 5 giai đoạn vì toàn bộ sự chuẩn bị cho phần nội dung đều nằm ở giai đoạn này.
Bước 1: Lập đề cương bài thuyết trình theo một kết cấu hợp lý nhất.
Một số kiểu kết cấu dùng cho bài thuyết trình:
o Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu mỗi câu để tạo ra một từ hay một
cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo dõi bài thuyết trình. VD: nguyên tắc ABC,5C trong truyền thông hiệu quả.
________________________________________________________________________________C
hương trình Giáo dục Tổng quát –ĐH Hoa Sen 132
o Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Bạn có thể thuyết trình từ vấn đề quan trọng nhất
tới các vấn đề ít quan trọng hơn hoặc ngược lại. Chọn cách nào hiệu quả hơn còn phụ thuộc vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý của họ.
VD: Khi trình bày về chủ đề: “Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho một công ty”, bạn nên chọn theo trình tự tăng dần, vì đây là vấn đề tế nhị, có liên quan tới mọi người. Bạn nên bắt đầu từ khiếm khuyết nhẹ nhất nhưng dễ thấy nhất của văn hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyết nghiêm trọng nhất. Sau đó kết thúc bằng những giải pháp có tính thuyết phục cao
o So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng tốt khi bạn cần làm rõ sự
giống nhau và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật, sự việc. Thông thường, bạn nên đi từ sự giống nhau tới những sự khác nhau.
o Theo trình tự thời gian: Cách này thích hợp dùng để kể 1 câu chuyện, giới thiệu về
lịch sử 1 dân tộc, một vùng đất hay sự hình thành phát triển 1 công ty…
VD: Dùng kết cấu này để trình bày đề tài thuyết trình: “Quá trình tồn tại và diệt vong của dân tộc Maya”, “Hệ thống siêu thị Coopmart – 11 năm hình thành và phát triển”…
o Nguyên nhân và kết quả: Cách này thích hợp cho việc trình bày các đề tài nghiên
cứu khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội.
Bạn sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện.
o Từ tổng quát tới cụ thể: Theo cách này bạn có thể bắt đầu bằng bức tranh tổng thể
của vấn đề rồi đi vào chi tiết ở từng khía cạnh cụ thể. Phương pháp này thích hợp khi trình bày các vấn đề mới.
VD: Khi trình bày dự án thiết kế trang web cho 1 công ty, bạn có thể diễn giải trang web là như thế nào, sau đó đi sâu, chi tiết hơn về lợi ích của trang web đối với công ty, đối với khách hàng của công ty. Cuối cùng là bạn sẽ thiết kế trang web đó như thế nào.
o POP (Problem, Options, Proposal): Theo cách này bạn sẽ đưa ra vấn đề và một số
giải pháp lựa chọn. Sau đó, phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một trong các giải pháp đã nêu.
VD: Dùng phương pháp POP để trình bày chủ đề: “Hiện đại hóa công cụ giảng dạy trong trường ĐH Hoa Sen”.
o Vấn đề và giải pháp: Theo phương pháp này, bạn đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá
và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phương pháp này gần với phương pháp “Nguyên nhân và kết quả” nhưng phương pháp này thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận chứ không đi sâu vào quan hệ nhân –quả.
o Sắp xếp theo không gian: Phương pháp này thích hợp với các chủ đề có liên quan
đến không gian rộng lớn.
VD: Trình bày đề tài: “Các khu công nghiệp Việt Nam trong điều kiện mới”, sau khi giới thiệu tổng quan về các khu CN Việt Nam, bạn nên đi sâu vào vào phân tích theo trình tự: các đặc điểm của KCN vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc, miền Trung rồi mới đến phía Nam.
________________________________________________________________________________C
hương trình Giáo dục Tổng quát –ĐH Hoa Sen 133
Bước 2: Phác thảo nội dung bài thuyết trình
Giống như một văn bản viết, bài thuyết trình thường có 3 phần: • Phần giới thiệu
• Phần thân bài • Phần kết luận
a. Phần mở đầu
“Theo quy luật tâm lý, ở những giây phút đầu tiên người nghe sẽ dễ dàng chú ý vào bạn, họ muốn biết bạn là ai, và sẽ nói vấn đề gì. Sau đó, sự chú ý sẽ dần dần giảm xuống. Cho nên, bạn cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện của bạn.” (Chu Văn Đức 2005, 95). Phần mở đầu rất quan trọng, nếu phần mở đầu tốt bạn sẽ tháo bỏ được rào cản tâm lý, “đầu xuôi đuôi lọt” và sẽ thuận lợi cho việc bạn trình bày phần nội dung chính.
Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố sau:
– Gây ấn tượng: kể một câu chuyện, đọc một câu thơ, diễn một tiểu phẩm, chiếu một video clip, đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện làm khán giả ngạc nhiên, trích dẫn những câu nói nổi tiếng, những số liệu thống kê, một câu đố, trò chơi, một hình ảnh, đặt câu hỏi, vận dụng sự tương phản…
VD Steve Jobs là một người thuyết trình tài ba của hãng Apple, mỗi khi thuyết trình để giới thiệu những sản phẩm lớn của hãng, ông hay cho xem video, đôi khi ông chiếu những đoạn phim video cho thấy nhân viên thích thú thế nào khi chế tạo ra một sản phẩm. Video là công cụ hùng mạnh để thu hút sự chú ý của cử tọa (Carmine Gallo 2011, 42-43)
Phần mở đầu phải đạt được 2 mục đích:
Tạo ra bầu không khí gần gũi, làm cầu nối liên hệ với khán giả.
Thu hút sự tập trung, chú ý của khản giả để họ lắng nghe bạn thuyết trình. Cần lưu ý cần tránh những điều sau trong phần mở đầu (Chu Văn Đức 2005, 95)
Mở đầu quá dài dễ làm giảm hứng thú của người nghe và lấy mất thời gian cho việc bạn trình bày nội dung chính.
Mở đầu không ăn nhập với chủ đề bài nói chuyện.
Mở đầu thiếu tự tin, bằng lời biện hộ hoặc bằng lời xin lỗi.
– Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu về bản thân/nhóm thuyết trình. Biết đựơc bạn là ai và kinh nghiệm, kiến thức của bạn trong lĩnh vực sẽ trình bày, khán giả sẽ tin tưởng hơn.
– Giới thiệu đề tài: tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi thuyết trình và tại sao bạn giới hạn phạm vi như vậy.
– Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình để khán giả chủ động theo dõi.
– Thỏa thuận cơ chế trình bày: Bạn hãy cho khán giả được biết: trong buổi thuyết trình có phần giao lưu với khán giả không? Nếu có thì vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho bạn…
– Chuyển ý: Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần diễn thuyết chính. Nên thay đổi giọng để tăng thêm sựsinh động, hấp dẫn của bài nói.
________________________________________________________________________________C
hương trình Giáo dục Tổng quát –ĐH Hoa Sen 134
– Nếu bài thuyết trình ngắn thì mỗi vấn đề nên được trình bày thành một đoạn văn. Bài thuyết trình dài thì mỗi ý được trình bày thành một đoạn văn, mỗi vấn đề gồm nhiều ý.Có thể sử dụng các kết cấu trình bày đã được đề cập đến trong phần bước 1, giai đoạn 3 của tài liệu liệu này.
– Mỗi vấn đề được trình bày có các thành phần: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh những trọng tâm, minh họa nội dung, nhận xét, kết luận, chuyển ý.
– Để tăng thêm sức thuyết phục cho bài thuyết trình, nên sử dụng những biện pháp tu từ của nghệ thuật hùng biện và các biện pháp, kỹ thuật hỗ trợ sẽ được trình bày ở phần sau.
– Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý –câu kết nối giữa các phần, các ý với nhau. Trong bài thuyết trình nên có nhiều cách chuyển ý khác nhau giúp bài nói thêm phần sinh động.
Ví dụ:
Trước hết, tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về…
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về… phần tiếp theo xin trình bày về… Trên cơ sở những đánh giá ở… (nêu tên phần), xin đề xuất các giải pháp… Nói tóm lại…
Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận… c. Phần kết luận.
Theo quy luật tâm lý, con người thường dễ dàng chú ý và ghi nhớ ở thời điểm đầu và thờiđiểm cuối của một quá trình. Như vậy, một lần nữa người nghe sẽ chú ý vào bạn ở những giây phút cuối cùng của bài thuyết trình. Bạn cần tận dụng quy luật này để giúp người nghe đọng lại được trong trí nhớ họ những điều quan trọng và tùy theo chủ đề thuyết trình bạn có thể đưa ra những lời kêu gọi hành động hoặc những nhiệm vụ trong tương lai (Chu Văn Đức 2005, 98).
Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay, cần chú ý 3 yếu tố:
– Cơ chế chuyển sang phần kết: Để tránh cho khán giả khỏi hụt hẫng, bất ngờ, bạn nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyển ý. Tiếp đó cảm ơn khán thính giả đã chú ý lắng nghe, đề nghị họ đặt câu hỏi. Có thể đề nghị khán giả cho xin lại bảng hỏi nếu đã phát trước đó. Trả lời các câu hỏi nếu có thể và đủ thời gian.
– Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình.
Lưu ý: Tùy trường hợp, có thể đưa phần tóm tắt nội dung lên trước phần yêu cầu khán thính giả đặt câu hỏi và trả lời.
– Câu kết. Bạn cần biết căn cứ vào những bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thể để nêu câu kết.
VD: Tại hội thảo quan trọng, đối tượng nghe là người lớn tuổi thì câu kết thích hợp là “Xin cảm ơn”. Còn với đối tượng là người trẻ tuổi (8x, 9x) thì nên chọn câu kết độc đáo, trẻ trung hơn, có thể là một câu kêu gọi hành động. Ví dụ “còn chờ gì nữa” cho các chủ đề thuyết trình giới thiệu sản phẩm hoặc kêu gọi sự thay đổi hành vi hoặc có thể kết bằng câu danh ngôn.
________________________________________________________________________________C
hương trình Giáo dục Tổng quát –ĐH Hoa Sen 135
Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Tập trung trả lời những câu hỏi:
• Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là các từ chuyên môn, từ mới) mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không?
• Các dữ liệuminh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày sinh động chưa?
• Những vấn đề nào cần đưa lên slide? Dùng loại nền nào, hình ảnh gì để minh họa là thích hợp nhất?
• Những chỗ nào khán giả có thể phản ứng và bạn sẽ phúc đáp ra sao? • Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm?
Giai đoạn 5: Thuyết trình thử
• Đọc kỹ bản thảo cuối cùng của bài phát biểu.
• Nắm vững nội dung của bài phát biểu, đặc biệtlà các ý chính, chủ yếu. • Nhớ kỹ phần giới thiệu. Bạn sẽ tự tin hơn với phần mở đầu trôi chảy. • Hãy sẵn sàng những thẻ gợi ý (nếu cần).
• Tập dượt thuyết trình kết hợp với slide power point và thẻ nhớ.
• Chú ý kết hợp hài hòa cả hai hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. • Có thể nhờ người khác làm cử tọa để bạn có cảm giác “thật” hơn khi tập dượt.
Tổng kết quy trình TOPP: (Đoàn Thị Hồng Vân 2006, 108-131)
Các giai đoạn Công việc cần làm
Giai đoạn 1: Phân tích
khán giả Cần xác định rõ:- Khán giả là ai?
- Họ cần gì? Họ muốn biết gì?
- Động lực của họ khi tới buổi thuyết trình?
- Họ kỳ vọng gì ở buổi nói chuyện? Giai đoạn 2: Xác định
chủ đề và nội dung thuyết trình
Sử dụng quy tắc ABC để:
- Xác định chủ đề và nội dung cần thuyết trình.
- Động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung chủ yếu, những điểm cần nhấn mạnh.