Trách nhiệm quản trị nhân lực trƣớc hết thuộc về các nhà lãnh đạo và quản trị ở các cấp, các bộ phận trong tổ chức nhƣ: Tổng Giám đốc, Giám đốc, Trƣởng phòng, ban, Quản đốc phân xƣởng… Dù hoạt động ở lĩnh vực nào, đảm nhiệm vị trí nào trong tổ chức và với một quy mô nhƣ thế nào thì tất cả những ngƣời quản trị đều phải trực tiếp giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực vì đó chính là những vấn đề cốt lõi đối với mỗi ngƣời quản trị.
Bộ phận chức năng về quản trị nhân lực của công ty có trách nhiệm trợ giúp cho các cán bộ quản trị và lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực trong bộ phận của mình. Chẳng hạn phòng quản trị nhân lực xây dựng các mẫu phiếu để giúp nhà quản trị đo lƣờng đƣợc kết quả thực hiện công việc của những ngƣời dƣới quyền. Còn việc đánh giá thì đƣợc thực hiện bởi chính những nhà quản trị đó. Nói cách khác, bộ phận chức năng về quản trị nhân lực chịu trách nhiệm trƣớc hết về việc giúp cho tổ chức có thể đạt đƣợc các mục tiêu kinh doanh thông qua việc thiết kế các chƣơng trình nguồn nhân lực, còn những nhà quản trị khác là những ngƣời thực hiện các chƣơng trình đó. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi nhà quản trị chính là một nhà quản trị nhân lực.
Vai trò của bộ phận quản trị nhân lực thể hiện trân những lĩnh vực sau: Thứ nhất, Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực
Bộ phận quản trị nhân lực đề xuất hoặc phối hợp soạn thảo các chính sách, thủ tục cần thiết liên quan đến quản trị nhân lực trong tổ chức, bao gồm:- Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động, mối quan hệ,… của các phòng ban, nhân viên.
- Các chính sách, quy chế về tuyển dụng, nhƣ tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, các quy định về thời gian thử việc, giờ giấc làm việc, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không lƣơng, thuyên chuyển lao động…
- Các chính sách về tiền lƣơng nhƣ chế độ lƣơng, thƣởng, phụ cấp, thăng tiến - Các chính sách về đào tạo
- Các quy chế về kỷ luật lao động - Các quy định về an toàn lao động - Các chính sách phúc lợi…
Thứ hai, Thực hiện hoặc phối hợp thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực
Trong doanh nghiệp, liên quan đến quản trị nhân lực cần thực hiện nhiều hoạt động nhƣ phân tích công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, đào tạo và phát triển... Trong vai trò này, các nhân viên quản trị nhân lực thực hiện các hoạt động mà việc thực hiện các hoạt động đó bởi một bộ phận tập trung sẽ có hiệu quả hơn so với các nỗ lực độc lập của một vài đơn vị khác nhau. Những hoạt động này là những hoạt động phục vụ trực tiếp cho các cán bộ quản trị trực tuyến hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức ví dụ
nhƣ tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo định hƣớng, ghi chép hồ sơ, thực hiện các báo cáo về nhân sự, quản trị tiền lƣơng, quản trị tiền thƣởng, các thủ tục nghỉ phép, nhỉ không lƣơng…
Thứ ba, Tƣ vấn cho các nhà quản trị trực tuyến về các kỹ năng quản trị nhân lực. Trong vai trò này, các chuyên gia quản trị nhân lực đƣợc coi nhƣ những ngƣời tƣ vấn nội bộ, thu thập thông tin, phân tích các vấn đề nhằm thiết kế các giải pháp, đƣa ra sự trợ giúp và hƣớng dẫn đối với những ngƣời quản trị khác để giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực trong tổ chức. Chẳng hạn, cán bộ quản trị nguồn nhân lực đƣa ra những lời tƣ vấn về biên chế, đánh giá thực hiện công việc, các chƣơng trình đào tạo và thiết kế lại công việc. Trong những tình huống nhƣ vậy, phòng quản trị nhân lực cung cấp đầu vào để các cán bộ quản trị trực tuyến ra các quyết định.Thứ tƣ, Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chính sách và chức năng quan trọng trong nội bộ tổ chức. Để thực hiện vai trò này, phòng quản trị nhân lực xây dựng các chính sách, các thủ tục, quy chế và giám sát sự thực hiện chúng. Khi thực hiện vai trò này, các thành viên của bộ phận quản trị nhân lực đƣợc coi là những ngƣời đại diện hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền của nhà quản trị cấp cao. Do yêu cầu của luật pháp, vai trò kiểm tra ngày càng trở nên quan trọng trong các lĩnh vực nhƣ an toàn, tuyển dụng, quan hệ lao động và thù lao lao động.
Trong tổ chức, thƣờng phân biệt ba loại quyền hạn: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mƣu và quyền hạn chức năng.
Quyền hạn trực tuyến thuộc về những ngƣời quản trị trực tuyến và những ngƣời quản trị
chung. Những ngƣời quản trị trực tuyến có quyền ra quyết định và chỉ thị đối với cấp dƣới trong các lĩnh vực sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Họ giám sát các nhân viên sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, họ chịu trách nhiệm ra các quyết định tác nghiệp.
Các đơn vị đƣợc giám sát bởi những ngƣời quản trị trực tuyến có trách nhiệm tới cùng đối với thực hiện tác nghiệp thắng lợi của tổ chức. Những ngƣời quản trị chung chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của một bộ phận sản xuất hay toàn bộ tổ chức.
Bộ phận quản trị nhân lực là một bộ phận quản trị chức năng (hay còn gọi là bộ phận tham mƣu), tƣơng tự các bộ phận chức năng khác nhƣ kiểm tra chất lƣợng, kỹ thuật … và do đó thực hiện quyền hạn tham mƣu và quyền hạn chức năng.
Quyền hạn tham mưu thể hiện ở quyền tham dự các cuộc họp bàn về các phƣơng án
phát triển, cải tổ tổ chức có liên quan tới nguồn nhân lực; quyền phát biểu giải thích, thuyết phục, tƣ vấn, cho lời khuyên đối với các cán bộ quản trị và lãnh đạo về tất cả những vấn đề có liên quan đến nguồn nhân lực.
Quyền hạn chức năng thể hiện ở quyền nhận, thu thập các tài liệu, thông tin từ các bộ
phận khác trong tổ chức có liên quan để xử lý các vấn đề nguồn nhân lực; quyền tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhân viên quản trị nhân lực với các nhân viên thuộc các bộ phận khác trong doanh nghiệp, cũng nhƣ các cán bộ, chuyên gia ngoài doanh nghiệp để nghiên cứu, phổ biến các vấn đề nguồn nhân lực cũng nhƣ thực hiện các biện pháp, phƣơng án quản trị nhân lực.
Quyền hạn chức năng của bộ phận quản trị nhân lực còn thể hiện ở quyền kiểm soát các hoạt động quản trị nhân lực ở các bộ phận trong tổ chức và nếu đƣợc quản trị cấp trên uỷ quyền có thể ra quyết định đối với một số hoạt động nhất định.