Quy mô và cơ cấu của bộ phận quản trị nhân lực của một tổ chức đƣợc quyết định tuỳ thuộc vào lƣợng thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ cho việc ra các quyết định tức là khối lƣợng các công việc quản trị cần phải giải quyết và cách thức thực hiện chúng. Do đó, tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức (tổng công ty, công ty, xƣởng sản xuất,...) và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong, bên ngoài của tổ chức nhƣ: đặc điểm công việc và sự phức tạp của hoạt động; trình độ của nhân lực và quản trị nhân lực; quan hệ sở hữu của tổ chức và các quan hệ giữa công nhân với lãnh đạo và công đoàn; tình hình thị trƣờng lao động và cạnh tranh; tình hình phát triển kinh tế của đất nƣớc; các chính sách kinh tế - xã hội của Nhà nƣớc; các quy định về luật pháp của Nhà nƣớc trong lĩnh vực lao động, sự phát triển của công nghệ và kỹ thuật; tƣ duy của nhà quản trị để lựa chọn quy mô và cơ cấu bộ phận quản trị nhân lực cho phù hợp...
Khi hình thành bộ phận chức năng quản trị nhân lực trong một tổ chức hoặc trong mỗi cấp quản trị của tổ chức phải tính đến chức năng, nhiệm vụ đặt ra cho bộ phận đó trên cơ sở phân tích khối lƣợng công việc và các yếu tố ảnh hƣởng đến nó. Mục tiêu là xây dựng đƣợc một cơ cấu gọn nhẹ, tránh sự cồng kềnh, chồng chéo giữa các chức năng để có thể giải quyết nhanh và hiệu quả các vấn đề đặt ra.
Bộ phận quản trị nhân lực đƣợc thành lập phải đáp ứng các yêu cầu chủ yếu sau đây:
Yêu cầu cân đối: cân đối về số ngƣời thực hiện, cơ sở vật chất, tiền vốn đƣợc phân bổ
trong tƣơng quan với khối lƣợng công việc phải thực hiện và sự đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức cũng nhƣ trong tƣơng quan với các bộ phận chức năng khác.
Yêu cầu linh hoạt: phải có cơ cấu tổ chức và những quy định linh hoạt, có thể điều
chỉnh để đáp ứng kịp thời, có hiệu quả các yêu cầu về nguồn nhân lực của tổ chức.
Hiện nay, trong các tổ chức, bộ phận chức năng về quản trị nhân lực đƣợc thành lập với quy mô rất đa dạng và tên gọi cũng không thống nhất. Các doanh nghiệp nƣớc ngoài hoặc liên doanh với nƣớc ngoài thƣờng thành lập phòng quản trị nhân lực/quản trị nhân sự, thể hiện một cách nhìn hiện đại đối với công tác quản lý lao động. Ở các doanh nghiệp khác, bộ phận này thƣờng đƣợc thành lập thành một phòng, một ban độc lập với các tên gọi khác nhau nhƣ phòng hay ban "tổ chức lao động", "tổ chức cán bộ", "lao động - tiền lƣơng" hoặc sáp nhập với chức năng quản trị hành chính thành phòng "tổ chức - hành chính", "hành chính tổng hợp"... Nhƣ trên đã đề cập, vấn đề đặt ra là tuỳ thuộc vào các điều kiện cụ thể của tổ chức mà lựa chọn và hình thành bộ phận chức năng cho phù hợp về mặt quy mô, cách tổ chức, tên gọi cũng nhƣ sự phân nhóm các chức năng nhỏ bên trong nhƣ tuyển dụng, tiền lƣơng, đào tạo, an toàn, quan hệ lao động...
Phòng quản trị nhân lực theo các nhóm nhiệm vụ cụ thể và đƣợc tập hợp thành các bộ phận (ban, tổ) trong phòng. Quy mô của phòng còn phụ thuộc rất nhiều vào quy mô sản xuất của doanh nghiệp, cùng với các đặc điểm, tính chất phức tạp của các sản phẩm và công nghệ gia công chúng. Trên cơ sở phân tích công việc, doanh nghiệp sẽ tính toán và định biên lao động cho phòng quản trị nhân lực. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của phòng này có các bộ phận:
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của bộ phận quản trị nhân lực
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể chỉ có một, hai nhân viên phụ trách tất cả các chức năng hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Trong những tổ chức, doanh nghiệp (thƣờng là các doanh nhiệp rất nhỏ), lãnh đạo trực tuyến sẽ phải đảm nhiệm tất cả các chức năng liên quan đến quản trị nhân lực của doanh nghiệp.
Trong thực tế, tỷ lệ giữa số lƣợng nhân viên của doanh nghiệp trên một nhân viên của phòng quản trị nhân lực thay đổi phụ thuộc chủ yếu vào quy mô của doanh nghiệp.