Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần đƣợc thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình xây dựng và thực hiện các chiến lƣợc và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thƣờng, quá trình lập kế hoạch nhân lực đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau đây:
1. Phân tích môi trƣờng và các nhân tố ảnh hƣởng 2. Dự báo nhu cầu nhân lực
3. Dự báo cung nhân lực
4. Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực
5. Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình quản trị nguồn nhân lực đã đề ra trong bƣớc 4
6. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện
Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực đƣợc thể hiện trong hình 3.1.
Hình 3.1: Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Phân tích môi trƣờng và các nhân tố ảnh hƣởng
Dự báo khối lƣợng công việc, phân tích
công việc
Cân đối cung/cầu nhân lực
Dự báo nhu cầu nhân lực
Chính sách, kế hoạch chƣơng trình
- Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển - Chính sách đãi ngộ - Quan hệ lao động…
Kiểm tra, đánh giá, phân tích Dự báo
3.2.1 Phân tích môi trường
Phân tích môi trƣờng là cơ sở cho việc xác định mục tiêu, chiến lƣợc của tổ chức nói chung và hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Môi trƣờng kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: môi trƣờng bên ngoài và môi trƣờng bên trong.
a. Môi trường bên ngoài
Môi trƣờng bên ngoài bao gồm các yếu tố nhƣ khung cảnh kinh tế, dân số và lực lƣợng lao động trong xã hội, luật lệ của Nhà nƣớc, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng và chính quyền/đoàn thể.
Môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng rất lớn đến các hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi phân tích kỹ môi trƣờng bên ngoài, công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Từ mục tiêu này, doanh nghiệp sẽ đề ra chiến lƣợc và chính sách nhân lực cho toàn doanh nghiệp. Giai đoạn này chúng ta gọi là hoạch định chiến lược nguồn nhân lực
(strategic planning) do chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc đề ra, sau khi tham khảo với các cấp quản trị cấp dƣới.
- Các bƣớc ngoặt của nền kinh tế có thể ảnh hƣởng tới nhu cầu về nhân lực trong giai đoạn phát triển của nền kinh tế, nhu cầu về nhân lực có thể tăng lên và ngƣợc lại, khi nền kinh tế ở giai đoạn suy thoái thì nhu cầu về nhân lực có thể giảm xuống. Ngoài ra, tình hình lạm phát, tình trạng thất nghiệp và lãi suất ngân hàng đều có ảnh hƣởng tới nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, những thay đổi về xã hội (nhƣ có chiến tranh đột xuất) có thể ảnh hƣởng tới nhu cầu của một tổ chức.
- Những thay đổi về chính trị và luật pháp sẽ có ảnh hƣởng tới nhu cầu tƣơng lai của một tổ chức (chẳng hạn nhƣ một bộ luật mới về lao động sẽ có tác dụng động viên hay hạn chế ngƣời lao động cung cấp sức lao động cho các doanh nghiệp) .
- Các thay đổi về kỹ thuật và công nghệ ảnh hƣởng lớn đến nhu cầu tƣơng lai của một tổ chức. Một khi công nghệ đƣợc cải tiến, bản chất công việc trở nên phức tạp hơn, một số nghề mới xuất hiện và một số nghề cũ mất đi. Và nhƣ thế, nhu cầu về nhân lực có sự thay đổi, các doanh nghiệp thƣờng thiếu những công nhân có tay nghề cao và có nghề mới.
- Cuối cùng là sự cạnh tranh của các đối thủ cũng nhƣ sự cạnh tranh có tính chất toàn cầu tăng lên làm cho các doanh nghiệp, một mặt, phải không ngừng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên của mình và mặt khác, phải giảm bớt chi phí cho lao động, phải tiết kiệm chi phí tiền lƣơng để giảm giá thành sản phẩm và tăng sức mạnh cạnh tranh. Điều đó làm cho các doanh nghiệp có chiến lƣợc sử dụng nhân lực theo hƣớng chọn lọc hơn và tinh nhuệ hơn...
b. Môi trường bên trong
Môi trƣờng bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích, chính sách và chiến lƣợc của tổ chức, đặc điểm nguồn nhân lực, bầu không khí văn hóa của tổ chức, các cổ đông và sau cùng là công đoàn.
- Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh doanh và đƣa ra thị trƣờng sẽ yêu cầu số lƣợng, chất lƣợng, trình độ lao động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác nhau. Do đó, công tác kế hoạch hoá nguồn
nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp.
- Các mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp sẽ ảnh hƣởng tới nhu cầu tƣơng lai của nó. Khi dự báo có sự tăng trƣởng, có sự đầu tƣ mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản phẩm mới... thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngƣợc lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất - kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi;
- Một sự đầu tƣ mới về công nghệ hay một sự thu hẹp về tài chính cũng làm cho các doanh nghiệp phải xem xét lại nhân lực của mình;
- Hơn nữa, việc dự báo về bán hàng và sản xuất sản phẩm cũng quyết định đến nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp (ví dụ nhƣ nhu cầu về nhân lực tƣơng lai của doanh nghiệp sẽ phát triển lên hay thu hẹp đi sẽ tƣơng ứng với giai đoạn phát triển hay suy tàn của chu kỳ sống của sản phẩm doanh nghiệp).
- Độ dài thời gian của kế hoạch hóa nguồn nhân lực cũng ảnh hƣởng đến kế hoạch hoá nhân lực. Kế hoạch hoá nhân lực có thời hạn ngắn từ 1 tháng đến 1 năm, hoặc trong khoảng thời gian dài từ 3 năm đến 5 hoặc 7 năm, phụ thuộc vào các nhân tố từ môi trƣờng bên trong và môi trƣờng bên ngoài của tổ chức.
- Sự thay đổi tự nhiên lực lƣợng lao động của doanh nghiệp. Theo thời gian, lực lƣợng lao động của doanh nghiệp tất yếu sẽ thay đổi nhƣ có sự nghỉ hƣu, có sự ra đi, thay đổi, thuyên chuyển và kết thúc hợp đồng lao động... Các nhà quản lý nhân lực có thể dự báo trƣớc đƣợc những thay đổi này. Còn những thay đổi do sự vắng mặt, sự thiếu năng lực và tai nạn hoặc chết thì khó có thể biết trƣớc đƣợc. Việc theo dõi và cung cấp các thông tin về những thay đổi về lực lƣợng lao động trên là trách nhiệm của Phòng nhân sự.
3.2.2. Dự báo nhu cầu nhân lực
Dự báo nhu cầu nhân lực là dự báo số lƣợng và cơ cấu nhân lực cần thiết để hoàn thành số lƣợng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lƣợng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Dự báo nhu cầu nhân lực đƣợc chia làm hai loại: dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn và dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn. Đối với mỗi loại dự báo nhu cầu nhân lực có thể áp dụng các phƣơng pháp khác nhau.
3.2.2.1. Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn
Dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn là dự báo nhu cầu nhân lực trong khoảng thời gian 1 năm. Tùy theo đặc điểm của mỗi tổ chức, khoảng thời gian dự báo có thể linh hoạt hơn. Trong ngắn hạn cần phải xác định rõ số lao động cụ thể trong từng nghề, từng loại lao động.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại sản phẩm… để dự báo nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn có thể sử dụng các phƣơng pháp định lƣợng căn cứ vào thời gian lao động hao phí, năng suất lao động, căn cứ vào tiêu chuẩn định biên. Quá trình dự báo nhu cầu nhân lực trong ngắn hạn đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
- Sử dụng các tỷ số quy đổi hoặc tiêu chuẩn định biên, thời gian lao động hao phí cho một đơn vị sản phẩm… để tính tổng số giờ lao động cần thiết để hoàn thành mỗi loại công việc hoặc mỗi loại sản phẩm.
- Quy đổi tổng số giờ lao động ra số ngƣời lao động của mỗi nghề, mỗi loại công việc, mỗi loại sản phẩm, xác định tổng số lao động của tổ chức.
a. Phƣơng pháp dự báo cầu nhân lực theo thời gian lao động hao phí
Trong phƣơng pháp này, nhu cầu nhân lực cho năm tới đƣợc xác định căn cứ vào thời gian lao động hao phí để hoàn thành số lƣợng sản phẩm, khối lƣợng công việc, nhiệm vụ của năm kế hoạch; quỹ thời gian làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch; hệ số tăng năng suất lao động dự tính của năm kế hoạch.
m n n i i i L K T Q t D Trong đó:
DL - Cầu lao động năm kế hoạch của tổ chức
ti – Thời gian lao động hao phí để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm Qi – Tổng số sản phẩm i cần sản xuất trong năm kế hoạch
Tn – Quỹ thời gian làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch Km – Hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch
n - Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch
Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng để dự báo nhu cầu nhân lực cho những công việc, những sản phẩm xác định đƣợc hao phí lao động cần thiết tức là có mức lao động làm căn cứ khoa học.
b. Phƣơng pháp dự báo nhu cầu nhân lực theo năng suất lao động
Trong phƣơng pháp này nhu cầu nhân lực năm kế hoạch đƣợc xác định theo công thức sau:
W Q DL
Trong đó:
DL – Cầu lao động năm kế hoạch Q - Tổng sản lƣợng năm kế hoạch
W – Năng suất lao động bình quân của một lao động năm kế hoạch c. Phƣơng pháp dự báo nhu cầu nhân lực theo tiêu chuẩn định biên
Tiêu chuẩn định biên là khối lƣợng công việc/nhiệm vụ mà một ngƣời phải đảm nhiệm. Ví dụ: Số sinh viên/giảng viên, số máy điện thoại/lao động.
3.2.2.2. Dự báo cầu nhân lực dài hạn
Dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn thƣờng đƣợc tiến hành cho thời hạn trên 1 năm, có thể từ 3 đến 5 năm hoặc 7 năm.
Để dự báo nhu cầu nhân lực dài hạn cần căn cứ mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh của tổ chức trong tƣơng lai, dự đoán những thay đổi về kỹ thuật, công nghệ, tác động của môi trƣờng… Sau đây là một số phƣơng pháp dự báo nhu cầu nhân lực trong dài hạn.
a. Dự báo cầu nhân lực của tổ chức dựa vào cầu nhân lực của từng đơn vị, bộ phận
Căn cứ vào mục tiêu hoạt động, khối lƣợng công việc cần hoàn thành trong kỳ kế hoạch, mỗi đơn vị dự đoán nhu cầu nhân lực cần thiết để hoàn thành khối lƣợng công việc đó. Cầu nhân lực trong kỳ kế hoạch của tổ chức đƣợc tổng hợp từ cầu nhân lực của các đơn vị.
b. Phƣơng pháp ƣớc lƣợng trung bình
Cầu nhân lực của tổ chức trong kỳ kế hoạch đƣợc dự báo trên cơ sở nhu cầu nhân lực bình quân của tổ chức trong các kỳ trƣớc đó.
c. Phƣơng pháp tính theo tiêu chuẩn thời gian lao động hao phí của một đơn vị sản lƣợng
Cầu nhân lực năm kế hoạch đƣợc xác định theo công thức sau: T
txQ DL
Trong đó:
DL – Cầu nhân lực năm kế hoạch
Q - Tổng sản lƣợng cần sản xuất năm kế hoạch
t – Tiêu chuẩn thời gian lao động hao phí của một đơn vị sản lƣợng năm kế hoạch T - Tổng số giờ làm việc bình quân của 1 lao động năm kế hoạch
Ngoài ra để dự báo nhu cầu nhân lực trong dài hạn có thể sử dụng các phƣơng pháp dự báo theo đƣờng xu hƣớng, hồi quy tƣơng quan, phƣơng pháp chuyên gia.
3.2.3. Dự báo cung nhân lực
Sau khi dự đoán cầu nhân lực, cần tiến hành dự đoán cung nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch. Tổ chức phải đánh giá, phân tích và dự đoán khả năng có bao nhiêu ngƣời sẵn sàng làm việc cho tổ chức để có biện pháp thu hút, sử dụng và khai thác tiềm năng của ngƣời lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Dự đoán cung nhân lực từ hai nguồn: cung nhân lực từ bên trong tổ chức (tức là phân tích nhân lực hiện có trong tổ chức) và cung nhân lực từ bên ngoài tổ chức.
3.2.3.1. Dự đoán cung nhân lực trong nội bộ tổ chức/ Phân tích nhân lực hiện có của tổ chức
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực yêu cầu phân tích kỹ lực lƣợng lao động hiện có của tổ chức về số lƣợng và cơ cấu lực lƣợng lao động.
Muốn vậy cần thực hiện theo trình tự sau đây:
Bước 1: Phân loại lực lượng lao động hiện có trong tổ chức
Số lƣợng nhân lực hiện có trong tổ chức trƣớc hết phải đƣợc phân loại theo các tiêu thức khác nhau nhƣ: Giới tính, tuổi, theo nghề, theo trình độ lành nghề, sức khoẻ, thâm niên
công tác, tình trạng gia đình, theo công nhân, tiềm năng cho phát triển và đề bạt… làm cơ sở cho phân tích.
Bước 2: Phân tích nhân lực hiện có trong tổ chức
Khi phân tích nhân lực hiện có trong tổ chức cần thực hiện các nội dung sau:
- Phân tích cơ cấu tuổi của lực lƣợng lao động hiện có trong tổ chức. Phân tích cơ cấu nhân lực theo giới tính: nam, nữ để đánh giá mức độ phù hợp với yêu cầu công việc.
- Phân tích trình độ văn hóa của ngƣời lao động theo các nghề, loại công việc.
- Phân tích kết cấu trình độ, nghề nghiệp của ngƣời lao động theo từng cấp bậc (chẳng hạn: bậc 1; bậc 2; bậc 3; bậc 4…) so với nhu cầu. Hoặc phân tích so sánh trình độ (bằng cấp đạt đƣợc, chuyên ngành đã đƣợc đào tạo) của cán bộ quản lý, lãnh đạo với yêu cầu của công việc.
- Phân tích so sánh mức độ phức tạp của công việc và trình độ lành nghề của công nhân thông qua so sánh cấp bậc công việc và cấp bậc công nhân theo từng nghề, từng bậc biết đƣợc mức độ phù hợp, không phù hợp và có chiến lƣợc nhân lực thích ứng cho thời kỳ kế hoạch.
- Tập trung phân tích những công việc cụ thể hoặc loại công việc thƣờng có tỷ lệ thay thế lao động cao; vắng mặt nhiều; vi phạm kỷ luật lao động hoặc hoàn thành công việc ở mức độ thấp, tình hình sử dụng thời gian lao động của các loại lao động.
- Chỉ rõ những ngƣời sẽ về hƣu, sẽ nghỉ việc trong từng năm kế hoạch để có kế hoạch thông báo cho ngƣời lao động biết trƣớc đồng thời chuẩn bị ngƣời thay thế một cách chủ động.
Để phân tích tình hình nhân lực của tổ chức có thể sử dụng phƣơng pháp so sánh lực lƣợng nhân lực hiện có trong tổ chức theo từng tiêu thức với yêu cầu công việc mà họ đang đảm nhận hoặc so sánh tình hình nhân lực hiện có với yêu cầu công việc trong năm kế hoạch sắp tới nhằm đạt đƣợc mục tiêu sản xuất kinh doanh của tổ chức.
(1) Phân tích kết cấu nghề nghiệp của lao động trong doanh nghiệp
Đảm bảo nhu cầu lao động theo từng nghề trong doanh nghiệp chẳng những đảm bảo tính đồng bộ về lao động giữa các nghề trong dây chuyền sản xuất mà còn tạo điều kiện để sử dụng lao động hợp lý theo các nghề, tận dụng năng lực máy móc thiết bị hiện có. Bởi vì nếu một nghề nào đó bị thừa lao động so với nhu cầu sẽ dẫn đến bố trí lao động không đúng