2.3.1.1. Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định các điều kiện tiến hành; các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng của ngƣời lao động để thực hiện tốt công việc.
Phân tích công việc đƣợc tiến hành để xác định: ở từng công việc cụ thể ngƣời lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào đƣợc sử dụng; những mối quan hệ nào đƣợc thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể; cũng nhƣ các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà ngƣời lao động cần phải có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc giúp nhà quản lý xác định đƣợc các kỳ vọng của mình đối với ngƣời lao động và ngƣời lao động hiểu đƣợc nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời phân tích công việc giúp nhà quản lý đƣa ra đƣợc các quyết định nhân sự đúng đắn nhƣ: tuyển dụng, đề bạt, đãi ngộ... dựa trên các tiêu thức liên quan đến công việc chứ không mang tính chủ quan.
Khi phân tích công việc cần thu thập các thông tin sau:
- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ điều kiện tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣởng, tầm quan trọng của công việc, điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực các rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong quá trình làm việc …
- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc nhƣ các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cần có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc..
- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc nhƣ số lƣợng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
- Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Khi phân tích công việc cần xây dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản lý nguồn nhân lực. Một ngƣời quản lý hiểu đƣợc những yêu cầu này là ngƣời có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng ngƣời cho các vị trí làm việc của doanh nghiệp vào thời điểm tại và trong tƣơng lai dài hạn.
2.3.1.2. Tác dụng của phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân lực. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng ngƣời vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hƣớng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những ngƣời nhƣ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nhân lực trong doanh nghiệp trình bày trong sơ đồ sau:
Tuyển dụng chọn lựa nhân viên Đào tạo huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên Định giá công việc Trả công, khen thƣởng đối với nhân viên
Hình 2.1. Tác dụng của phân tích công việc
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
- Định hƣớng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chƣơng trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lƣơng và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra đƣợc những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của ngƣời lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục đƣợc thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.
Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đƣợc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lƣơng, kích thích họ kịp thời, chính xác.
Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phân tích công việc
Bản tiêu chuẩn công vệc Bản mô tả công việc