Để đạt hiệu quả, quá trình tuyển mộ cần phải đƣợc tiến hành có kế hoạch và mang tính chiến lƣợc rõ ràng. Thông thƣờng quá trình tuyển mộ gồm các bƣớc sau:
4.3.3.1. Xây dựng chiến lược tuyển mộ
Tuyển mộ là chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực. Bộ phận nguồn nhân lực là cơ quan tham mƣu cho các cấp lãnh đạo trong tổ chức (Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc,…) về việc hoạch định các chính sách tuyển mộ nhƣ: Xác định nhu cầu tuyển mộ, địa chỉ tuyển
mộ, kinh phí tuyển mộ, các mục tiêu tuyển mộ cụ thể. Bộ phận nhân lực chịu trách nhiệm về hầu hết các hoạt động tuyển mộ của tổ chức, khuyến nghị các chính sách lên các cấp lãnh đạo và quản lý các cấp về xây dựng chiến lƣợc và các quy trình quảng cáo tìm ngƣời xin việc, thu thập các thông tin từ ngƣời xin việc, lựa chọn và sàng lọc các thông tin này, để thu hút đƣợc những ngƣời có đủ phẩm chất đáp ứng các yêu cầu công việc, để có khả năng đƣợc lựa chọn. Đồng thời bộ phận nhân lực cũng chịu trách nhiệm việc đánh giá quá trình tuyển mộ, nghiên cứu để đƣa ra đƣợc những quy trình tuyển mộ có hiệu quả nhất.
Các “Bản mô tả công việc” và “Bản tiêu chuẩn công việc ” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển mộ. Đây chính là cơ sở để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà ngƣời xin việc cần có, là cơ sở để xây dựng nội dung quảng cáo và thông báo tuyển mộ.
Nội dung của chiến lƣợc tuyển mộ bao gồm: a. Lập kế hoạch tuyển mộ
Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu ngƣời cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc giúp cho tổ chức quyết định đƣợc bao nhiêu ngƣời cần tuyển mộ cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lƣợng các ứng viên còn lại ở từng bƣớc trong quá trình tuyển chọn và số ngƣời sẽ đƣợc chấp nhận vào bƣớc tiếp theo. Trong kế hoạch tuyển mộ, doanh nghiệp phải xác định đƣợc các tỷ lệ sàng lọc chính xác và hợp lý.
Tỷ lệ sàng lọc có ảnh hƣởng tới chi phí tài chính, tâm lý của ngƣời dự tuyển và kỳ vọng của ngƣời xin việc. Do đó khi xác định tỷ lệ sàng lọc ta cần phải căn cứ vào các yếu tố nhƣ:
- Thị trƣờng lao động (cung – cầu lao động ) - Chất lƣợng nguồn tuyển mộ
- Mức độ phức tạp của công việc
- Tâm lý chọn nghề của tập thể ngƣời lao động - Kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển mộ
Khi lập kế hoạch tuyển mộ cần chú ý tới cơ hội có việc làm công bằng cho ngƣời lao động không nên có các biểu hiện thiên vị, định kiến khi tuyển mộ. Sau khi xác định số lƣợng ngƣời cụ thể cần tuyển mộ thì phải xác định các nguồn tuyển mộ, thời gian và phƣơng pháp tuyển mộ.
b. Xác định nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ
Để tuyển mộ đƣợc đủ số lƣợng và chất lƣợng ngƣời lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu ngƣời, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy ngƣời từ bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy ngƣời từ bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phƣơng pháp tuyển phù hợp. Tuyển mộ từ bên ngoài hay đề bạt ngƣời lao động từ vị trí công việc thấp hơn lên vị trí công việc cao hơn là một vấn đề phải xem xét kỹ vì các lý do sau:
Nguồn nhân lực bên trong tổ chức
Đối với những ngƣời đang làm việc trong tổ chức, khi doanh nghiệp tuyển mộ những ngƣời vào làm việc tại các vị trí cao hơn mà vị trí họ đang đảm nhận sẽ tạo đƣợc động cơ tốt cho tất cả những ngƣời làm việc trong tổ chức. Vì khi họ biết có cơ hội đƣợc đề bạt họ sẽ làm
việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, sẽ làm tăng sự thỏa mãn đối với công việc, sẽ tăng đƣợc tình cảm, sự trung thành của ngƣời lao động đối với tổ chức.
Ƣu điểm của nguồn này là:
- Ngƣời lao động đã quen với công việc trong tổ chức, hiểu về mục tiêu, cách thức làm việc của doanh nghiệp nên sẽ thuận lợi trong công việc, tiết kiệm đƣợc thời gian làm quen với công việc.
- Quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn - Tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên trong doanh nghiệp
- Nhân viên đã đƣợc thử thách về lòng trung thành, tính tận tụy, tinh thần trách nhiệm với doanh nghiệp
- Là phần thƣởng đối với nhân viên và là chiến lƣợc nâng cao giá trị lực lƣợng lao động của doanh nghiệp
- Hạn chế tối đa các quyết định sai lầm trong đề bạt và thuyên chuyển lao động Nhƣợc điểm của nguồn này là:
- Việc đề bạt những ngƣời đang làm việc trong tổ chức có thể hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công”. Nhóm này thƣờng có những biểu hiện nhƣ không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo… Nhƣợc điểm này thƣờng tạo ra những xung đột về tâm lý nhƣ chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
- Đối với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động.
Đối với nguồn tuyển mộ trong nội bộ tổ chức thƣờng sử dụng rộng rãi ba phƣơng pháp tuyển mộ sau:
- Thông báo toàn doanh nghiệp: tức là thông báo về nhu cầu công việc cho tất cả công nhân viên hiện tại trong tổ chức, nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu trình độ của vị trí công tác. Mọi nhân viên ai thấy phù hợp và quan tâm đến vị trí công tác mới có thể làm đơn đăng ký tuyển chọn.
- Tham khảo ý kiến nhân viên: Một phƣơng pháp khác là thông qua sự góp ý, giới thiệu của các nhân viên trong các bộ phận khác nhau vì họ có thể biết rõ về lai lịch của một ngƣời nào đó hơn so với cán bộ quản lý.
- Lƣu trữ các kỹ năng: Ngày nay rất nhiều tổ chức đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lƣu trữ các dữ liệu về trình độ, tay nghề, các kỹ năng đặc biệt, kinh nghiệm công tác… của các nhân viên trong tổ chức. Khi cần thiết cán bộ quản lý có thể dễ dàng tìm những ngƣời có trình độ phù hợp với vị trí công việc đang thiếu.
Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức
Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức gồm những ngƣời mới đến xin việc, những ngƣời này bao gồm:
- Những sinh viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (bao gồm cả những ngƣời đã đƣợc đào tạo ở trong nƣớc và nƣớc ngoài);
- Những ngƣời đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; - Những ngƣời đang làm việc tại các tổ chức khác.
Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài có những ƣu điểm sau:
- Đây là những ngƣời đƣợc trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống; - Những ngƣời này thƣờng có cách nhìn mới đối với tổ chức;
- Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những ngƣời trong tổ chức phản ứng.
Bên cạnh đó, nguồn tuyển mộ từ bên ngoài có những nhƣợc điểm sau:
- Khi tuyển ngƣời bên ngoài tổ chức sẽ mất thời gian để hƣớng dẫn họ làm quen với công việc.
- Nếu thƣờng xuyên tuyển ngƣời bên ngoài tổ chức (đặc biệt trong trƣờng hợp đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây ra tâm lý thất vọng cho những ngƣời trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ không có cơ hội đƣợc thăng tiến và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Khi tuyển mộ những ngƣời làm việc ở các đối thủ cạnh tranh, cần phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh, tránh kiện tụng có thể xảy ra.
Tuyển mộ đƣợc ngƣời có trình độ từ bên ngoài tổ chức, là công việc khó khăn nhất của công tác tuyển mộ. Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức có thể áp dụng các phƣơng pháp tuyển mộ sau:
- Cá nhân trực tiếp: tự bản thân ứng cử viên tìm đến tổ chức - Tham khảo lấy giới thiệu từ công nhân viên
- Quảng cáo
- Các công ty săn đầu ngƣời
- Các tổ chức giới thiệu việc làm của chính phủ - Các tổ chức tƣ nhân
- Các tổ chức nghề nghiệp, hiệp hội
- Thông qua các trƣờng đại học, cao đẳng, dạy nghề - Tổ chức công đoàn
c. Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ
Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng để tuyển mộ, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển. Đối với các loại lao động cần chất lƣợng cao, doanh nghiệp tập trung vào các địa chỉ sau:
- Thị trƣờng lao động đô thị nơi tập trung hầu hết các loại lao động có chất lƣợng cao của tất cả các ngành nghề nhƣ kỹ thuật, kinh tế quản lý và nhất là các nghề đặc biệt.
- Các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề
- Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. Khi xác định các địa chỉ tuyển mộ chúng ta cần phải chú ý tới một số vấn đề sau đây: - Các tổ chức cần xác định rõ thị trƣờng lao động quan trọng nhất của mình, mà ở đó có nhiều đối tƣợng thích hợp nhất cho công việc trong tƣơng lai.
- Phân tích lực lƣợng lao động hiện có để từ đó xác định nguồn gốc của những ngƣời lao động tốt nhất.
Khi các địa chỉ tuyển mộ đã đƣợc khẳng định thì vấn đề tiếp theo của tổ chức là xác định thời gian và thời điểm tuyển mộ. Để xác định thời gian và thời điểm trong chiến lƣợc tuyển mộ, tổ chức cần lập kế hoạch cho thời gian trƣớc mắt và lâu dài (<1 năm, 3 năm, 5 năm). Kế hoạch thời gian tuyển mộ phải căn cứ vào mục tiêu của các tổ chức đã xây dựng tƣơng ứng (quy mô kinh doanh, tốc độ tăng trƣởng, tính chất công nghệ).
4.3.3.2. Tìm kiếm người xin việc
Khi đã xây dựng xong chiến lƣợc tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ thì các hoạt động tuyển mộ đƣợc tiến hành. Quá trình tìm kiếm ngƣời xin việc có vị trí rất quan trọng, nó đƣợc quyết định bởi các phƣơng pháp thu hút ngƣời xin việc. Có rất nhiều phƣơng pháp thu hút ngƣời xin việc, việc sử dụng các phƣơng pháp này phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định sẽ thu hút.
Trong điều kiện thị trƣờng cạnh tranh gay gắt, tổ chức phải đƣa ra đƣợc các hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển đƣợc những ngƣời có trình độ cao, phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển đƣợc ngƣời tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức.
Hình thức gây sự chú ý đầu tiên đối với ngƣời lao động là hình ảnh về tổ chức. Để có một ấn tƣợng mạnh về tổ chức, cần phải truyền tải các hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức và phải vẽ ra đƣợc những viễn cảnh tƣơng lai của tổ chức. Tuy vậy, khi giải quyết vấn đề này các nhà tuyển mộ thƣờng có tâm lý sợ rằng nếu nói sự thật thì các ứng viên sẽ không nộp đơn, còn quá tô hồng sẽ gây những cú sốc cho những ngƣời đƣợc nhận vào làm việc, sẽ làm cho họ vỡ mộng thiếu tin tƣởng và các cảm giác khác khi chƣa đƣợc chuẩn bị kỹ về trạng thái tâm lý. Kinh nghiệm thực tế đã cho thấy:
- Khi tổ chức cung cấp các thông tin đúng thực tế của công việc thì số ngƣời nộp đơn xin việc không giảm và tỷ lệ ngƣời bỏ việc giảm rõ rệt so với việc cung cấp thông tin tô hồng.
- Khi các tổ chức cung cấp cho ngƣời xin việc các thông tin trung thực thì sẽ ngăn chặn đƣợc các cú sốc do kỳ vọng của ngƣời lao động tạo nên bởi họ đã nắm đƣợc các thông tin chính xác tại nơi làm việc nên họ sẵn sàng đón nhận các tình huống đƣợc coi là xấu nhất.
Trong chiến lƣợc thu hút nguồn nhân lực của mình các tổ chức cần phải cân nhắc các hình thức kích thích để đƣa ra khi công bố trên các phƣơng tiện quảng cáo. Trong thực tế những ngƣời nộp đơn thƣờng bị thu hút bởi mức lƣơng và mức tiền thƣởng cao. Đây là hình thức hấp dẫn nhất, còn trong trƣờng hợp những ngƣời này từ chối tiền lƣơng cao thì tổ chức cần phải xem xét đƣa ra các hình thức thích hợp nhất.
Năng lực của cán bộ tuyển mộ ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng tuyển mộ. Trong quá trình tuyển mộ, các nhân viên và cán bộ tuyển mộ là ngƣời đại diện duy nhất cho tổ chức, vì vậy những ngƣời xin việc coi những ngƣời này là hình mẫu của họ, do đó cán bộ tuyển mộ cần đảm bảo những yêu cầu sau: Có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển dụng, có đủ kiến thức, kỹ năng về các lĩnh vực nhƣ tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm, phỏng vấn…
Để thu hút ứng viên, doanh nghiệp cần lựa chọn và sử dụng phƣơng pháp phù hợp. Có rất nhiều phƣơng pháp để thu hút ứng viên từ nguồn bên ngoài tổ chức. Trong đó các phƣơng
pháp quảng cáo, thông qua văn phòng dịch vụ lao động, thông qua các trƣờng đại học, cao đẳng đƣợc sử dụng rộng rãi.
- Quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu, đặc biệt đối với các
doanh nghiệp lớn. Để nâng cao chất lƣợng quảng cáo nên chú ý các vấn đề sau:
o Về mức độ quảng cáo: Số lần xuất hiện, khi nào xuất hiện quảng cáo và nên
quảng cáo theo hình thức nào… phải căn cứ vào số lƣợng ứng viên cần tuyển, chức vụ và loại công việc yêu cầu cần tuyển ứng viên.
o Nội dung quảng cáo: Nên nhấn mạnh vào nội dung, yêu cầu của công việc và
tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc và khả năng có thể thỏa mãn các yêu cầu của ứng viên nhƣ cấp học bổng, cho đào tạo tiếp, khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp… Cuối cùng trong quảng cáo nên có những câu khuyến khích ngƣời nghe hoặc đọc quảng cáo mau chóng có hành động liên lạc với tổ chức doanh nghiệp bằng thƣ tín hoặc điện thoại…
- Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: Việc tuyển lao động thong qua văn phòng dịch vụ lao động có tác dụng giảm đƣợc thời gian tìm kiếm, phỏng vấn, chọn lựa ứng viên và thƣờng đƣợc áp dụng trong các trƣờng hợp sau:
o Doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng, do đó gặp khó khăn trong việc tuyển nhân viên mới
o Doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc thực hiện không hiệu quả việc tuyển nhân viên mới hoặc có những yêu cầu bất thƣờng đối với ứng viên.
o Doanh nghiệp cần tuyển gấp số lƣợng lớn lao động là phụ nữ, lao động giản đơn.
o Doanh nghiệp muốn thu hút một số lao động đang làm việc cho các doanh nghiệp là đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng.
- Thông qua các trường đại học, cao đẳng
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một số trƣờng đại học, cao đẳng thích hợp để thực hiện việc trao giải thƣởng, quà tặng, tài trợ cho một số dự án, chƣơng trình nghiên cứu khoa học, thể thao… Các hoạt động này có tác dụng làm cho uy tín, sản phẩm của doanh nghiệp trở nên quen thuộc với sinh viên của trƣờng.
Doanh nghiệp có thể gửi các thông báo về tuyển nhân viên mới đến các trƣờng, hoặc đồng thời cử chuyên viên tuyển mộ đến các trƣờng để thu hút các ứng viên.