Để đánh giá thực hiện công việc, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống đánh giá với các yếu tố cơ bản sau:
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Đo lƣờng thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn
- Thông tin phản hồi đối với ngƣời lao động và bộ phận quản trị nguồn nhân lực
Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc đƣợc thể hiện trong hình 6.1.
Hình 6.1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
Thực tế thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc
Thông tin phản hồi Đo lƣờng thực
hiện công việc Tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Hồ sơ nhân viên Quyết định
Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải đảm bảo các yêu cầu:
Tính phù hợp: Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ đƣợc mục tiêu quản lý. Đồng thời phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã đƣợc xác định thông qua phân tích công việc với các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc.
Tính nhạy cảm
Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lƣờng có khả năng phân biệt đƣợc những ngƣời hoàn thành tốt công việc và những ngƣời không hoàn thành tốt công việc.
Tính tin cậy
Đánh giá đo lƣờng việc thực hiện công việc phải đảm bảo tính nhất quán. Cho dẫu phƣơng pháp thu thập thông tin là gì đi chăng nữa thì kết quả tổng hợp mang lại phải cho cùng kết quả và đi đến cùng một quyết định. Có nghĩa là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho đối với mỗi ngƣời lao động bất kỳ, kết quả đánh giá độc lập của những ngƣời đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất về cơ bản.
Độ tin cậy giữa những ngƣời đánh giá là đáng quan tâm nhất. Độ tin cậy là cao khi hai hoặc nhiều ngƣời đánh giá nhất trí về thực hiện công việc của một nhân viên và thấp khi họ không nhất trí.
Tính được chấp nhận
Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải đƣợc chấp nhận và ủng hộ bởi ngƣời lao động
Tính thực tế
Để xây dựng, thực hiện và sử dụng hệ thống đánh giá thành tích cần phải có thời gian, nỗ lực và tiền bạc. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống đánh giá đối với tổ chức có giá trị hơn nhiều so với chi phí. Hệ thống đánh giá nên tƣơng đối dễ sử dụng; đƣợc nhân viên và nhà quản trị nhất trí cao. Ngay cả hệ thống đánh giá đƣợc xây dựng tốt nhất cũng sẽ vô ích nếu nó không đƣợc sử dụng.