c. Địa danh là nơi l−u trữ tài liệu
3.3.3.Một số ngoại lệ khác
a. Đối với các tr−ờng về nơi sản sinh tài liệu (nơi viết, nơi xuất bản, nơi in): Viết theo TCVN 5697-1992: Hoạt động thông tin t− liệu. Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt dùng trong mô tả th− mục.
Nơi xuất bản: TP Hồ Chí Minh
Nơi viết báo cáo: Thái Bình
b. Đối với tr−ờng về nơi bảo quản tài liệu (Cơ quan đóng góp biểu ghi, địa chỉ tài liệu): Tr−ờng này th−ờng bao gồm hai phần: tên cơ quan + địa danh, phần tên cơ quan viết tắt theo Quy định viết tên cơ quan, còn địa danh theo Quy định viết tắt tên địa danh.
Thí dụ: Cơ quan đóng góp biểu ghi: Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội
Địa chỉ tài liệu: Tr−ờng đại học Y Thái Nguyên
Thì cụm từ “Sở Khoa học và Công nghệ” và “Tr−ờng đại học Y” viết theo Quy định viết tên cơ quan, còn Hà Nội và Thái Nguyên viết theo Quy định viết tắt tên địa danh.
Danh mục một số địa danh chính đ−ợc trình bày trong Phụ lục 3.
nhiệm vụ 4
Nghiên cứu xây dựng các quy định của dự thảo tiêu chuẩn Việt nam về viết tên cơ quan tổ chức việt nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin
của Hệ thống TTKHCNQG
Tên cơ quan, tổ chức nói chung và tên cơ quan, tổ chức Việt Nam (sau đây viết tắt là CQTC) nói riêng là một thành phần th−ờng xuyên xuất hiện trên các tài liệu KH&CN, đ−ợc thể hiện trong nhiều mối quan hệ nh−: CQTC là tác giả tài liệu KH&CN, CQTC chủ trì Hội nghị, hội thảo, CQTC chịu trách nhiệm xuất bản tài liệu, CQTC là nội dung/chủ đề của tài liệu KH&CN, CQTC là nơi l−u trữ và cung cấp tài liệu... Chính vì vậy, việc viết tên CQTC trong quá trình
xử lý và trao đổi thông tin có ảnh h−ởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động thông tin nói chung và đặc biệt trong quá trình tìm kiếm, trao đổi thông tin với sự trợ giúp của máy tính.
Trên thực tế ở n−ớc ta hiện nay, việc chuẩn hoá trong hoạt động thông tin nói chung, chuẩn hoá trong từng khâu công việc nói riêng còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể nh− viết tên CQTC Việt Nam. Hầu nh−
ch−a có tài liệu nào dạng tiêu chuẩn hoặc d−ới chuẩn quy định viết tên CQTC Việt Nam, gây nhiều khó khăn cho cả cán bộ thông tin và ng−ời dùng tin. Vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn về viết tên CQTC Việt Nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin là hết sức cần thiết và cấp bách.
1. Các mối quan hệ của tên cơ quan, tổ chức Việt nam đối với tài liệu trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin của hệ thống tTKHCNQG
1.1. Tổng quát
Quan hệ của tên cơ quan, tổ chức Việt Nam liên quan đến tài liệu trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin có thể chia ra thành các nhóm sau: