c. CQTC là địa chỉ l−u trữ tài liệu KH&CN
2.2. Một số nhận xét
1. Hiện ch−a có một tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định thống nhất nào về viết tên CQTC đ−ợc ban hành và sử dụng phục vụ cho xử lý thông tin của các cơ quan thông tin t− liệu ở Việt Nam.
2. Nhiều CQTC thay đổi tên do cơ cấu lại tổ chức nên dẫn đến tình trạng tên CQTC không đ−ợc cập nhật và viết không thống nhất giữa các CSDL .
3. Mặc dù CQTC là một trong những dữ liệu có tầm quan trọng trong xử lý và tìm kiếm thông tin song trên thực tế còn ch−a đ−ợc chú ý và bỏ qua trong khi xử lý tài liệu.
4. Với các CSDL đã quan tâm đến viết tên CQTC (nh− CSDL của Trung tâm TTKHCNQG, Th− viện Quốc gia Việt Nam..), tên CQTC cũng không đ−ợc xử lý chính xác và thống nhất giữa các biểu ghi trong các CSDL, thậm chí trong cùng một biểu ghi của CSDL.
Sự không thống nhất này thể hiện nh− sau:
A. Về tính chính xác:
- Có hoặc không có chữ “và” :
Bộ Khoa học và Công nghệ
Bộ Khoa học Công nghệ
- Thay chữ “và” bằng dấu &:
Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia
- Sử dụng gạch nối, hoặc dấu phảy không thống nhất:
Bộ Lao động-Th−ơng binh và Xã hội
Bộ Lao động, Th−ơng binh và Xã hội
- Thiếu hoặc thừa từ, cụm từ “Việt Nam”, “Quốc gia”, “Tr−ờng”, “Trung −ơng”:
Hội Khoa học Công nghệ Mỏ
Hội Khoa học Công nghệ Mỏ Việt Nam
Th− viện Quốc gia Việt Nam
Th−viện Quốc gia
Viện Chăn nuôi
Viện Chăn nuôi Quốc gia
Ban Khoa giáo Trung −ơng
Ban Khoa giáo
Tr−ờng Đại học Bách khoa Hà Nội
Đại học Bách khoa Hà Nội
- Thiếu hoặc thừa địa danh đi kèm:
Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh
Tr−ờng Đại học Quốc gia
B. Chính tả tiếng việt:
Viết hoa không nhất quán tên của một CQTC trong các sản phẩm khác nhau của các cơ quan thông tin th− viện và nhiều khi không hoàn toàn giống cách viết trong các văn bản pháp quy về chức năng, nhiệm vụ của CQTC.
Ví dụ:
Ban Khoa giáo Trung −ơng
Ban Khoa giáo trung −ơng
Ban khoa giáo Trung −ơng
Ban khoa giáo trung −ơng
C. Viết tắt: không nhất quán th−ờng xảy ra 2 dạng sau:
- Viết tắt toàn bộ tên CQTC th−ờng gặp trong các yếu tố th− mục: nhà xuất bản, ký hiệu của văn bản pháp luật, nơi l−u giữ tài liệu.
Ví dụ:
Tên đầy đủ Viết tắt Yếu tố th− mục Bộ Nông nghiệp và
Phát triển Nông thôn
BNNPTNT - Ký hiệu của văn bản - Nơi l−u trữ tài liệu Bộ Giáo dục và Đào tạo BGD-ĐT - Ký hiệu của văn bản BGDĐT - Nơi l−u giữ tài liệu
- Viết tắt một phần: các từ, cụm từ th−ờng đ−ợc đ−ợc viết tắt là các từ, cụm từ xác định lĩnh vực, ngành nghề
Ví dụ:
Bộ Nông nghiệp và PTNT
Bộ Nông nghiệp PTNT
Viện NC chiến l−ợc và chính sách KH&CN
Nhận xét:
- Việc viết tên CQTC Việt Nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin của các cơ quan thông tin th− viện n−ớc ta hiện nay còn tuỳ tiện do ch−a có các quy định thống nhất về viết tên CQTC Việt Nam;
- Sự tuỳ tiện nói trên có thể gây những trở ngại sau đây cho việc xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin:
+ Gây mất tin hoặc nhiễu tin khi tìm hoặc trao đổi thông tin liên quan đến tên CQTC Việt Nam;
+ Hạn chế việc khai thác thông tin đối với ng−ời dùng tin khi họ không đọc đ−ợc tên CQTC Việt Nam là nơi l−u trữ tài liệu gốc;
+ Không đảm bảo yếu tố thẩm mỹ trong trình bày thông tin.
3. xây dựng các quy định của tiêu chuẩn về viết tên cơ quan, tổ chức Việt Nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin của hệ thống TTKHCNQG