- Đảm bảo thuận lợi tối đa cho ng−ời dùng tin, giúp họ dễ nhận biết, đọc và hiểu đ−ợc tên CQTC, không gây những lầm lẫn đáng tiếc.
B. Tr−ờng hợp viết tắt tên CQTC Việt Nam
1.3. Metadata đ−ợc đặt ở đâu
Thông tin mô tả và đối t−ợng mà nó mô tả có thể đ−ợc thể tồn tại theo một trong hai cách
- Bên ngoài đối t−ợng (theo cách mô tả truyền thống): Các yếu tố mô tả có thể đ−ợc chứa trong một biểu ghi riêng biệt bên ngoài đối t−ợng mô tả (t−ơng
tự nh− phiếu th− mục của sách trong mục lục th− viện hoặc biểu ghi th− mục trong cơ sở dữ liệu);
- Nhúng bên trong bản thân nguồn tin mà nó mô tả: Việc này chỉ thực hiện đ−ợc đối với tài liệu điện tử.
Tr−ớc đây, với tài liệu truyền thống, các mô tả tài liệu nằm ngoài đối t−ợng mô tả (thí dụ đ−ợc đ−a vào phiếu th− viện hoặc biểu ghi cơ sở dữ liệu), nh− vậy nếu quan niệm đây là Metadata, thì chúng đ−ợc l−u giữ tách biệt bên ngoài đối t−ợng mô tả.
Tuy nhiên, khi nói đến Metadata, ng−ời ta nói đến dữ liệu đ−ợc "nhúng" trong bản thân nguồn tin. Với tài liệu điện tử, Metadata của chúng đ−ợc nhúng trong bản thân nguồn tin hoặc liên kết với nguồn tin mà nó mô tả nh− trong tr−ờng hợp các thẻ meta của tài liệu HTML hoặc các tiêu đề TEI (TEI - Text Encoding Initiative) trong tài liệu điện tử.
Thí dụ với tài liệu siêu văn bản HTML (tài liệu Web), thẻ <title> hoặc thẻ các thẻ <meta> chính là những thẻ Metadata nhúng trong bản thân nguồn tin. D−ới đây là một thí dụ về thẻ <title> và <meta> của một tài liệu HTML:
<html> <head>
<title>Metadata</title>
<meta name="Creator" Content="Smith,J"> </head>
<body>
Đây là tài liệu siêu văn bản, có nhan đề là "Metadata".
</body> </html>
Trong thí dụ trên, dữ liệu nằm giữa thẻ <title> và </title> đ−ợc xác định là nhan đề của tài liệu điện tử, còn dữ liệu nằm trong thẻ <Meta
name="creator" content="Smith, J"> xác định Smith, J. là tác giả (creator) của tài liệu HTML.
1.4. Khái niệm "sơ đồ", "ngữ nghĩa" và "nội dung"
Ngày nay vấn đề Metadata đ−ợc quan tâm nhiều bởi sự phát triển mạnh mẽ của xuất bản điện tử. Nhiều cộng đồng đã nghiên cứu ứng dụng Metadata cho cộng đồng của mình. Họ đã nghiên cứu và đ−a ra những sơ đồ Metadata để thống nhất ph−ơng thức mô tả tài liệu điện tử của cộng đồng của họ theo một khuôn mẫu thống nhất. Việc này t−ơng tự nh− cộng đồng th− viện thống nhất sử dụng khổ mẫu MARC21 hoặc UNIMARC cho biên mục đọc máy để đảm bảo tính thống nhất trong tạo lập cơ sở dữ liệu về mô tả th− mục tài liệu truyền thống. Vì thế đã hiện nay đã xuất hiện nhiều sơ đồ Metadata khác nhau với quy định ngữ nghiã riêng của mình.