c. CQTC là địa chỉ l−u trữ tài liệu KH&CN
3.1. Một số đặc thù của mối quan hệ giữa tên CQTC Việt Nam với tài liệu và biện pháp giải quyết khi xây dựng các quy định của dự thảo tiêu
liệu và biện pháp giải quyết khi xây dựng các quy định của dự thảo tiêu chuẩn
Nh− đã trình bày ở các phần trên, CQTC Việt Nam có mối quan hệ với quá trình xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin nh− sau:
- CQTC Việt Nam là tác giả tài liệu;
- CQTC Việt Nam là nội dung, chủ đề tài liệu;
- CQTC Việt Nam là địa chỉ l−u trữ tài liệu.
Để có cơ sở xây dựng quy định về viết tên CQTC Việt Nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin, cần làm rõ một số đặc thù của từng mối quan hệ nói trên.
a) Đối với loại CQTC Việt Nam là tác giả tài liệu và CQTC Việt Nam là nội dung, chủ đề của tài liệu: loại CQTC này rất đa dạng và phong phú thể hiện trong mỗi lĩnh vực tài liệu. Đối với tài liệu lĩnh vực KHTN và KHCN, các CQTC Việt Nam là tác giả và là nội dung, chủ đề tài liệu rất đa dạng và biến động. Bởi lẽ, cùng với sự phát triển nh− vũ bão của khoa học, nhiều ngành khoa học mới xuất hiện và theo nó là một loạt các cơ quan tổ chức ra đời. Đối với tài liệu lĩnh vực KHXHNV, tuy CQTC là tác giả và nội dung, chủ đề tài liệu có ít biến động hơn lĩnh vực KHTN và KHCN, nh−ng có phần đa dạng và phức tạp hơn. Có những tài liệu của các CQTC hoặc viết về các CQTC mà tên của các CQTC này đã không còn tồn tại, cách gọi, cách viết chúng quá xa lạ với cách gọi, cách viết thông dụng hiện nay, v.v...
Xuất phát từ một số đặc thù nói trên, việc đề ra những quy định của dự thảo tiêu chuẩn về viết tên CQTC Việt Nam chỉ có thể là những vấn đề chung nhất. Những vấn đề đặc thù cần phải đ−ợc giải quyết cụ thể ở một ph−ơng tiện khác. Đó là các Từ điển từ chuẩn, Bộ từ khóa đa ngành, chuyên ngành hoặc các Khung đề mục của mỗi lĩnh vực tài liệu.
b) Đối với loại CQTC Việt Nam là nơi l−u trữ tài liệu: vấn đề có thuận lợi hơn. Vì thứ nhất, hầu hết tài liệu đều đ−ợc l−u trữ tại các cơ quan thông tin th−
viện của các CQTC Việt Nam. Thứ hai, không có vấn đề l−u trữ tài liệu ở các CQTC Việt Nam không còn tồn tại. Tuy nhiên, cũng có một khó khăn đối với loại cơ quan này là chúng th−ờng không đứng độc lập mà gắn liền với một CQTC chủ quản. Do đó, đối với chúng cũng có những đặc thù không thể giải quyết trong dự thảo tiêu chuẩn này mà cần đ−ợc giải quyết trong các chuẩn về quy tắc mô tả tài liệu.