- Đảm bảo thuận lợi tối đa cho ng−ời dùng tin, giúp họ dễ nhận biết, đọc và hiểu đ−ợc tên CQTC, không gây những lầm lẫn đáng tiếc.
B. Tr−ờng hợp viết tắt tên CQTC Việt Nam
3.3.3. Quy định viết tên CQTC Việt Nam là địa chỉ l−u trữ tài liệu
Tên CQTC Việt Nam là địa chỉ l−u trữ tài liệu có thể viết đầy đủ hoặc viết tắt tùy theo quy tắc xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin.
Tuy nhiên, đặc thù của CQTC Việt Nam là địa chỉ l−u trữ tài liệu là chúng hầu hết đều là các cơ quan thông tin th− viện. Vì vậy chúng tôi đề xuất nên viết tắt tên CQTC Việt Nam là địa chỉ l−u trữ tài liệu.
Cơ quan, tổ chức là địa chỉ l−u trữ tài liệu bao gồm:
- Cơ quan thông tin th− viện Việt Nam
- Cơ quan tổ chức Việt Nam khác
+ Cơ quan thông tin th− viện có tên gọi độc lập. Ví dụ: Trung tâm TTKHCNQG, Th− viện quốc gia Việt Nam;
+ Cơ quan thông tin th− viện có tên gọi gắn liền với tên CQTC chủ quản hoặc địa ph−ơng chủ quản. Ví dụ: Th− viện tr−ờng Đại học Thuỷ lợi, Trung tâm Thông tin-th− viện Đại học Thái nguyên, Th− viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh
a. Quy định viết tắt tên cơ quan thông tin th− viện có tên gọi độc lập
a.1. Từ , cụm từ chỉ loại tên cơ quan:
- Tên CQTC gồm một âm tiết không viết tắt. Ví dụ: Viện,Phòng, Ban
- Tên CQTC gồm 2 âm tiết viết tắt nh− sau: giữ lại mỗi âm tiết một chữ cái đầu và viết hoa. Ví dụ: Trung tâm = TT; Th− viện = TV
a.2. Từ, cụm từ chỉ chức năng, lĩnh vực hoạt động hoặc ngành nghề:
- Từ một âm tiết không viết tắt.
- Từ, cụm từ có từ 2 âm tiết trở lên, viết tắt nh− sau:
+ Giữ lại chữ cái đầu của âm tiết đầu tiên của từ, cụm từ và viết hoa, âm tiết thứ hai viết đầy đủ, trừ tr−ờng hợp ngoại lệ đ−ợc đ−a vào danh mục riêng.
Ví dụ: Trung tâm thông tin = TTTTin; Th− viện Tổng hợp = TVTHợp
+ Bỏ dấu phảy (,), dấu gạch ngang (-), giới từ và từ chỉ số nhiều có trong cụm từ
b. Quy định viết tắt tên cơ quan thông tin th− viện có tên gọi gắn liền với tên CQTC chủ quản hoặc địa ph−ơng chủ quản
b.1. Từ , cụm từ chỉ loại tên cơ quan: viết nh− cơ quan thông tin th− viện có tên gội độc lập (mục a.1)
b.2. Từ, cụm từ chỉ chức năng, lĩnh vực hoạt động hoặc ngành nghề: bỏ từ, cụm từ chỉ chức năng, lĩnh vực hoạt động hoặc ngành nghề;
b.3. Tên CQTC hoặc địa ph−ơng chủ quản:
- Tên CQTC chủ quản: viết tắt nh− quy định trong mục B, đề mục 3.3.2;
- Tên địa ph−ơng chủ quản: viết theo quy định của tiêu chuẩn viết địa danh Việt Nam trong xử lý, l−u trữ và trao đổi thông tin.
c. Viết tắt tên CQTC l−u trữ tài liệu không là cơ quan thông tin th− viện
Tr−ờng hợp CQTC l−u trữ tài liệu không là cơ quan thông tin th− viện thì viết tắt theo nh− quy định trong mục B, đề mục 3.3.2.