Sơ yếu lý lịch (Resume hoặc CV) là bản mô tả về học vấn và kinh nghiệm của bạn. Ngay cả các bản đề nghị tốt nhất cũng có thể bị từ chối nếu người nộp đơn không được trình bày tốt trong CV. Hãy dành đầy đủ thời gian để chuẩn bị cho văn bản quan trọng này.
128
Các mục có thể bạn muốn đưa vào CV của mình gồm: Tên đầy đủ.
Địa chỉ cơ quan đầy đủ, bao gồm tên trường, bộ môn, mã bưu điện, tên đường hoặc các chi tiết cần thiết khác, thành phố, nước.
Các thông tin liên lạc khác như số điện thoại cơ quan, số fax cơ quan, địa chỉ email, số điện thoại di động, …
Quốc tịch và nước cư trú nếu khác với quốc tịch.
Quá trình được đào tạo. Trường đại học mà bạn đã học, các bằng cấp mà bạn có, và khi nào. Nếu bạn được bằng đại học tổng quát, không chỉ ra chuyên ngành của bạn, bạn nên nêu rõ các chuyên ngành cụ thể này. Thường bạn không liệt kê các khóa học trong chương trình cấp bằng đó. Tuy nhiên, nếu bạn cũng từng tham gia một số khóa học không trong chương trình cấp bằng, bạn có thể liệt kê chúng.
Kinh nghiệm chuyên môn. Bạn làm việc ở đâu, giữ các chức vụ gì, và thời gian giữ từng chức vụ đó.
Danh sách các tham khảo cá nhân, gồm những ai đồng ý viết thư giới thiệu cho bạn, những người đã có liên lạc với nhà tài trợ tiềm năng.
Ấn phẩm. Các sách mà bạn biên tập hoặc viết, các quyển tạp chí bạn đã biên tập, các bài báo bạn đã viết và xuất bản trong các tạp chí, và bài tóm tắt trong các kỷ yếu hội nghị.
Kinh nghiệm có liên quan. Hội viên các hội chuyên môn, tham dự và/hoặc trình bày báo cáo hoặc áp phích tại các hội nghị, phục vụ ở các uỷ ban chuyên môn ở đại học, báo cáo thỉnh giảng, tham gia các chuyến học tập, hướng dẫn sinh viên, giảng dạy các khóa học, tổ chức hội nghị, viết báo cáo, đánh giá, tư vấn,…
Các kỹ năng. Kỹ năng ngôn ngữ, kỹ năng viết và biên tập, kỹ năng máy tính, các loại máy tính bạn đã sử dụng, khả năng sử dụng các phần mềm vi tính khác nhau, mức độ quen thuộc với Internet và WWW, khả năng phân tích hoặc vận hành một số loại trang thiết bị nào đó,…
Các bằng khen. Học bổng, giải thưởng, được bầu làm thành viên hoặc vào một chức vụ, giải thưởng,… Giới hạn danh sách này vào các bằng khen chuyên môn.
Chuẩn bị một CV chuyên môn là một phần trong quá trình tìm kiếm tài trợ.
Tùy vào tình huống cụ thể, bạn có thể muốn hoặc không muốn đưa ảnh chụp của mình và thông tin về giới tính, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, và số con vào CV. Bạn cũng nên suy nghĩ cẩn thận khi đề cập đến các ưa thích bên ngoài như món giải trí. Việc bổ sung thông tin cá nhân có thể làm cho CV của bạn lôi cuốn hơn, nhưng nó cũng có thể gây ấn tượng rằng bạn không phải là một chuyên gia nghiêm túc. Bạn phải tự đánh giá tình hình.
129
Có nhiều phương pháp chấp nhận được để sắp xếp một CV. Khi quyết định chọn cái gì, hãy cân nhắc hoạt động mà bạn đang tìm kiếm tài trợ cho nó, các hướng dẫn của các nhà tài trợ mình sẽ nộp đơn, chừng mức nào bạn cần nói về mình, và điều gì „chạy tốt‟ cho bạn khi bạn viết. Một khả năng là viết CV dưới dạng tường thuật, có nghĩa là giống như một câu chuyện kể về cuộc đời của bạn. CV dạng tường thuật có thể dùng ngôi thứ nhất (I did this…) hoặc ngôi thứ ba (he/she did that…). Tuy nhiên, hình thức CV thường gặp hơn là dạng đề cương.
Cho dù bạn sử dụng hình thức tường thuật hay đề cương thì cách mô tả thẳng tuột theo thời gian chẳng mấy thú vị. Bạn có thực sự muốn bắt đầu với chuyện học hành đầu tiên của bạn không? Thứ tự ngược thời gian có lẽ lại làm nổi bật các mẩu tin thú vị hơn. Một khả năng nữa là sắp xếp các mẩu tin theo loại, với mục thích hợp nhất với bản đề nghị cho lên trên cùng. Ví dụ, nếu bạn đã từng giảng dạy và nghiên cứu và hiện đang tìm kiếm hỗ trợ tài chính để xây dựng một chương trình giáo dục, bạn sẽ muốn sắp xếp bản CV của mình để nhấn mạnh kinh nghiệm sư phạm của bạn.
Nếu bạn đang trao đổi với văn hóa và/hoặc ngôn ngữ khác, suy nghĩ về những điểm sau: Đưa tất cả thông tin bằng các ngôn ngữ mà đơn vị tài trợ sử dụng.
Nếu bạn đến từ nền văn hoá mà tên không theo cấu trúc như trong tiếng Anh (tên riêng trước, họ viết cuối cùng), hãy chỉ rõ tên nào là tên nào.
Tránh sử dụng từ viết tắt mà người nước ngoài không hiểu được.
Các từ học thuật phải được dịch cẩn thận. Kiểm tra trong từ điển. Nếu vẫn còn nghi ngờ, hãy để nêu từ đó ở ngôn ngữ gốc và giải thích càng rõ càng tốt.
Nghĩa của các tín chỉ, điểm và bằng cấp trong hệ thống giáo dục của bạn nên được giải thích nếu cần.
Nhan đề của ấn phẩm nên được nêu bằng ngôn ngữ gốc trước và sau đó ghi bằng tiếng Anh trong ngoặc đơn.
Các địa chỉ nên có tên quốc gia. Số điện thoại và số fax nên có mã quốc gia và mã vùng.
Thông tin về vị trí địa lý, như với các trường đại học, nên có đầy đủ chi tiết cho rõ ràng, nhưng không nên coi thường trí tuệ của người đọc. Không nên xác định Đại học London là ở London, Anh, Vương Quốc Anh.