Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy suy nghĩ về người nghe của bạn. Đó có thể là cộng đồng khoa học, các nhà hoạch định chính sách, công chúng, nhà tài trợ đã cấp tiền cho nghiên cứu của bạn, hoặc cơ quan thuê bạn thực hiện một dự án. Đôi khi bạn có thể lựa chọn người nghe, và những lúc khác bạn phải chấp nhận người nghe do hoàn cảnh quyết định. Hãy cân nhắc mục đích của mình. Hãy tự hỏi cái gì bạn đang cố gắng làm với mẩu bài viết khoa học này. Yêu cầu (như tài trợ hoặc giấy phép)? Báo cáo? Mô tả? Đánh giá? Khuyến cáo? Thuyết phục? Gây chú ý? Tạo tranh luận?
Xác định loại thông tin bạn cần truyền đạt. Yêu cầu gửi tới một ủy ban đạo đức y học phải có các xem xét về đạo đức, nhưng chúng lại không phù hợp với một bài báo khoa học. Báo cáo gửi một nhà tài trợ hoặc cơ quan hợp đồng nên kèm theo một dự toán, nhưng điều này không có chỗ trong một bài báo nhắm vào công chúng.
Quyết định cách tổ chức bài viết của mình, có nghĩa là nó sẽ có các phần nào và cách chúng sẽ được sắp xếp. Các đề nghị nghiên cứu, bài viết khoa học, báo cáo gửi các cơ quan và nhà tài trợ, và các bài báo phổ thông đòi hỏi những cách sắp xếp khác nhau.
126
Cũng cần xem xét loại ngôn ngữ bạn nên sử dụng, để bạn có thể sử dụng nó trong suốt bài viết. Một số khía cạnh ngôn ngữ bạn nên nghĩ đến là:
Ngôi. Lựa chọn thông thường là giữa ngôi thứ nhất (I và we) và ngôi thứ ba (he, she, they).
Thể. Ở thể chủ động, chủ từ của câu là chủ thể thực hiện hành động. (We made this discovery.) Ở thể thụ động, chủ từ của câu là đối tượng mà hành động tác động đến. (This discovery was made.)
Thì. Tùy thuộc vào bài viết, có thể dùng thì quá khứ (we did this, this was done), thì hiện tại hoàn thành (we have done this, this has been done), thì hiện tại (we now know that…, it is now known that...), và thì tương lai (we will continue this work, this work will be continued). Hầu hết các bài viết khoa học đều đòi hỏi sử dụng nhiều hơn một thì, như thì hiện tại cho việc tổng quát hóa và để mô tả các công việc đang tiến hành, thì quá khứ để mô tả công việc đã hoàn thành, thì tương lai để mô tả các kế hoạch,…)
Giọng. Nếu bạn đang viết một bài báo chuyên ngành, giọng văn nên nghiêm trang. Nhưng nếu bạn đang viết một bài không chính thống – như cho một tập san - một giọng văn ít trịnh trọng hơn sẽ thích hợp.
Định dạng
Trong một số trường hợp, bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể cách định dạng tài liệu. Như nếu bạn nộp bài báo cho một tạp chí để xuất bản, bạn cần phải định dạng theo kiểu do nhà xuất bản yêu cầu. Các chỉ dẫn có thể cho bạn biết loại chữ bạn sử dụng, cỡ chữ phải dùng, lề phải rộng bao nhiêu,...
Nếu không có chỉ dẫn, bạn phải tự quyết định loại định dạng của mình. Hãy nhớ rằng dáng vẻ chung của văn bản cuối cùng có thể được cải thiện bằng cách theo một kiểu chữ cơ bản. Hãy chọn kiểu lịch sự và dễ đọc. Times New Roman, giống như thế này, là một lựa chọn tốt. Tránh các kiểu chữ trông như đánh máy (như là Courier) và các kiểu chữ quá kiểu cách hoặc phức tạp (như Playbill hay Desdemona hoặc Braggadocio).
Để làm rõ các phần và nhấn mạnh, sử dụng các cỡ khác nhau (8 pt., 10 pt., 12 pt., …) và các „dạng‟ khác nhau (thẳng, nghiêng, hoặc đậm, viết hoa và viết thường) của cùng một kiểu chữ. Ví dụ, hãy để nhan đề và phụ đề cỡ lớn hơn văn bản và nhấn mạnh các tiêu đề chính bằng cách in đậm. Tuy nhiên, không bao giờ sử dụng hơn bốn loại khác nhau trong cùng một trang, thường không nhiều hơn ba. (Ví dụ: tiêu đề in đậm, thẳng, viết hoa và chữ thường, 16 pt.; phụ đề in đậm, nghiêng, viết hoa và chữ thường, 12 pt.; các mục thẳng, viết hoa và chữ thường, 12 pt.)
Tài liệu sẽ dễ nhìn hơn nếu bạn sử dụng nút đầu dòng cho các liệt kê (thay vì gạch đầu dòng) và tránh gạch dưới (làm cho văn bản trông „rối mắt‟). Hãy nhớ chừa đủ khoảng trống giữa các phần chính, thống nhất trong định dạng, đánh số các trang, và điền ngày tháng.
127