Khi bạn đang viết để tìm tài trợ, tại một thời điểm chỉ nên chuẩn bị một thư yêu cầu (LOI) hoặc một bản đề nghị. Phải giữ trong đầu các mối quan tâm của chương trình và các giới hạn tài trợ của một nhà tài trợ. Quyết định các loại thông tin bạn cần truyền đạt. Kiểm tra các chỉ dẫn dành cho người tìm tài trợ để xem nhà tài trợ này muốn biết gì. Bám sát vào danh sách này nếu được.
Sắp xếp của một thư yêu cầu hoặc bản đề nghị - thứ tự bạn trình bày thông tin - cũng phụ thuộc vào các hướng dẫn của nhà tài trợ này. Nếu nhà tài trợ không cung cấp hướng dẫn, bạn sẽ phải tự quyết định xem nên bao gồm những gì và sắp xếp chúng như thế nào. Nói chung, các thư yêu cầu và bản đề nghị bao gồm các phần sau:
Trình bày điều bạn muốn làm
Tổng quan về các nghiên cứu/chương trình khác liên quan về vấn đề này Phương pháp và thiết kế nghiên cứu/chương trình
Tài liệu hoặc nhóm dân hướng tới Thời khóa biểu
Nhân sự và bằng cấp của họ (thường dưới hình thức bản tóm tắt) Dự trù kinh phí
Nếu bản đề nghị này dành cho một hoạt động nghiên cứu, bạn cũng cần phải đưa vào chi tiết về thiết kế nghiên cứu, phương pháp lấy mẫu, và kỹ thuật thu thập và phân tích dữ liệu.
Nhiều bản đề nghị đòi phải có tài liệu đi kèm. Chúng thường gồm các tóm tắt, sẽ được thảo luận sau đây. Nếu bạn đang thay mặt cho một tổ chức phi chính phủ để nộp, bạn cần phải gửi kèm các tài liệu liên quan đến tình trạng pháp lý của tổ chức đó. Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn tài trợ cho nghiên cứu y khoa, bạn cần phải đính kèm bản phê chuẩn của một ủy ban đạo đức nghiên cứu y khoa. Nếu bạn đang lập kế hoạch cho một dự án phát triển, bạn phải đính kèm một bản phân tích khung log (log-frame).
Bản đề nghị phải viết đơn giản, rõ ràng, không vòng vo. Nói chung, điều này có nghĩa là chúng phải được viết ở ngôi thứ nhất và thể chủ động, và phần lớn tài liệu ở thì tương lai (đây là những gì chúng tôi sẽ làm, đây là cách chúng tôi sẽ thực hiện, đây là số tiền chúng tôi sẽ cần, …).
Tránh tiếng lóng và các từ đặc biệt, trừ khi bạn phải sử dụng từ kỹ thuật để mô tả công việc. Hãy nhớ rằng người nhân viên chương trình đọc bản đề nghị của bạn là người có kiến thức tổng quát, nhưng có thể không biết nhiều về chủ đề cụ thể của bạn.