Do số lượng hội chợ triển lãm diễn ra tại Mỹ hàng năm tương đối lớn (khoảng 800 cuộc) và chi phí tham dự, đi lại và ăn ở tương đối cao nên đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp nhất với kế hoạch xuất khẩu của mình. Công tác chuẩn bị cần được tiến hành công phu với thời gian hợp lý để tránh lãng phí các nguồn lực về tài chính và nhân lực.
Tham gia hội chợ trên đất Mỹ phải được xác định là một sự đầu tư lâu dài. Khác với quan niệm còn phổ biến về hội chợ ở trong nước khi doanh nghiệp chỉ nhằm mục đích Marketing ngắn hạn (như bày bán hàng ngay tại hội chợ) thì tại Mỹ, dự hội chợ chủ yếu để nắm bắt thị trường, đánh giá đối tác, đối thủ và các mục tiêu phát triển sản phẩm trong hiện tại và tương lai, tức là họ đi làm Marketing dài hạn. Để thực sự tạo ra cơ hội xuất khẩu từ các hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần:
Giai đoạn chuẩn bị: có thể dùng tư vấn để biết các việc cần làm và tiết kiệm thời gian, nếu không thì doanh nghiệp nên chuẩn bị trước đó một năm. Xác định rõ mục tiêu tham dự là 1- nghiên cứu thị trường: xem sản phẩm của mình có cạnh
tranh không, học tập hay tránh được gì từ việc quan sát đối tác/đối thủ cùng ngành của Mỹ và nước ngoài; 2- tìm kiếm đối tác thương mại: để họ làm nhà nhập khẩu, đại lý phân phối hay liên doanh, lập văn phòng đại diện, lập công ty…; 3- tiếp xúc người tiêu dùng cuối cùng để nắm thị hiếu, quảng bá thương hiệu, hay cũng có thể bán giới thiệu hàng tại chỗ. Nên xác định rõ mục tiêu ngay trước khi tham dự và công tác chuẩn bị tại Việt Nam cũng như tiến hành tại Mỹ đều phải theo sát những mục tiêu đó.
hay bán lẻ; 2- thu thập các thống kê: tìm hiểu các dịp trước đó về số người và thành phần tham dự, tần suất tổ chức, độ dài, độ lớn của triển lãm, tỷ lệ các doanh nghiệp nước ngoài tham dự so với doanh nghiệp Mỹ, tổng giá trị hợp đồng ký kết…; 3- thông tin đặc biệt: người tổ chức, cơ quan thông tin đại chúng quảng bá cho hội chợ; triển lãm có theo một chủ đề nào không, có sự kiện gì đặc biệt liên quan đến triển lãm để thu hút báo giới không, địa điểm tổ chức, chi phí và diện tích thuê gian hàng, chi phí tham dự cho thành viên chính, trợ lý đi kèm…
Ngoài ra không thể thiếu công tác tiền tiếp thị như chuẩn bị tài liệu quảng cáo bằng tiếng Anh, cập nhật thông tin mới về sản phẩm dịch vụ, in ấn và thiết kế gian hàng đẹp và công phu có xét đến văn hoá và thẩm mỹ của người Mỹ… Nên liên hệ sắp xếp các cuộc hẹn gặp với đối tác, xem xét liệu có cần bố trí phòng kính để đàm phán hợp đồng tại chỗ không; nên dành thời gian nghỉ và dạo qua khu vực triển lãm, ăn mặc phù hợp, tìm hiểu các chuẩn mực giao tiếp, đàm phán của địa phương diễn ra hội chợ…
Trong thời gian triển lãm: sau mỗi cuộc tiếp xúc nên ghi lại đầy đủ nhất các thông tin, không nhất thiết phải mất sức để nhớ tất cả, nếu có thể thì mang thêm máy scanner và các phần mềm để có thể nhập thông tin trực tiếp vào chương trình quản lý khách hàng. Tiếp xúc nhiều nhưng có chọn lựa, nếu thấy khách hàng không thuộc diện phù hợp thì kết thúc lịch sự, nhanh gọn; có các kỹ năng thuyết phục hiệu quả. Có thể sử dụng thêm các dịch vụ hỗ trợ do người tổ chức triển lãm cung cấp như dự hội thảo, nối kết đối tác, đăng tên trong danh bạ… Sau triển lãm: trong vòng một tuần sau ngày kết thúc triển lãm, nên tiếp tục các cuộc tiếp xúc mới có được từ đợt triển lãm đó. Phản ứng kịp thời và đầy đủ
trước mọi thắc mắc và đòi hỏi thêm về thông tin, nên gửi đến đối tác thư Follow up nhanh chóng nhất giúp họ dễ nhớ lại về doanh nghiệp; làm báo cáo đánh giá hiệu quả triển lãm và đề xuất những kế hoạch Marketing thích ứng với các phân tích từ triển lãm đó.
Ngoài việc tham dự tại Mỹ, doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận bạn hàng ngay ở trong nước như triển lãm Expo hàng năm, hội chợ ở nước khác trong khu vực tại Hongkong, Singapore… vừa tiết kiệm và cũng không kém phần hiệu quả nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt.