2.2.5.1 Hóa đơn trong KSC NSX qua KBNN đối với các khoản CHHDV a) Một số quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Khái niệm hóa đơn: Theo thông tƣ 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính hƣớng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ “Hóa đơn là chứng từ do ngƣời bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo qui định của pháp luật”. Theo quy định đó, Hoá đơn là chứng từ, thủ tục có tính pháp lý cao nhất trong thanh toán khi kết thúc các quan hệ mua bán, trao đổi về HHDV.
Các loại hoá đơn: Hoá đơn có nhiều loại nhƣ: hoá đơn xuất, nhập khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; các loại hoá đơn khác nhƣ tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và các loại: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Phiếu thu tiền dịch vụ hàng không, vận đơn vận chuyển hàng hoá, Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ (lập theo đúng quy định tại điều 16, Thông tƣ 153/2010/TT-BTC) ...
Hình thức hóa đơn: Hình thức hoá đơn phải phù hợp với các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ đƣợc thể hiện bằng một trong các hình thức nhƣ: Hoá đơn tự in; Hoá đơn điện tử; Hoá đơn do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức, cá nhân sử dụng; hoá đơn do tổ chức, cá nhân đặt in.
Nội dung trên hóa đơn đã lập: Nội dung hoá đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý: Họ, tên; địa chỉ; mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của ngƣời mua và ngƣời bán; tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lƣợng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký ngƣời bán, ngƣời mua hàng...
Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn: Các trƣờng hợp bán HHDV có tổng giá thanh toán dƣới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trƣờng hợp ngƣời mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn, ngƣời bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của ngƣời bán, tên HHDV, giá trị HHDV bán ra, ngày lập, tên và chữ ký ngƣời lập Bảng kê.
24
Bán hàng hoá dịch vụ bắt buộc phải lập hoá đơn: Trƣờng hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, ngƣời mua không lấy hóa đơn thì ngƣời bán vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định.
Cấp hoá lẻ cho hoạt động kinh doanh không thường xuyên: đối với hộ và cá nhân không kinh doanh, khi phát sinh các hoạt động cung cấp hàng hoá, cung ứng dịch vụ có nhu cầu sử dụng hoá đơn lẻ, phải đến cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thƣờng trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cƣ trú, đề nghị cấp hoá đơn lẻ cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
b) Các khoản CTX NSX phải có hoá đơn
Các khoản CTX NSX phải có hoá đơn: Là các khoản chi TX của các đơn vị cấp xã chi trả các tổ chức, cá nhân cung cấp HHDV.
Các khoản CHHDV từ kinh phí TX NSX chƣa có hoá đơn: Là các khoản thanh toán các giao dịch mua, bán, trao đổi HHDV từ kinh phí TX NSX mà bên có nghĩa vụ phải xuất hoá đơn chƣa cung cấp, không cung cấp, hoặc cung cấp giấy tờ xác nhận không phải là hoá đơn cho đơn vị cấp xã (bên sử mua HHDV) - Tóm lại, khi thanh toán chƣa có hoá đơn.
c) Hồ sơ, chứng từ khi KSC TX NSX qua KBNN đối với các khoản CHHDV theo quy định phải có hoá đơn
Hồ sơ, chứng từ KSC TX NSX qua KBNN và Hồ sơ, chứng từ thanh toán, quyết toán CTX NSX tại từng đơn vị cấp xã có một số điểm cần phân biệt cụ thể:
- Hồ sơ, chứng từ KSC TX NSX khi thanh toán qua KBNN của từng đơn vị cấp xã không phải là toàn bộ Hồ sơ, chứng từ thanh toán, quyết toán CTX NSX của đơn vị cấp xã đó. Đơn vị cấp xã chỉ chuyển đến KBNN nơi giao dịch những Hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi, để KBNN thực hiện KSC theo quy định.
- Việc KBNN nơi giao dịch chỉ kiểm soát một số Hồ sơ, thủ tục đối với từng khoản CTX của đơn vị cấp xã đƣợc quy định cụ thể trong quy trình KSC do Bộ Tài chính hoặc KBNN ban hành. Trƣờng hợp đối với những khoản chi chƣa có quy định cụ thể về Hồ sơ, chứng từ KSC qua KBNN, KBNN thực hiện KSC theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành, có quy định cụ thể về Hồ sơ, chứng từ đối với những khoản chi đó.
- Việc phải có đầy đủ hóa đơn khi thanh toán, quyết toán chi NSX cho mua sắm hàng hóa, cung ứng dịch vụ là quy định bắt buộc. Trong KSC TX NSX qua KBNN đối với CHHDV, trƣờng hợp KBNN có quy định không kiểm tra thủ tục là
25
“Hóa đơn” đối với một số khoản CHHDV. Hồ sơ, thanh toán, quyết toán khoản CHHDV đó tại đơn vị cấp xã vẫn phải có đầy đủ thủ tục là “Hóa đơn”.
2.2.5.2 Một số đặc điểm về CTX của đơn vị cấp xã, khác với CTX của các các đơn vị thuộc cấp NS khác
Xuất phát từ những quy định cụ thể trong quản lý NSX cho thấy, ngoài những đặc điểm chung, CTX của đơn vị cấp xã và CTX của các các đơn vị thuộc cấp NS khác có những điểm khác nhau về dự toán; hồ sơ, chứng từ đối với từng khoản chi; và giao dịch, thanh toán CTX qua KBNN . . . Theo Tác giả, có thể phân biệt sự khác nhau đó qua bảng 2.1.
Bảng 2.1 Đặc điểm của CTX NSX khác với CTX các cấp khác
STT CTX CỦA CÁC ĐƠN VỊ CẤP XÃ CTX CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC