khoản CTTCN, CHHDV
2.2.4.1 Căn cứ pháp lý của KSC TX NSX qua KBNN
- Luật NSNN (sửa đổi) đã đƣợc ban hành vào năm 2002, có hiệu lực thi hành từ năm ngân sách 2004;
- Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành Luật NSNN;
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ qui định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ;
- Thông tƣ số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ;
- Thông tƣ số 60/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003 của Bộ Tài chính Quy định về quản lý NSX và các hoạt động tài chính khác của xã, phƣờng, thị trấn;
- Thông tƣ số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 về việc Hƣớng dẫn thực hiện kế toán nhà nƣớc áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và nghiệp vụ Kho bạc (TABMIS);
- Thông tƣ số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính Hƣớng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch
19 vụ; vụ;
- Thông tƣ số 164/2011/TT- BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính qui định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN . . .
- Công văn số 2025/TCT-CS ngày 14/06/2011 của Tổng cục Thuế hƣớng dẫn thủ tục bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh
- Các văn bản hƣớng dẫn khác của nhà nƣớc, Bộ Tài chính và KBNN.
2.2.4.2 Hình thức và phương thức chi trả các khoản CTX NSX qua KBNN
Chi trả các khoản chi từ KPTX NSX qua KBNN đƣợc áp dụng hình thức rút dự toán từ KBNN.
Căn cứ vào dự toán chi cả năm, dự toán quý có chia tháng và tiến độ công việc, Ban Tài chính xã làm thủ tục chi trình Chủ tịch xã hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền quyết định gửi KBNN nơi giao dịch và kèm theo các tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật. Việc thanh toán các khoản chi của NSX bằng Lệnh chi NSX. Trên Lệnh chi NSX phải ghi cụ thể, đầy đủ chƣơng, loại, khoản, mục, tiểu mục theo quy định của Mục lục NSNN, kèm theo Bảng kê chứng từ chi (theo mẫu phụ lục số 15 kèm theo Thông tƣ 60/2003/TT-BTC); đối với các khoản chi lớn phải kèm theo tài liệu chứng minh. Trƣờng hợp thanh toán một lần có nhiều chƣơng, thì lập thêm Bảng kê chi, chi tiết theo Mục lục NSNN (theo mẫu phụ lục số 16 kèm theo Thông tƣ 60/2003/TT- BTC), trên Bảng kê ghi rõ số hiệu, ngày tháng của Lệnh chi NSX, đồng thời trên Lệnh chi NSX phải ghi rõ số hiệu của Bảng kê, tổng số tiền.
- Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, sử dụng Lệnh chi NSX bằng tiền mặt. KBNN kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán cho khách hàng hoặc ngƣời đƣợc sử dụng.
- Trong những trƣờng hợp thật cần thiết, nhƣ tạm ứng công tác phí, ứng tiền trƣớc cho khách hàng, cho nhà thầu theo hợp đồng, chuẩn bị hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ,... đƣợc tạm ứng để chi. Trong trƣờng hợp này, trên Lệnh chi NSX chỉ ghi tổng số tiền cần tạm ứng. Khi thanh toán tạm ứng phải có đủ chứng từ hợp lệ, Ban Tài chính xã phải lập Bảng kê chứng từ chi (theo mẫu phụ lục số 15 kèm theo Thông tƣ 60/2003/TT-BTC) và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (theo mẫu phụ lục số 17 kèm theo Thông tƣ 60/2003/TT-BTC) gửi KBNN nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách.
- Các khoản thanh toán NSX qua KBNN cho các đối tƣợng có tài khoản giao dịch ở KBNN hoặc ở ngân hàng phải đƣợc thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (trừ trƣờng hợp khoản chi nhỏ có thể thanh toán bằng tiền mặt). Khi thanh toán bằng chuyển khoản, sử dụng Lệnh chi NSX bằng chuyển khoản.
20
- Đối với các khoản chi từ các nguồn thu đƣợc giữ lại tại xã, Ban Tài chính xã phối hợp với KBNN định kỳ làm thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi vào NSX; khi làm thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi phải kèm theo Bảng kê chứng từ thu và Bảng kê chứng từ chi theo đúng chế độ quy định.
Trong quá trình kiểm soát, chi trả các khoản CTX NSX qua KBNN, các đơn vị cấp xã phải ƣu tiên chi trả tiền lƣơng, các khoản phụ cấp cho cán bộ công chức xã, nghiêm cấm việc nợ lƣơng và các khoản phụ cấp. Đồng thời, các khoản CTX khác phải căn cứ vào dự toán năm, khối lƣợng thực hiện công việc, khả năng của NSX tại thời điểm chi (tồn quỹ NSX tại KBNN thời điểm chi) để thực hiện chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
2.2.4.3 Hồ sơ KSC TX NSX đối với các khoản CTTCN, CHHDV
Hiện nay, Bộ Tài chính chƣa ban hành quy định cụ thể về hồ sơ, chứng từ KSC TX NSX qua KBNN, do đó, việc KSC TX NSX qua KBNN đối với CTTCN, chi HHDV đƣợc áp dụng theo quy định tại Nghị định 60/2003/NĐ-CP; Thông tƣ 59/2003/TT-BTC; Thông tƣ 60/2003/TT-BTC; Thông tƣ 153/2010/TT-BTC . . . và các quy định khác có liên quan đối với từng khoản chi. Cụ thể:
1. Hồ sơ KSC TX NSX đối với các khoản CTTCN, CHHDV
Đối với các khoản CTTCN, CHHDV, xã gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ cụ thể sau:
a) Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
+ Hồ sơ dự toán NSX gửi về KBNN gồm:
- Quyết định giao kế hoạch thu, chi NSX (của UBND cấp huyện). - Nghị quyết phê duyệt phƣơng án phân bổ dự toán của HĐND xã. - Phân bổ dự toán năm theo mã chƣơng, mã ngành.
+ Danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng, sinh hoạt phí; danh sách những ngƣời hƣởng tiền công lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đƣơng chức.
b) Trường hợp tạm ứng:
Hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Lệnh chi tiền (rút dự toán) từ NSX tạm ứng, trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung đƣợc phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tƣ số 164/2011/TT-BTC.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trƣờng hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi KBNN các chứng từ sau: Lệnh chi tiền (rút dự toán) từ NSX tạm ứng, trong đó
21
ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trƣờng hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: đơn vị gửi KBNN các chứng từ sau: Lệnh chi tiền (rút dự toán) từ NSX tạm ứng, tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
Hồ sơ thanh toán tạm ứng gửi từng lần thanh toán tạm ứng bao gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (phụ lục 17 Thông tƣ 60/2003/TT-BTC). Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt:
+ Đối với các khoản chi có giá trị nhỏ không vƣợt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tƣ số 164/2011/TT-BTC thì đơn vị lập Bảng kê chứng từ thanh toán do Chủ tịch UBND xã hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền ký duyệt để gửi KBNN.
+ Thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại: các tài liệu, chứng từ thanh toán đơn vị gửi KBNN thực hiện tƣơng tự nhƣ thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản.
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi nhƣ trƣờng hợp thanh toán trực tiếp.
c) Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Lệnh chi tiền (rút dự toán) từ NSX thanh toán;
- Tuỳ theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng , chứng từ kèm theo đối với từng khoản chi.
+ Đối với khoản CTTCN:
• Đối với các khoản chi tiền lƣơng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đƣơng chức: danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những ngƣời hƣởng tiền công lao động thƣờng xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đƣơng chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
• Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán. • Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có).
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ: • Bảng kê chứng từ thanh toán. • Báo giá hàng hóa, dịch vụ.
22
• Hoá đơn, hoặc Bảng kê bán lẻ HHDV (đối với khoản thanh toán có giá trị dƣới 200.000đ/lần thanh toán) theo quy định tài điều 16 Thông tƣ 153/2010/TT-BTC. • Trƣờng hợp mua sắm HHDV theo quy định phải thẩm định giá, đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh: Hồ sơ về thẩm định giá, đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh . . . theo quy định đối với từng khoản chi.
+ Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành:
• Bảng kê chứng từ thanh toán.
• Dự toán hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật (nếu có).
• Hợp đồng, thanh lý hợp đồng (đối với những khoản chi có hợp đồng).
• Hoá đơn, hoặc Bảng kê bán lẻ HHDV (đối với khoản thanh toán có giá trị dƣới 200.000đ/lần thanh toán) theo quy định tài điều 16 Thông tƣ 153/2010/TT-BTC. • Các hồ sơ, chứng từ khác nhƣ các quyết định phê duyệt, thẩm định, đấu thầu, chỉ định thầu (nếu có) theo quy định đối với từng khoản chi.
+ Các khoản chi khác:
• Bảng kê chứng từ thanh toán.
• Các hồ sơ, chứng từ khác (nếu có) theo quy định đối với từng khoản chi.
2. Thời hạn xử lý hồ sơ:
Thời hạn xử lý hồ sơ đƣợc tính từ thời điểm cán bộ KSC ngân sách của KBNN nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ KSC theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
a) Đối với các khoản tạm ứng: thời hạn xử lý trong một ngày làm việc.
b) Trường hợp thanh toán các khoản chi có hồ sơ đơn giản: thời hạn xử lý trong một ngày làm việc.
c) Trường hợp thanh toán khoản chi có hồ sơ phức tạp: thời hạn xử lý theo quy định đối với khoản chi đó.
d) Trường hợp thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc.
1.2.4.4 Nội dung và quy trình KS CTTCN, CHHDV từ NSX qua KBNN 1. Nội dung kiểm soát các khoản CTTCN, CHHDV:
KBNN thực hiện kiểm soát hồ sơ của đơn vị theo các nội dung sau:
a) Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSX, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSX đƣợc cấp có thẩm quyền giao, số dƣ tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
b) Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
c) Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chƣa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, KBNN căn cứ vào dự toán ngân sách đã đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền giao để kiểm soát.
23
2. Sau khi kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị, KBNN thực hiện:
a) Trƣờng hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo qui định, KBNN làm thủ tục thanh toán cho xã theo quy định tại điểm c, khoản 1 mục 2.2.4.3.
b) Trƣờng hợp chƣa đủ điều kiện thanh toán, nhƣng thuộc đối tƣợng đƣợc tạm ứng, KBNN làm thủ tục tạm ứng cho xã theo quy định tại điểm b, khoản 1 mục 2.2.4.3.
c) Trƣờng hợp không đủ điều kiện chi, KBNN từ chối thanh toán theo quy định tại điểm c, khoản 4 mục 2.2.3.2.