- Cơ quan chủ quản cấp trên có bộ phận độc lập để chỉ đạo về chuyên môn quản lý tà
85 Bảng kê chứng từ chi (các khoản CTTCN)
4.2.4 Phối hợp đẩy mạnh việc tổ chức thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP về quản lý hoá đơn trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng
về quản lý hoá đơn trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng
4.2.4.1 Tăng cường phối hợp giữa Thuế - Tài chính - KBNN trong việc thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP về quản lý hóa đơn
Nghị định của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là một văn bản quy phạm pháp luật rất quan trọng trong quản lý tài chính, ngân sách nói chung và KSC NSX qua KBNN nói riêng.
94
Mặc dù các quy định về hoá đơn là rất rõ ràng, tuy nhiên chƣa có sự vào cuộc đồng bộ của các Cơ quan Thuế - Tài chính – KBNN, để xử lý đặc thù trong KSC KPTX từ NSX, đối với các khoản thanh toán chi HHDV của đơn vị cấp xã, mà bên cung cấp HHDV là đối tƣợng kinh doanh không thƣờng xuyên, chƣa có hoá đơn cung cấp. Do đó, việc thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP về quản lý hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ trong thanh toán CTX NSX gặp rất nhiều khó khăn.
* Mục đích: Phân định rõ trách nhiệm trong triển khai thực hiện, phối hợp thực hiện, tháo gỡ khó khăn vƣớng mắc, xử lý sai phạm... giữa các đơn vị Thuế - Tài chính - KBNN tại Hải Dƣơng trong việc tổ chức thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP về quản lý hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ; chủ động tăng cƣờng phối hợp công tác trong thực hiện định 51/2010/NĐ-CP nhằm giải quyết, xử lý các vƣớng mắc trong thanh toán các khoản chi KPTX NSX qua KBNN tỉnh cho mua sắm HHDV nói riêng; Làm điểm nhấn để đẩy mạnh thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP về quản lý hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ trong thanh toán chi tiêu tài chính - ngân sách của các đơn vị sử dụng NSNN, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn tỉnh nói chung.
* Nội dung chỉ đạo cần tập trung vào:
- Trách nhiệm của các Cơ quan Thuế - Tài chính - KBNN trong tuyên truyền vận động, tạo điều kiện cho các bên cung cấp HHDV không thƣờng xuyên (cung cấp HHDV cho các đơn vị cấp xã), hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định pháp luật; tăng cƣờng KSC KPTX NSX và các quỹ tài chính của xã qua KBNN; tăng cƣờng kiểm tra quyết toán KPTX NSX đối với các khoản thanh toán chi ngân sách theo quy định phải có hoá đơn.
- Liên ngành Thuế - Tài chính - KBNN chủ động tham mƣu giúp việc UBND cùng cấp trong tổ chức thực hiện; phối hợp thực hiện và tạo điều kiện cho các bên cung cấp HHDV không thƣờng xuyên hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định pháp luật; KSC KPTX NSX và các quỹ tài chính của xã qua KBNN; quyết toán KPTX NSX.
4.2.4.2 Đẩy mạnh công tác tuyên truyển, phổ biến các quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn tại địa phương
Từ việc nhận thức đúng tầm quan trọng của thủ tục là “Hóa đơn” trong thanh toán chi NSNN, các cơ quan Thuế - Tài chính – KBNN các cấp trên địa bàn tỉnh cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nƣớc cùng cấp tại địa phƣơng, các cơ quan thông tấn, báo chí, phát thanh, truyền thanh, các ban xây dựng đảng, đẩy mạnh công tác tuyên truyển, phổ biến các quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn, nhất là hóa đơn trong thanh toán chi NSNN; hóa đơn trong quản lý tài chính tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh (hạch toán kế toán) tại địa phƣơng, đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội, các xã, phƣờng, thị trấn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và ngƣời dân. Nội dung tuyên truyền tập trung vào: Khái niệm về hóa đơn; Hình thức,
95
nội dung của hóa đơn; Phân biệt hóa đơn với các giấy tờ thanh toán khác không phải là hóa đơn; Các khoản chi NSNN theo quy định phải có hóa đơn; Yêu cầu chủ động hoàn thiện hồ sơ, chứng từ (là hóa đơn) trong thanh toán CTX NSĐP cho mua sắm HHDV; và Hóa đơn trong thanh toán chi đầu tƣ xây dựng cơ bản từ NSĐP. Cụ thể:
(1) Một số quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Khái niệm hóa đơn. - Các loại hoá đơn. - Hình thức hóa đơn.
- Nội dung trên hóa đơn đã lập.
- Bán HHDV không bắt buộc phải lập hóa đơn. - Bán hàng hoá dịch vụ bắt buộc phải lập hoá.
- Cấp hoá lẻ cho hoạt động kinh doanh không thƣờng xuyên.
(2) Phân biệt rõ sự khác nhau giữa hoá đơn và các loại giấy tờ không phải hoá đơn đối với các khoản thanh toán có giá trị trên 200. 000đ
Khi tiếp nhận hoặc lƣu giữ hồ sơ thanh toán đối với các khoản thanh toán có giá trị trên 200. 000đ, trên cơ sở các qui định về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tƣ 153/2010/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành Nghị định 51, theo tác giả, có thể so sánh sự khác biệt qua bảng sau:
Bảng 4.1 So sánh hoá đơn với các loại giấy tờ xác nhận khối lƣợng, giá trị HHDV mua, bán, trao đổi không phải là hoá đơn
Nội dung so sánh Hoá đơn
Các loại giấy tờ xác nhận khối lƣợng, giá trị HHDV mua, bán, trao đổi có giá trị trên 200. 000đ không phải là hoá đơn
- Về cách hiểu trong trao đổi, giao tiếp xã hội (cách hiểu của mọi ngƣời về cụm từ này):
- Đƣợc hiểu là Hoá đơn theo đúng nghĩa đƣợc pháp luật qui định
- Đƣợc hiểu không phải Hoá đơn theo qui định của pháp luật
- Giá trị pháp lý trong giao dịch thanh toán:
- Là Hoá đơn
- Là chứng từ thanh toán
- Xác định nghĩa vụ và quyền lợi của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi HHDV
- Không đƣợc coi là Hoá đơn - Không đƣợc coi là chứng từ thanh toán
- Không xác định đƣợc nghĩa vụ và quyền lợi của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi
96
HHDV - Về phát hành, sử
dụng và quản lý:
- Theo qui định của Bộ Tài chính; chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan tài chính và các cơ quan NN có thẩm quyền
- Cá nhân tự in hoặc mua mẫu in sẵn của các cá nhân khác, không theo qui định của cơ quan, tổ chức nào; Không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền về loại giấy tờ này do cá nhân, tổ chức sử dụng trong giao dịch mua, bán, trao đổi - Về quản lý tài chính
tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn thanh toán:
- Là chứng từ thể hiện số lƣợng, giá trị HHDV mua vào hoặc bán ra. - Làm cơ sở để hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại cơ sở kinh doanh.
- Không đƣợc coi là chứng từ thể hiện số lƣợng, giá trị HHDV mua vào hoặc bán ra.
- Không đƣợc sử dụng làm cơ sở để hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại cơ sở kinh doanh.
- Về mặt tạo, lập: - Là chứng từ do hai chủ thể tạo nên
(ngƣời bán và ngƣời mua) theo đúng qui định pháp luật, không thể do một bên đơn phƣơng tự tạo lập đƣợc, có sự ràng buộc về mặt pháp lý dẫn đến không một chủ thể nào tự ý thay thế đƣợc các nội dung đã tạo lập. Các trƣờng hợp cố tình tự tạo lập (nhƣ mua hoá đơn khống, lập hoá đơn khống) vì bất kỳ lý do gì đều đƣợc coi là vi phạm pháp luật.
- Không đƣợc coi là chứng từ, có thể do một chủ thể tự tạo lập, không có ràng buộc về mặt pháp lý do đó dễ dàng thay đổi các nôội dung đã tạo lập (dễ dàng làm giả, lập giấy tờ khống).
- Về mặt thay đổi các nội dung đã tạo, lập:
- Thực hiện theo đúng quy trình qui định của NN.
- Phải đƣợc các bên liên quan đồng ý, cho phép thay đổi các nội dung đã tạo lập, phải dựa trên cơ sở các căn cứ hợp lệ, hợp pháp cho phép thay đổi các nội dung đã tạo lập.
- Phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo định kỳ về việc huỷ và lập lại hoá đơn.
- Không theo đúng quy trình qui định của NN.
- Không cần phải có sự đồng ý của các bên liên quan, không dựa trên các căn cứ hợp lệ, hợp pháp cho phép thay đổi các nội dung đã tạo lập.
- Không phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo định kỳ về việc huỷ và lập lại hoá đơn.
- Về nghĩa vụ với NN
………
- Là cơ sở để tính toán số thuế mà bên cung cấp HHDV (và bên sử dung HHDV) phải làm nghĩa vụ với NN
- NN không quản lý đƣợc các giao dịch này, các đối tƣợng tham gia các giao dịch này không làm nghĩa vụ với NN (trốn thuế)
(3) Các khoản chi NSĐP phải có hoá đơn
Tuyên truyền phổ biến đến cơ quan quản lý NSĐP, ngƣời thực hiện ngân sách tại các đơn vị sử dụng NSĐP, phân biệt rõ những khoản chi NSĐP nào phải có hoá
97
đơn, những khoản chi NSĐP nào phải có hoá đơn nhƣng chƣa đầy đủ hóa đơn trong thanh toán chi NSĐP:
- Các khoản chi NSĐP phải có hoá đơn: Là các khoản chi của các cơ quan nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp công, các tổ chức kinh tế xã hội, các dự án của địa phƣơng (gọi chung là các đơn vị sử dụng kinh phí NSĐP) chi trả các tổ chức, cá nhân cung cấp HHDV.
- Các khoản thanh toán mua sắm HHDV chƣa có hoá đơn: Là các khoản thanh toán các giao dịch mua, bán, trao đổi HHDV mà bên có nghĩa vụ phải xuất hoá đơn chƣa cung cấp, không cung cấp, hoặc cung cấp giấy tờ xác nhận không phải là hoá đơn cho bên sử mua HHDV (khi thanh toán chƣa có hoá đơn).
(4) Yêu cầu chủ động hoàn thiện hồ sơ, chứng từ trong sử dụng KPTX từ NSĐP
Ngƣời thực hiện ngân sách tại các đơn vị sử dụng NSĐP cần nắm vững, và chủ động thực hiện tốt một số nguyên tắc sau trong sử dụng KPTX NSĐP:
a. Khi thanh toán và lƣu trữ chứng từ CTX NSĐP đối với các khoản thanh toán về HHDV có giá trị dƣới 200.000đ, không nhất thiết phải yêu cầu hoá đơn khi thanh toán, có thể thanh toán bằng “Bảng kê bán lẻ HHDV” - theo đúng quy định tại điều 16 thông tƣ 153/2010/TT-BTC, đối với các khoản CHHDV có giá trị nhỏ hơn 200.000đ mỗi lần thanh toán
b. đối với các khoản thanh toán về HHDV có tổng giá trị từ 200. 000đ trở lên nhất thiết phải có hoá đơn thanh toán.
c. đối với các khoản thanh toán CTX NSĐP do bên cung cấp HHDV không thƣờng xuyên cung cấp có tổng giá trị từ 200.000đ trở lên:
- Yêu cầu bên cung cấp HHDV đến cơ quan thuế làm thủ tục kê khai nộp thuế và cấp hoá đơn lẻ, trả hoá đơn cho bên sử dụng hàng hoá dịch vụ.
- Các đơn vị sử dụng NSĐP, Chủ tài tài khoản, kế toán các đơn vị sử dụng NSĐP trƣớc khi quyết định chọn nhà cung cấp cần phải thỏa thuận với bên cung cấp HHDV, “phải trả hoá đơn bán hàng cho đơn vị sử dụng NSĐP khi kết thúc giao dịch mua, bán hàng hoá dịch vụ” (xuất hoá đơn hoặc liên hệ với cơ quan thuế đề nghị cấp hoá đơn lẻ trả bên mua hàng) và thực hiện chi trả, thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
d. Trong quá trình quản lý, kiểm soát, thanh quyết toán và lƣu giữ chứng từ CTX NSĐP, ngƣời thực hiện ngân sách cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa hoá đơn do bên bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có đăng ký kinh doanh xuất và hoá đơn lẻ do cơ quan thuế cấp cho các bên bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ không thƣờng xuyên,
98
đó là: Hoá đơn lẻ có đóng dấu của cơ quan thuế ở phía trên, bên trái của liên 1 và liên 2. Việc phân biệt này liên quan đến quyết định cho thanh toán bằng tiền mặt, hay chuyển khoản chi trả trực tiếp cho bên cung cấp hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
(5) Kiểm soát hóa đơn trong quyết toán sửa chữa lớn tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản từ NSĐP
- Ngay sau khi khối lƣợng xây dựng cơ bản hoàn thành từng lần, đƣợc duyệt và đƣợc chấp nhận thanh toán, Chủ đầu tƣ xây dựng cơ bản phải yêu cầu chủ thầu thi công xây lắp, xuất hóa đơn đối với phần khối lƣợng đƣợc duyệt, trả nhà đầu tƣ.
- Ngay sau khi hoàn thành dự án, công trình, hạng mục công trình xây dựng cơ bản, Chủ đầu tƣ xây dựng cơ bản phải yêu cầu Các chủ thầu (tƣ vấn, thi công, cung ứng thiết bị...) xuất trả hóa đơn đối với phần khối lƣợng xây dựng cơ bản còn lại, chƣa có hóa đơn.
- Trong hồ sơ quyết toán công trình, tổng giá trị các hóa đơn thanh toán phải bằng tổng giá trị đề nghị quyết toán các hợp đồng Xây lắp; Thiết bị; Khảo xát; Thiết kế; Giám sát; Quản lý....