- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý tạ
2.3.2.1. Nhận thức chung về cơ cấu tổ chức quản lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức (có thể là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp…) để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện mơi trường ln biến động
Quản lý chính là phối hợp hoạt động của mọi người trong tổ chức và sử dụng tốt nhất các nguồn lực của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khơn khéo và có hiệu quả nhất. Quản lý phải trả lời các câu hỏi: “Phải đạt mục tiêu nào?”, “Phải đạt mục tiêu như thế nào và bằng cách nào?”
Quản lý là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý vì mục tiêu, lợi ích của tổ chức, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài. Mục tiêu của tổ chức do chủ thể quản lý đề ra, họ là những thủ lĩnh của tổ chức và là người nắm giữ quyền lực của tổ chức.
Để tồn tại và phát triển, con người cần liên kết, phối hợp hoạt động trong các tổ chức (cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp...). Trong một tổ chức, để đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao cần có sự phân cơng chun mơn hố và hiệp tác lao động.
Như vậy, quản lý là một tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội, bất kể hình thái kinh tế- xã hội nào.
Quản lý chính là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển của quốc gia và các tổ chức. Vai trò của quản lý đối với các tổ chức thể hiện trên các mặt:
trong tổ chức.
- Định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xác định mục tiêu chung và hướng mọi nỗ lực của các cá nhân, của tổ chức đó vào việc thực hiện mục tiêu chung đó.
- Quản lý phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức (nhân sự, vật lực, tài chính, thơng tin...) để đạt mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao.
Mục đích của quản lý là đạt giá trị tăng cho tổ chức.
- Quản lý giúp tổ chức thích nghi được với mơi trường, nắm bắt và tận dụng tốt hơn các cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ từ môi trường, đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững của tổ chức.
Quá trình phát triển kinh tế- xã hội và hội nhập quốc tế hiện nay đang đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với quản lý. Những yếu tố sau đây làm tăng tính phức tạp của quản lý, địi hỏi quản lý phải thích ứng:
Thứ nhất, Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, xã hội cả về quy
mơ, cơ cấu và trình độ khoa học – cơng nghệ làm tăng tính phức tạp của quản lý, địi hỏi trình độ quản lý phải được nâng cao tương ứng với sự phát triển kinh tế.
Thứ hai, Cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đang diễn ra với tốc độ
cao và quy mô rộng lớn trên phạm vi tồn cầu khiến cho quản lý có vai trị hết sức quan trọng, quyết định sự phát huy tác dụng của khoa học- công nghệ với sản xuất và đời sống.
Thứ ba, Trình độ xã hội ngày càng cao địi hỏi quản lý phải thích ứng.
Trình độ xã hội thể hiện ở các mặt:
- Trình độ học vấn và trình độ văn hóa nói chung của đội ngũ cán bộ, người lao động và của các tầng lớp dân cư ngày càng được nâng cao.
càng đa dạng và phong phú hơn.
- Yêu cầu dân chủ hoá đời sống kinh tế –xã hội, yêu cầu của người lao động được tham gia ngày càng nhiều hơn vào việc quyết định những vấn đề quan trọng trong xây dựng và phát triển đất nước cũng như công việc của mỗi tổ chức.
Thứ tư, Xu thế tồn cầu hố và hội nhập quốc tế đang diễn ra nhanh
chóng. Q trình hội nhập quốc địi hỏi Nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội phải nâng cao trình độ quản lý và hình thành một cơ chế quản lý phù hợp để phát triển một cách hiệu quả và bền vững.
Ngồi các yếu tố trên, cịn nhiều yếu tố khác về kinh tế và xã hội cũng đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với quản lý như yêu cầu bảo vệ, nâng cao chất lượng môi trường sinh thái và môi trường xã hội trong phát triển.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc quản lý này gọi là các chức năng quản lý. Như vậy, các chức năng quản lý là tập hợp những nhiệm vụ quản lý khác nhau, mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong q trình chun mơn hố hoạt động quản lý.
Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản lý phải thực hiện những cơng việc gì trong q trình quản lý?
Tồn bộ q trình quản lý đều được thực hiện thơng qua các chức năng quản lý, nếu không xác định được chức năng quản lý thì chủ thể quản lý khơng thể điều hành được hệ thống quản lý.
- Chức năng quản lý thể hiện nội dung hoạt động của quá trình quản lý. Vì vậy, để quản lý có hiệu quả phải xác định và thực hiện đúng, đủ một hệ thống chức năng cho tổ chức của mình.
đánh giá cơ cấu bộ máy quản lý.
Hệ thống chức năng quản lý bao gồm một trình tự các chức năng sau:
- Chức năng hoạch định: Hoạch định là một quá trình ấn định những
nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đó.
Hoạch định là chức năng đầu tiên cơ và bản nhất trong hệ thống chức năng quản lý theo giai đoạn, nó là cơ sở của các chức năng còn lại.
Nội dung cơ bản của chức năng hoạch định là xác định mục tiêu chương trình hành động và bước đi cơ bản của tổ chức trong thời gian cụ thể.
- Chức năng tổ chức: Tổ chức là sự kết hợp hoạt động của những bộ
phận riêng rẽ sao cho chúng liên kết với nhau trong một cơ cấu chặt chẽ, hợp lý tạo thành một hệ thống thống nhất như một cơ thể sống. Đó là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện các mục tiêu của hệ thống trên cơ sở các nguyên tắc quản lý.
- Chức năng điều khiển: Điều khiển là quá trình chủ thể quản lý sử dụng
quyền lực quản lý của mình để tác động đến hành vi của các cá nhân, bộ phận trong hệ thống (đối tượng quản lý) một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nội dung cơ bản của chức năng điều khiển là chủ thể quản lý phải thực hiện nhiệm vụ ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định đó.
- Chức năng kiểm tra :Kiểm tra là căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã
định để xem xét, đo lường và đánh giá việc thực hiện nhằm phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra ngun nhân và biện pháp khắc phục. Đồng thời, kiểm tra cũng nhằm tìm kiếm các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để thúc đẩy hoạt động của tổ chức nhằm đạt và vượt các mục tiêu đã đề ra.
chỉnh là q trình khắc phục các sai sót, ách tắc, trì trệ, khơi thơng mơi trường (cả đối nội và đối ngoại) nhằm duy trì các hoạt động bình thường ăn khớp nhau của tổ chức. Mặt khác, điều chỉnh cũng cịn nhằm xử lý những tình huống mới nảy sinh mà bản thân kế hoạch chưa lường hết được, tận dụng các thời cơ, khai thác các tiềm năng chưa được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Các chức năng quản lý biểu hiện nội dung quá trình quản lý, để thực hiện các chức năng quản lý phải có một hệ thống quản lý với cơ cấu tổ chức thích hợp. Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) được chun mơn hố với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định.
Mỗi bộ phận của cơ cấu tổ chức quản lý có tính độc lập tương đối, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định.
Trong mỗi cơ cấu tổ chức quản lý có hai mối quan hệ cơ bản: Theo quan hệ dọc, cơ cấu tổ chức quản lý được chia thành các cấp quản lý; theo quan hệ ngang, cơ cấu tổ chức quản lý được chia thành các khâu quản lý.
Cấp quản lý là sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, một phạm vi nhất định được hình thành theo mối quan hệ dọc của hệ thống quản lý. Khâu quản lý là một bộ phận quản lý độc lập thực hiện chức năng quản lý nào đó của q trình quản lý và thuộc một cấp quản lý nhất định.
Cơ cấu tổ chức là hình thức thể hiện sự phân cơng lao động trong lĩnh vực quản lý. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là một biện pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, đối phó được với mọi biến động của môi trường.