- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu “Đã chi tiền”
d) Kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt
2.5.1. Kết quả đạt được
Qua kết quả kiểm soát chi NSNN qua KBNN cho thấy từ khi thực hiện Luật NSNN (sửa đổi) và các văn bản hướng dẫn của các cấp, mặt dù tốc độ gia tăng chi NSNN là rất lớn, nhưng tỉ lệ các khoản chi sai luật bị Kho bạc từ chối thanh toán so tổng chi thường xuyên NSNN giảm dần qua các năm (từ 1,37% năm 2008, còn 0,84% năm 2012), điều đó chứng tỏ luật NSNN và các văn bản dưới luật đã có những bước cải tiến phù hợp với thực tế hơn, chặt chẽ hơn và dần đi vào đời sống của mọi tầng lớp trong xã hội.
Từ những kết quả đạt được trên cho thấy, hệ thống KBNN nói chung và KBNN Yên Bái nói riêng có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN. Hàng năm, qua công tác kiểm soát, KBNN Yên Bái đã từ chối thanh toán hàng chục tỷ đồng các khoản chi của ĐVSDNS do vượt dự toán, sai mục lục NSNN, sai các yếu tố trên chứng từ, sai chế độ định mức, thiếu hồ sơ thủ tục. Số liệu KBNN Yên Bái từ chối thanh toán, cấp phát chi NSNN nêu trên phản ánh kết quả của công tác kiểm soát chi, từng bước chấn chỉnh và góp phần nâng cao kỷ luật tài chính tại ĐVSDNS, qua đó nâng cao vị thế, vai trò của cơ quan KBNN Yên Bái.
Có thể khẳng định, trong chấp hành NSNN, trách nhiệm của Thủ trưởng ĐVSDNS trong quá trình chi tiêu được phân định rõ ràng, cụ thể và được tăng cường trách nhiệm của cơ quan Kho bạc, cơ quan Tài chính trong từng công đoạn quản lý, điều hành, kiểm soát, thanh toán cũng được qui định cụ thể, rõ ràng. Cơ chế quản lý, kiểm soát, thanh toán minh bạch và giảm tải đáng kể so
với trước, phù hợp với lộ trình cải cách hành chính trong lĩnh vực Tài chính công, bước đầu đã giúp cho cấp uỷ, chính quyền địa phương chủ động trong việc cân đối thu - chi, điều hành NSNN trên địa bàn, phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Những kết quả đạt được thể hiện như sau:
- Thứ nhất, thông qua qui trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN, KBNN Yên Bái đã kiểm soát tương đối chặt chẽ các khoản chi tiêu của các đơn vị sử dụng NSNN bằng việc yêu cầu các đơn vị phải chấp hành đầy đủ các điều kiện chi NSNN theo Luật NSNN. Theo đó công tác lập, duyệt, phân bổ dự toán dần đi vào nề nếp, giúp cho đơn vị dự toán và cơ quan Tài chính, KBNN có căn cứ để quản lý và điều hành NSNN một cách có hiệu quả hơn.
- Thứ hai, qua KSC đối với cơ quan hành chính của KBNN trên địa bàn tỉnh Yên Bái, kinh phí NSNN được sử dụng phần lớn đúng mục đích, đúng đối tượng, chấp hành đúng chế độ về hoá đơn chứng từ, định mức, tiêu chuẩn chi tiêu. Đặc biệt là việc mua sắm, sửa chữa của các đơn vị đã được quản lý một cách chặt chẽ hơn bằng cơ chế đấu thầu hoặc xét chọn nhà thầu thông qua 03 báo giá và việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ chi của KBNN.
- Thứ ba, thông qua báo cáo tồn quỹ NSNN hàng ngày của KBNN Yên Bái đã giúp cho cơ quan Tài chính địa phương, UBND tỉnh chủ động điều hành Ngân sách. Tiền của NSNN được quản lý đúng chế độ, chi đúng đối tượng, đúng dự toán, hạn chế tình trạng dàn trải của NSNN. Do đó tồn ngân quỹ của Ngân sách địa phương luôn đáp ứng được nhu cầu chi trả, khắc phục tình trạng mất cân đối của Ngân sách.
Ngoài ra, để thực hiện mục tiêu cấp bách của Chính phủ về kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội, KBNN Yên Bái đã làm tốt công tác KSC theo Nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/2/2011 của Chính phủ, ĐVSDNS căn cứ vào số tiết kiệm chi được cấp có thẩm quyền giao, thực hiện giảm trừ 10% số tiết kiệm vào dự toán chi thường xuyên năm 2011 được giao từ đầu năm của đơn vị, chủ động sắp xếp, bố trí lại các nhiệm vụ chi thường xuyên trong dự toán còn lại.
2.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực và kết quả đã đạt được trong thời gian qua, việc thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Yên Bái vẫn còn một số hạn chế như sau:
Thứ nhất, những trở ngại trong thực hiện chế độ kiểm soát chi thường xuyên. - Việc kiểm soát chi theo hình thức dự toán chưa gắn với hiệu quả chi tiêu ngân sách nhà nước, chưa tạo sự chủ động cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Mặc dù Chính phủ đã có nhiều nỗ lực đổi mới trong quản lý, kiểm soát chi tiêu công, nhưng với phương thức cấp phát theo dự toán (dự toán được các ĐVSDNS lập và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) và dựa trên các tiêu chuẩn, chế độ, định mức thì việc kiểm soát chi của KBNN vẫn dựa theo phương thức quản lý đầu vào, chưa chú trọng đến kết quả đầu ra và hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của địa phương và quốc gia. Từ đó, những yếu kém của quản lý chi tiêu công theo yếu tố đầu vào vẫn còn tồn tại hiện hữu hàng ngày ở nước ta, từ Trung ương cho tới các địa phương. Việc kiểm soát chi NSNN của KBNN vẫn chú trọng đánh giá các nhân tố đầu vào được mua sắm trong giới hạn ngân sách hơn là cải thiện kết quả thực hiện. Vì vậy, cần đổi mới phương thức quản lý, kiểm soát chi NSNN theo kết quả đầu ra, lấy kết quả đầu ra làm thước đo hiệu quả của sử dụng NSNN.
- Việc kiểm soát chi đối với những khoản xây dựng nhỏ và sửa chữa lớn tài sản cố định từ kinh phí thường xuyên còn nhiều bất cập. Khi ĐVSDNS đến Kho bạc thanh toán sửa chữa nhỏ có đơn vị gửi hồ sơ cho Kho bạc tương tự như hồ sơ thủ tục của một dự án đầu tư xây dựng cơ bản, có đầy đủ báo cáo kinh tế kỹ thuật, quyết định phê duyệt thiết kế, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu, hợp đồng xây dựng, bảng tính khối lượng xây lắp, bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, giấy đề nghị thanh toán... Và cán bộ kiểm soát chi thường xuyên không biết phải kiểm soát các hồ sơ này như thế nào.
- Đối với các khoản mua sắm hàng hóa, vật tư: Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn hiện hành chưa có qui chế quy định về việc quản lý nhà cung cấp cho khu vực công, danh mục các ngành hàng, biểu giá cả hàng hoá; Thực tế
giá cả mua sắm là do thoả thuận giữa đơn vị mua và đơn vị bán, nên phát sinh tình trạng cùng mặt hàng, cùng thời điểm nhưng giá thanh toán các đơn vị chênh lệch nhau.
- Đối với chi thu nhập tăng thêm theo qui định hiện hành chỉ qui định mức tối đa nên thực tế rơi vào 02 trường hợp: (1) Thủ trưởng một số nơi chưa thật sự quan tâm đến thu nhập của cán bộ cơ quan (do không qui định mức tối thiểu) nên số tiết kiệm hàng năm thể hiện qua Kho bạc không đáng kể; (2) Thủ trưởng một số nơi lách qui định bằng cách hợp thức hoá chứng từ rồi chi lại cho cán bộ cơ quan nên số tiết kiệm hàng năm qua kho bạc cũng nhỏ hơn so qui định 1,0 (một) lần so với mức tiền lương cấp bậc, chức vụ do Nhà nước quy định dù thực tế có thể lớn hơn.
- Đối với các khoản chi tiền ăn cho hội nghị. Theo quy định, chỉ chi cho đối tượng không hưởng lương nhưng trên thực tế Kho bạc không thể kiểm tra được thành phần tham dự hội nghị có bao nhiêu người không hưởng lương.
- Trong thanh toán chi phí tiếp khách, dù đã có quy định mức chi cụ thể cho từng đối tượng nhưng không có quy định số lượng người tiếp và cũng không quy định đơn vị phải cung cấp danh sách khách được tiếp nên Kho bạc không có cơ sở để áp dụng định mức chi trong kiểm soát. Ngoài ra, việc xác định số lượng và đối tượng tiếp khách cũng hết sức khó khăn và thiếu cơ sở vì không có quy định đơn vị phải cung cấp cho Kho bạc các hồ sơ chứng minh về việc tiếp khách của đơn vị.
Thứ hai, cơ chế quản lý tiền mặt chưa chặt chẽ cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác kiểm soát chi. Hiện nay, cơ chế quản lý tiền mặt chưa quy định KBNN phải định mức tồn quỹ tiền mặt đối với các đơn vị sử dụng ngân sách, do đó vẫn còn nhiều đơn vị để tồn quỹ tiền mặt cao, tọa chi tại đơn vị mà KBNN không thể kiểm soát được. Mặt khác, chưa có quy định bắt buộc những khoản chi nào phải thanh toán không dùng tiền mặt nên những đơn vị có doanh số hoạt động lớn thường dùng tồn quỹ tiền mặt của mình thanh toán trước cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ sau đó mang chứng từ đến Kho bạc
để yêu cầu cấp phát bằng tiền mặt. Lúc này Kho bạc không thể yêu cầu đơn vị thanh toán bằng hình thức chuyển khoản vì “việc đã rồi”.
Thứ ba, tổ chức bộ máy kiểm soát chi thường xuyên NSNN còn hạn chế. Tại KBNN Yên Bái, việc kiểm soát chi thường xuyên do 3 bộ phận cùng thực hiện (tại Văn phòng Kho bạc tỉnh: Phòng Kế toán Nhà nước, Phòng Kiểm soát chi, phòng Giao dịch; tại Kho bạc huyện: tổ Kế toán và tổ Tổng hợp. Tổ Tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản chi thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu quốc gia, nguồn sự nghiệp kinh tế; tổ kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản chi còn lại thuộc lĩnh vực chi thường xuyên. Việc phân chia này gây không ít khó khăn, phiền hà cho đơn vị khi giao dịch với Kho bạc. Với đơn vị được giao dự toán từ nhiều nguồn, khi thực hiện một khoản chi đến Kho bạc không biết phải giao dịch với tổ kế toán hay tổ Tổng hợp.
Thứ tư, kiểm soát chi theo tinh thần Nghị quyết số số 11/NQ-CP còn gặp những khó khăn, bất cập. Việc quy định tạm dừng trang bị mới xe ô tô, điều hòa nhiệt độ, thiết bị văn phòng, nhưng không được các Bộ, ngành hướng dẫn cụ thể nên trong quá trình triển khai đã gặp nhiều vướng mắc. Ví dụ, quy định tạm dừng trang bị mới xe ô tô mà không phân biệt xe ô tô và phương tiện vận tải chuyên dùng phục vụ các nhiệm vụ cấp bách và phục vụ công tác đảm bảo an ninh, quốc phòng. Đối với việc tạm dừng mua sắm thiết bị văn phòng, nhưng không được giải thích rõ thiết bị văn phòng bao gồm loại nào, phải chăng nó bao gồm tất cả các loại trang thiết bị và phương tiện làm việc, cũng như văn phòng phẩm và công cụ, dụng cụ làm việc cho đơn vị sử dụng NSNN, Chính vì vậy đã gây không ít những tranh luận và khó khăn đối với ĐVSDNS và cơ quan KSC (Kho bạc Nhà nước).
Do vậy, khi thanh toán, KBNN không chấp thuận nên đã có ý kiến cho rằng KBNN cứng nhắc trong quá trình tổ chức thực hiện Nghị quyết số 11/NĐ- CP. Vấn đề này cần được quy định cụ thể và rõ ràng hơn, vừa tạo điều kiện cho các đơn vị KBNN thực thi nhiệm vụ kiểm soát chi vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý điều hành của địa phương.
Thứ năm, Quy trình kiểm soát chi “một cửa ” chưa đúng với quy định của Chính phủ và còn tồn tại 2 quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN Yên Bái
Quy trình KSC “một cửa” theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN hiện đang áp dụng tại KBNN Yên Bái gồm 7 bước, quy trình này quy đinh chỉ áp dụng cho chi thường xuyên là chưa phù hợp, chưa toàn diện đối với hoạt động của KBNN. Mặt khác, trong tình hình chỉ tiêu biên chế hiện nay thì thông thường cán bộ kiểm soát chi (phòng kế toán) kiêm nhiệm công tác kế toán thanh toán, nếu tách ra theo quy trình một cửa (bước 5) thì nhất thiết sẽ tăng biên chế và phát sinh thêm tầng nấc trung gian, theo sơ đồ quy trình một cửa thì không phải là “một cửa” mà là “hai cửa” được thể hiện ở bước 6 (chứng từ chuyển khoản) và bước 7 (chứng từ tiền mặt). Ở đây có thể hiểu “một cửa” là vào cửa nào thì ra chính cửa đấy, theo quy trình này thì khách hàng giao chứng từ cho một người (kế toán) nhưng nhận lại chứng từ một người khác (thủ quỹ) là chưa phù hợp, trái với nguyên tắc một cửa theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính.
Theo quy trình một cửa thì phiếu giao nhận hồ sơ do cán bộ kiểm soát chi lập, việc này mất khá nhiều thời gian, do đó trong thực tế Kho bạc gửi mẫu phiếu giao nhận hồ sơ cho khách hàng lập để giảm bớt thời gian cho cán bộ kiểm soát chi của KBNN.
Mặt khác, việc kiểm soát chi NSNN qua KBNN Yên Bái hiện vẫn tồn tại 2 quy trình, đó là quy trình KSC thường xuyên do phòng Kế toán, bộ phận Kế toán của phòng Giao dịch đảm nhiệm; quy trình kiểm soát chi chương trình mục tiêu của Chính phủ do phòng Kiểm soát chi đảm nhiệm. Một ĐVSDNS (nếu có 2 nguồn vốn) vẫn phải giao dịch với 02 cửa nếu được cấp ngân sách theo 02 nội dung chi. Việc phân công nhiệm vụ như trên dẫn đến phiền hà cho các đơn vị giao dịch.
Ngoài ra, việc theo dõi kết quả xử lý hồ sơ đúng hạn hay không và việc kế toán viên phải lập sổ theo dõi giao nhận hồ sơ để quản lý và thống kê định kỳ vẫn chưa có yêu cầu kiểm tra.
Thứ sáu, chưa có chương trình tin học theo dõi, giám sát việc thực hiện công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN Yên Bái.
Việc tiếp nhận, theo dõi hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN Yên Bái đang thực hiện thủ công, KBNN Yên Bái vẫn chưa có một chương trình quản lý trên máy về quy chế chi tiêu nội bộ, phiếu giao nhận hồ sơ, một số tiêu chuẩn, định mức chi tiêu, kiểm soát việc chấp hành thời gian kiểm soát, thanh toán,... Những thông tin trên chỉ được công chức kiểm soát chi của KBNN Yên Bái theo dõi. Như vậy, sự kiểm soát, chỉ đạo của Kế toán trưởng và lãnh đạo KBNN trong lĩnh vực kiểm soát chi không thể thực hiện tốt được, qua khảo sát ở một số KBNN huyện cán bộ kiểm soát chi không chấp hành các quy định trong quy trình giao dịch “một cửa”. Cụ thể, trong bước tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, một số công chức kiểm soát chi đã bỏ qua một số khâu trong quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi ở bước tiếp nhận hồ sơ và kiểm soát chi (lập phiếu giao nhận hồ sơ). Việc đảm bảo thời gian kiểm soát, thanh toán các khoản chi cho ĐVSDNS chưa được đảm bảo, quy trình nghiệp vụ quy định: Đối với tạm ứng tiền mặt thời hạn giải quyết không quá 60 phút; đối với thanh toán trực tiếp: trường hợp thanh toán chi thường xuyên đơn giản, nhận hồ sơ trong buổi sáng, kiểm soát chi và thanh toán vào buổi chiều, trường hợp thanh toán khoản chi thường xuyên mà hồ sơ có tính phức tạp, thanh toán tạm ứng: nhận hồ sơ hôm nay, thanh toán vào hôm sau. Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp công chức kiểm soát chi KBNN Yên Bái kiểm soát, thanh toán quá thời gian quy định nhưng Ban lãnh đạo chưa có biện pháp kiểm soát và chấn chỉnh.
Với việc chưa xây dựng một chương trình tin học theo dõi, giám sát quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN Yên Bái dẫn đến công chức kiểm soát chi không tuân thủ quy trình nghiệp vụ trong việc giao nhận hồ hơ chứng từ kiểm soát chi, thông báo từ chối khách hàng và theo dõi thời gian kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN nên đã xuất hiện nhiều hiện tượng công chức kiểm soát chi thực hiện thủ tục chậm trễ, làm mất uy tín của ngành KBNN. Do vậy, KBNN Yên Bái cần xây dựng chương trình phần mềm tin học theo dõi, giám sát việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ kiểm soát chi để lãnh đạo các phòng liên