H ướng dẫn nghiệp vụ
2.4.3.2. Qui trình kiểm soát chithường xuyên NSNN tại Kho bạc Nhà nước Yên Bái hi ện đang áp dụng
a) Trình tự thực hiện
- Cơ quan giao dự toán NSNN: Căn cứ vào khả năng ngân sách hàng năm được Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp quyết định trong đó có chi thường xuyên NSNN cho các ngành, các địa phương. Bộ Tài chính đối với ngân sách Trung ương, Ủy ban nhân dân các cấp đối với ngân sách địa phương ra quyết định giao dự toán cho các cấp, các ngành. Sau đó các cấp, các ngành giao dự toán cho các đơn vị sử dụng NSNN.
- Đơn vị sử dụng kinh phí:
+ Khi có dự toán năm được giao, các đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN nơi giao dịch, (Đơn vị thực hiện TABMIS thì dự toán cấp thành phố, cấp huyện gửi đến cơ quan Tài chính cùng cấp để nhập) đây là nguồn kinh phí năm đơn vị được sử dụng.
+ Hàng tháng các đơn vị sử dụng ngân sách đến KBNN nơi giao dịch làm thủ tục rút kinh phí để chi tiêu (mức rút theo qui định). Tùy theo từng mục và tiểu mục chi, đơn vị phải hoàn thành đầy đủ các hồ sơ, chứng từ theo chế độ quy định. Đồng thời, việc rút kinh phí phải theo đúng chế độ chi tiêu của cấp có
thẩm quyền quyết định (và theo qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị đã xây dựng, nếu là đơn vị tự chủ theo Nghị định 30 của Chính phủ).
- KBNN nơi thực hiện cơ chế kiểm soát chi:
+ KBNN căn cứ vào dự toán được giao; chế độ tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định; qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (nếu là đơn vị tự chủ theo Nghị định 130 của Chính phủ), quyết định chuẩn chi của thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN và hồ sơ chứng từ thanh toán của từng khoản chi đảm bảo đúng mục chi. Khi có đủ các điều kiện chi KBNN kiểm tra kiểm soát đúng sẽ tiến hành thanh toán cho đơn vị, nếu sai yêu cầu đơn vị phải hoàn thiện hoặc KBNN sẽ từ chối thanh toán.
+ KBNN có quyền từ chối thanh toán các khoản chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (nếu là đơn vị tự chủ theo Nghị định 130 của Chính phủ) và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
b) Hồ sơ gửi lần đầu gửi Kho bạc Nhà nước Yên Bái
ĐVSDNS lần đầu gửi đến KBNN Yên Bái (Bộ phận kiểm soát chi) ngay từ đầu năm những hồ sơ, chứng từ để cán bộ kiểm soát chi sử dụng kiểm soát cho cả năm bao gồm:
- Dự toán chi NSNN năm: sau khi dự toán ĐVSDNS được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc được phân bổ từ đơn vị dự toán cấp trên, ĐVSDNS gửi đến KBNN Yên Bái để công chức kiểm soát chi nhập vào chương trình KTKB làm căn cứ kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của đơn vị đó;
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công (nếu là đơn vị tự chủ theo Nghị định 130 của Chính phủ)
c) Các bước trong quy trình kiểm soát chi
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Yên Bái được thực hiện theo các bước như sau:
Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, ĐVSDNS cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp như sau:
*/ Hồ sơ tạm ứng:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (gồm: chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp được thanh toán bằng tiền mặt;...): Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Tạm trích chi bổ sung thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức từ nguồn kinh phí tiết kiệm.
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): ĐVSDNS gửi KBNN Yên Bái một trong các chứng từ sau: thông báo thu tiền của đơn vị cung cấp dịch vụ; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
- Mức tạm ứng: Tùy thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của đơn vị và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức tạm ứng tối đa không vượt quá 30% dự toán NSNN bố trí cho khoản chi, mua sắm đó, trừ trường hợp có quy định riêng.
*/ Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển khoản tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đủ điều kiện thanh toán. Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi Kho bạc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chi tiết đến chương, loại, khoản, mục của mục lục NSNN; Bảng kê chứng từ thanh toán. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo hồ sơ, chứng từ có liên quan.
*/ Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định (gồm: các khoản chi thanh toán cá nhân; các khoản chi đủ điều kiện thanh toán trực tiếp). Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán;
- Tuỳ theo từng nội dung, nhóm mục chi mà ĐVSDNS gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ liên quan theo quy định (được thể hiện ở mục kiểm soát chi).
*/ Kiểm soát sơ bộ hồ sơ:
Tùy theo nhu cầu tạm ứng hay thanh toán mà ĐVSDNS gửi đến KBNN Yên Bái các hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan. Sau khi nhận được hồ sơ, tài liệu cán bộ kiểm soát chi kiểm soát sơ bộ các loại hồ sơ như sau:
Kiểm tra, kiểm soát các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định (đối với rút tiền mặt 2 liên, chuyển khoản 4 liên); kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng của ĐVSDNS ký trực tiếp trên tất cả các liên chứng từ; kiểm tra các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu, chứng từ khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
*/ Công chức kiểm soát chi phân loại hồ sơ và xử lý:
Sau khi kiểm soát sơ bộ, công chức kiểm soát chi tiến hành phân loại hồ sơ và thực hiện theo quy trình kiểm soát chi một cửa như đã nêu trên, cụ thể:
- Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính. Công chức kiểm soát chi tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
- Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: công chức kiểm soát chi lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với đơn vị sử dụng ngân sách, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ;
giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu l liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
- Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, công chức KSC tiếp nhận và lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả; Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: công chức kiểm soát chi lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên Phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
- Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi ĐVSDNS đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, công chức kiểm soát chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày Kho bạc nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng.
Việc lập phiếu giao nhận hồ sơ có ý nghĩa quan trọng trong việc cấp trên quản lý công chức kiểm soát chi trong việc chấp hành thời gian giải quyết công việc và làm cơ sở khi có khiếu nại của ĐVSDNS. Tuy nhiên, qua khảo sát tại Phòng Kế toán Nhà nước, phòng Giao dịch, KBNN huyện, còn một số công chức kiểm soát chi thực hiện không đầy đủ quy định này, ảnh hưởng đến công tác theo dõi thời gian chấp hành kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN của các ĐVSDNS.
Như vậy, trong bước này công chức kiểm soát chi chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì công chức
kiểm soát chi hướng dẫn ĐVSDNS lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
Bước 2: Kiểm soát chi
Sau khi hoàn thành tiếp nhận, phân loại hồ sơ, công chức kiểm soát chi kiểm tra số dư tài khoản dự toán của ĐVSDNS có còn để thực hiện khoản chi đó không; kiểm tra hồ sơ, chứng từ có hợp lệ, hợp pháp hay không; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (đối với đơn vị được giao khoán, thực hiện chế độ tự chủ); kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng trên giấy rút dự toán với bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký được lưu tại KBNN Yên Bái; kiểm soát số học số tiền chi tiết, số tiền tổng và kiểm tra số tiền bằng chữ và số tiền bằng số; kiểm soát các yếu tố trên chứng từ như mã đơn vị quan hệ ngân sách (mã này do Bộ Tài chính cấp, mỗi đơn vị có một mã duy nhất), mục lục NSNN, số tài khoản chi dự toán của đơn vị, tài khoản đối tượng được hưởng, ngân hàng đối tượng hưởng,...
Bước 3 : Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ
Sau khi kiểm soát xong, công chức kiểm soát chi trình Kế toán trưởng hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán kinh phí NSNN. Kế toán trưởng kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký trên chứng từ đồng thời ký trên chương trình KTKB và chuyển hồ sơ, chứng từ cho công chức kiểm soát chi để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Bước 4: Giám đốc ký (hoặc người được uỷ quyền)
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho công chức kiểm soát chi. Trường hợp Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho công chức kiểm soát chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng.
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: công chức kiểm soát chi thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:
- Đối với các chứng từ chi NSNN thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ tại ngân hàng, thanh toán viên của phòng Kế toán sử dụng phương thức thanh toán bù trừ điện tử với hệ thống ngân hàng. Thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì (Ngân hàng Nhà nước); trình Kế toán trưởng ký chứng từ trên Chương trình bù trừ điện tử và trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký bảng kê thanh toán.
- Đối với các chứng từ chi NSNN thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ tại hệ thống KBNN trong toàn quốc, thanh toán viên phòng Kế toán sử dụng phương thức thanh toán điện tử trong hệ thống Kho bạc. Căn cứ chứng từ giấy được lãnh đạo phê duyệt do công chức kiểm soát chi chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin lệnh thanh toán trên hệ thống thanh toán điện tử (lệnh này được kết xuất từ chương trình KTKB sang); chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao trên 2 tỷ đồng, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
- Đối với trường hợp thanh toán các khoản chi NSNN bằng tiền mặt, công chức kiểm soát chi đóng dấu “Kế toán” lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
Sau khi thực hiện kiểm soát và thanh toán các khoản chi NSNN, công chức kiểm soát chi tiến hành lưu, trả lại hồ sơ, chứng từ cho ĐVSDNS như sau: - Hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi lưu bao gồm: liên chứng từ kế toán, dự toán NSNN được duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
- Hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi trả ĐVSDNS bao gồm: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hoá đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.