- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu “Đã chi tiền”
d) Kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt
3.3.6. Xây dựng phần mềm tinh ọc quản lý giao nhận hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Yên Bá
ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Yên Bái
Để giải quyết các hạn chế trong công tác giao nhận hồ sơ kiểm soát chi NSNN qua KBNN Yên Bái như đã nêu ở chương 2, KBNN Yên Bái cần xây dựng một chương trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính.
Phần mềm này phải đảm bảo theo dõi được các thông tin về khách hàng (mã ĐVSDNS, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại), số bộ chứng từ, ngày giải quyết, lưu vết được các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phân để có thể xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc, chương trình này cho phép kết xuất các báo báo để quản lý việc theo dõi quá trình giao nhận hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi, các hồ sơ, chứng từ bổ sung, sai sót, thời gian kiểm soát thanh toán đúng hạn hay quá hạn.
Chương trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” này phải được cài đặt trên máy tính đặt tại quầy giao dịch (máy ki ốt thông tin - tại KBNN Yên Bái, khách hàng đang sử dụng máy này để tra cứu quy trình nghiệp vụ). Khách hàng tự lập phiếu giao nhận hồ sơ trên máy vi tính, chỉ cần nhập mã ĐVSDNS, toàn bộ các thông tin tương ứng như tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại sẽ được hiện
lên, tiếp theo nhập số bộ chứng từ. Sau khi khách hàng nhập xong, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ chứng từ giấy, đối chiếu với trên máy vi tính, có thể sửa chữa cho đúng nếu cần. Công chức kiểm soát chi in “Phiếu giao nhận hồ sơ chi thường xuyên” trong chương trình, sau khi kiểm soát, thanh toán hồ sơ chứng từ kiểm soát chi trên, công chức kiểm soát chi vào chương trình nhập thông tin đã kiểm soát thanh toán. Hàng ngày Kế toán trưởng sẽ vào chương trình in báo cáo kết quả kiểm soát chi để theo dõi, kiểm tra các hồ sơ kiểm soát chi chưa được giải quyết, xử lý, những hồ sơ đã quá hạn xử lý, đồng thời nhắc nhở cán bộ kiểm soát chi thực hiện việc kiểm soát, thanh toán đúng quy định.