- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu “Đã chi tiền”
d) Kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt
2.4.4. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm soát chithường xuyên ngân sách nhà n ước tại Kho bạc Nhà nước Yên Bá
Hiện đại hoá kiểm soát chi thường xuyên NSNN có nhiều nội dung, trong đó việc ứng dụng công nghệ thông tin hay tin học hoá nghiệp vụ NSNN nói chung và kiểm soát chi NSNN nói riêng là nội dung cơ bản nhất.
Việc tin học hoá hoạt động nghiệp vụ KBNN nói chung và nghiệp vụ kiểm soát chi thường xuyên nói riêng đã được KBNN Yên Bái đặc biệt quan tâm và triển khai thực hiện từ rất sớm. Đồng thời, cũng xem đây là một trong những điều kiện quan trọng để làm tốt nhiệm vụ quản lý quỹ NSNN và tăng cường hiệu quả hoạt động kiểm soát chi qua KBNN. Trong thời gian qua, công tác ứng dụng tin học đã đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng để phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành ngân sách của lãnh đạo KBNN và các cơ quan chức năng trên địa bàn.
Đã có nhiều chương trình ứng dụng phục vụ công tác chi NSNN và kiểm soát chi thường xuyên NSNN được đưa vào sử dụng, chẳng hạn như:
- Chương trình kế toán kho bạc (KTKB): hỗ trợ công tác hạch toán kế toán ngân sách trên máy vi tính theo chế độ kế toán thống kê. Và qua đó đã cung cấp các báo cáo kế toán vừa nhanh chóng vừa chính xác. Chương trình còn cung cấp các tiện ích hỗ trợ công tác kiểm soát chi thường xuyên như: cung cấp thông tin về số dư dự toán, tình hình thanh toán, tạm ứng của từng đơn vị sử dụng NSNN. Chương trình có khả năng quản lý dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách chi tiết đến từng nhóm mục chi và tự động khống chế không cho đơn vị chi vượt tổng mức dự toán được giao; chương trình còn có khả năng quản lý tồn quỹ ngân sách của từng huyện, từng xã và khống chế không để chi ngân sách của từng huyện, xã vượt mức tồn quỹ ngân sách của huyện, xã đó.
- Chương trình thanh toán điện tử: hỗ trợ thanh toán trực tiếp giữa các KBNN huyện, KBNN tỉnh trên toàn quốc, giúp công tác thanh toán vừa an toàn vừa nhanh chóng. Những khoản thanh toán trước đây khi thực hiên bằng phương pháp thủ công phải mất nhiều ngày hiện nay chỉ cần thực hiện trong vài phút.
- Chương trình ÐTKB/WAN hỗ trợ quản lý, kiểm soát, thanh toán các dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
- Chương trình tổng hợp báo cáo: hỗ trợ lập các báo cáo theo chế độ kế toán thống kê trên cơ sở số liệu được cung cấp từ chương trình KTKB để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và quyết toán ngân sách. Với những báo cáo
hàng trăm trang, chương trình tổng hợp báo cáo chỉ thực hiện trong vài phút nhưng nếu làm thủ công phải mất hàng tháng.
Song song với việc phát triển các chương trình ứng dụng thì công nghệ truyền thông cũng được chú trọng. Tại KBNN tỉnh và tất cả các KBNN huyện trực thuộc đều có hệ thống mạng nội bộ và nối mạng về KBNN tỉnh. Các số liệu phát sinh tại các KBNN huyện trực thuộc được truyền về KBNN tỉnh hàng ngày. Vì vậy, ngay trong ngày hôm sau, tại KBNN tỉnh đã có thể tổng hợp được số liệu chi NSNN trên địa bàn toàn tỉnh.
Hiện nay, ngành Tài chính, trong xu thế cải cách mạnh mẽ, đã xây dựng định hướng phát triển ngành Tài chính đến năm 2020 và đã được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn theo Quyết định số 211/2004/QĐ-TTg ngày 14/12/2004. Theo đó, một trong các mục tiêu cơ bản là: “Xây dựng nền tài chính quốc gia lành mạnh, công khai, minh bạch, dân chủ, được quản lý và kiểm toán chặt chẽ; tăng cường năng lực, hiệu lực quản lý nhà nước về tài chính; đẩy mạnh cải cách hành chính, hiện đại hoá công cụ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý tài chính...”.
Để thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010 cũng như thực hiện định hướng phát triển ngành tài chính đến năm 2020, Bộ Tài chính đã và triển khai thực hiện Dự án "Cải cách quản lý tài chính công" nhằm hiện đại hóa công tác quản lý NSNN từ khâu lập kế hoạch, thực hiện ngân sách, báo cáo ngân sách và tăng cường trách nhiệm ngân sách của Bộ Tài chính; nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính công; hạn chế tiêu cực trong việc sử dụng ngân sách; đảm bảo an ninh tài chính trong quá trình phát triển và hội nhập của quốc gia; theo đó sẽ thực hiện đầu tư triển khai Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc tích hợp (viết tắt là TABMIS) tại Bộ Tài chính, kết nối tới các Bộ sử dụng ngân sách, cơ quan tài chính địa phương. Hệ thống Thông tin Quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS viết tắt từ tiếng Anh “Treasury And Budget Management Information System”) là một trong 4 cấu phần và là cấu phần quan trọng nhất của Dự án “Cải cách Quản lý Tài chính công”. Phạm vi triển khai rộng và có ảnh hưởng đến cơ chế quản lý, quy trình nghiệp vụ, tổ chức bộ máy của một số đơn vị trong ngành tài chính.
Khái quát một số nét đặc trưng về TABMIS như sau:
Thứ nhất, Các chức năng và quy trình trong TABMIS được thiết kế, xây dựng dựa trên một số chuẩn mực và thông lệ trên thế giới, cụ thể mô hình Kho bạc tham khảo do Ngân hàng thế giới (WB) phối hợp với Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF) xây dựng và khuyến cáo các quốc gia đang phát triển chuyển đổi áp dụng.
Thứ hai, Hệ thống TABMIS được xây dựng trên phần mềm có sẵn được phát triển theo phương pháp luận “Lập kế hoạch nguồn lực” với giải pháp ORACLE FINANCIALS được chuẩn hoá cho mô hình khu vực công, tuân thủ các chuẩn mực quốc tế.
Thứ ba, TABMIS là hệ thống lõi, là bộ phận quan trọng nhất cấu thành hệ thống quản lý tài chính tích hợp. TABMIS có khả năng giao diện với các phần mềm quản lý tài chính khác như lập ngân sách, quản lý thuế, quản lý nợ, thanh toán với ngân hàng.
Thứ tư, TABMIS sẽ được xây dựng và triển khai trong toàn hệ thống KBNN, kết nối với cơ quan tài chính các cấp, cung cấp thông tin tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hệ thống này sẽ được kết nối với các Bộ chuyên ngành, trước mắt sẽ kết nối tới một số ĐVSDNS.
Thứ năm, TABMIS được xây dựng dựa trên các định hướng, quyết tâm cải cách tài chính công của Chính phủ Việt Nam hướng tới chuẩn mực và thông lệ thế giới nhằm tăng tính chính xác và khả năng hội nhập.
Hệ thống TABMIS được xây dựng với các chức năng và các phân hệ theo chức năng sau: phân bổ ngân sách, sổ cái, quản lý chi, cam kết chi, quản lý thu, quản lý ngân quỹ, báo cáo.
Trong đó, phân hệ sổ cái là trung tâm quản lý theo dõi số liệu hạch toán kế toán của TABMIS; Phân hệ phân bổ ngân sách có chức năng quản lý số liệu phân bổ, điều chỉnh ngân sách các cấp; Phân hệ quản lý thu ghi chép số thu NSNN theo mục lục NSNN và điều tiết cho từng cấp ngân sách; Phân hệ quản lý chi thực hiện hạch toán các khoản chi NSNN (gồm cả chi thường xuyên, chi đầu tư...); Phân hệ quản lý ngân quỹ thực hiện dự báo dòng tiền, quản lý vốn tập trung toàn hệ thống KBNN tại Trung ương; Phân hệ quản lý cam kết chi thực
hiện giữ dự toán ngân sách để đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đã được đơn vị ký kết.
Trong 6 phân hệ của hệ thống TABMIS có 2 phân hệ là phân bổ ngân sách và quản lý cam kết chi có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình quản lý chi NSNN qua KBNN.
Phân hệ phân bổ ngân sách là phân hệ quản lý chu trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao ngân sách, các ĐVSDNS có thể kết nối vào hệ thống để nhập, phân bổ dự toán và cơ quan Tài chính phê duyệt trên hệ thống TABMIS, làm cơ sở cho KBNN kiểm soát thanh toán các khoản chi NSNN.
Phân hệ quản lý cam kết chi: Cam kết chi là việc các đơn vị dự toán cam kết sử dụng dự toán chi ngân sách thường xuyên được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toán được giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa đơn vị dự toán với nhà cung cấp. Phân hệ quản lý cam kết chi trong TABMIS là tiến hành ghi chép cam kết trên cơ sở dự toán được phân bổ theo từng ĐVSDNS nhằm đảm bảo dự toán ngân sách có đủ để chi tiêu trước khi bắt đầu mua sắm và nó làm tăng công nợ phải trả.
Như vậy, có thể thấy, việc nghiên cứu và áp dụng các cơ chế mới về quản lý, cấp phát ngân sách mới, hiện đại, đáp ứng chuẩn mực và thông lệ quốc tế là một trong số các nội dung quan trọng trong quá trình cải cách quản lý Tài chính công.
Ngành Tài chính Yên Bái trong đó có KBNN Yên Bái đã vận hành giai đoạn I hệ thống TABMIS từ cuối năm 2011. Khi hoàn thành triển khai hệ thống TABMIS, cơ quan Tài chính thực hiện nhập dự toán vào hệ thống TABMIS (trước đây KBNN nhập vào chương trình KTKB), dự toán sẽ được chuyển đến KBNN thông qua hệ thống TABMIS kịp thời hơn trước đây, dự toán là một căn cứ quan trọng để KSC các khoản chi NSNN của các ĐVSDNS. Mặt khác, khi phân hệ cam kết chi trong hệ thống TABMIS được thực hiện thì KBNN sẽ kiểm soát được chi tiêu của các ĐVSDNS, đặc biệt là các khoản nợ đọng của ĐVSDNS trong việc mua sắm hàng hóa dịch vụ, làm lành mạnh hóa và tăng cường công tác quản lý chi NSNN. Đây là một yêu cầu quản lý mới đem lại hiệu
quả quản lý cao cần áp dụng. Việc triển khai phân hệ cam kết chi trong TABMIS tại KBNN Yên Bái đã căn bản chuyển việc hạch toán các khoản chi NSNN từ chế độ kế toán tiền mặt sang chế độ kế toán dồn tích (hạch toán qua tài khoản phải trả). Bởi vì, khi ĐVSDNS ký hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ thì đã gửi cho KBNN hồ sơ cam kết chi, KBNN hạch toán một khoản phải trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ và đã trừ đi một khoản dự toán tương ứng.