. Những kết quả của dựán có mang lại lợi ích cho người hưởng lợi, có giải quyết được các vấn đề kinh tế xã hội như đặt ra ban đầu hay
3.2.2.1.Xây dựng qui chế hướng dẫn phù hợp cho từng Ban quản lý dựán
3.2.CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢSỬ DỤNG VỐNODA TẠIBỘ
3.2.2.1.Xây dựng qui chế hướng dẫn phù hợp cho từng Ban quản lý dựán
Hầu hết các dự án tại Bộ bị chậm tiến độ trong giai đoạn đầu là do quá trình thiết lập cơ chế hoạt động và ban hành các cẩm nang hướng dẫn thực hiện mất nhiều thời gian, từ 2 – 6 tháng, cá biệt có dự án mất đến 1 năm.Chính vì vậy, việc hồn thành xây dựng các hướng dẫn này đóng vai trị quan trọng quyết định đến tiến độ và hiệu quả thực hiện dự án. Muốn vậy, các BQL dự án cần phải:
- Ngay sau khi Ban quản lý dự án được thành lập, cần tập trung xây dựng ngay một qui chế hoạt động của Ban quản lý dự án và trình lãnh đạo Bộ phê duyệt. Qui chế này cần qui định rõ chức năng nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của ban, cũng như chức năng nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của từng chức danh cán bộ trong ban, cơ chế phối hợp hoạt động giữa các cán bộ trong ban...Đây là một trong những văn bản hết sức quan trọng để điều hành các hoạt động của ban quản lý dự án và đánh giá kết quả mức độ hồn thành nhiệm vụ được phân cơng của các nhân viên trong ban quản lý dự án.
- Bên cạnh đó, nhanh chóng xây dựng và ban hành ngay cuốn “Cẩm nang hướng dẫn quản lý dự án” cả về mặt hành chính, tài chính và chun mơntrên cơ sở tham khảo ý kiến của Nhà tài trợ và trình Bộphê duyệt.Vì thực tế là hầu hết các cán bộ dự án đều là người biệt phái từ Bộ, Sở Nno&PTNT sang và đều là những người chưa có kinh nghiệm, chưa quen với các quy định của nhà tài trợ. Cẩm nang sẽ đóng vai trị hết sức quan trọng, trở thành kim chỉ nam, hướng dẫn các BQL dự án trong quá trình thực hiện; đồng thời cũng thuận lợi cho BQL dự án Trung ương trong công tác quản lý khi tất cả đều sử dụng form/biểu mẫu thống nhất. Trong cuốn cẩm nang này cần cụ thể hố tồn bộ các quy định/quy trình thực hiện dự án từ các cơng việc hành chính như quy trình tuyển dụng nhân sự, hợp đồng lao động, bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí, lưu trữ/xử lý cơng văn đi đến, lưu trữ thông tincác quy định về tài chính như định mức tiền lương cho từng vị trí, cơng tác phí, đi lại, chứng từ, thủ tục thanh tốn... đến các quy định/quy trình cụ thể để hỗ trợ các đối tượng như xác định đối tượng, đánh giá, thẩm định... đến hỗ trợ đối tượng. Một trong những yếu tố không thể thiếu trong cuốn cẩm nang là các quy định về báo cáo và chế độ kiểm tra tài chính và chun mơn định kỳ, nó là nguồn thơng tin quan trọng giúp cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án.
Sau khi quy chế ban hành, nhất thiết phải có các cuộc tập huấn hướng dẫn sử dụng cho các BQL dự án, đặc biệt là các cán bộ tài chính và cán bộ chun mơn. Thực tế cho thấy, quy trình hướng dẫn rất cụ thể nhưng các BQL dự án vẫn gặp khó
khăn trong q trình ứng dụng và thực hiện. Vì thế, làm tốt cơng tác hướng dẫn sẽ giúp cho các BQL dự án giảm bớt được khó khăn trong q trình thực hiện.