6. Cấu trúc của luận văn:
3.3.6.2. Thiết lập chính sách đối với nhân viên bán hàng
Chính sách giám sát
a/ Đối với nhân viên khi thực hiện bán hàng cố định
Chịu sự giám sát trực tiếp của người quản lý tại nơi bán hàng và Công ty thông qua nhân viên kế toán bán hàng và phòng Kinh doanh:
- Thông qua việc báo cáo định kỳ (1 tuần/lần) của nhân viên về sản lượng bán hàng tại các cửa hàng
- Thông qua việc thanh toán và làm phiếu xuất kho hằng ngày.
- Kết hợp với kênh thông tin phản hồi từ khách hàng thông qua hình thức “ hòm thư góp ý” ...
b/ Đối với nhân viên khi thực hiện bán hàng di động
- Tổ chức cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất như đến trước thời gian bắt đầu làm việc hoặc ra về của nhân viên
- Báo cáo định kỳ (1lần/ tuần) và đột xuất về tình hình tiêu thụ và công việc hàng ngày.
- Thông qua kênh thông tin phản hồi từ các trung gian
- Thông qua việc đánh gía công tác đào tạo cho nhân viên bán hàng di động Chính sách thưởng phạt đối với nhân viên
Chính sách thưởng phạt đồng thời là một biện pháp nhằm điều chỉnh hành vi làm việc của nhân viên nhờ đó mà nhà quản trị thuận lợi trong việc quản lí nhân viên của mình. Việc thưởng phạt taị Công ty được thực hiện trên cơ sở đánh giá hay đo lường kết quả hoạt động của nhân viên là nhằm phân tích lợi ích do lực lượng này mang lại cho Công ty trong từng thời kỳ. Cơ sở của việc phân tích đánh giá là nguồn tư liệu thống kê về việc bán của nhân viên bán hàng. Tuy nhiên do có nhiều sự biến động trong kinh doanh như khu vực bán hàng thay đổi, khách hàng thay đổi, các điều kiện kinh doanh thay đổi.
Bảng 3.18: Các chỉ tiêu đánh giá lực lượng bán
Nhân viên bán hàng cố định Nhân viên bán hàng di động
- Giá trị hàng hóa được bán so với chỉ tiêu - Phong cách phục vụ cá nhân
- Số ngày làm việc trong kỳ
- Hoàn thành các đơn đặt hàng chính xác - Hoàn thành các báo cáo nhanh chóng - Độ chính xác trong việc đánh giá và giao hàng cho khách
- Khả năng hoạch định và thực hiện các dịch vụ sau khi bán hàng
- Khả năng thuyết phục lôi kéo khách hàng đến các điểm bán
- Chi phí cho việc duy trì hoạt động
- Giá trị HH bán được so với kế hoạch - Số lần đi chào hàng trong kỳ
- Số khách hàng mới phát triển được trên khu vực bán hàng phụ trách
- Khối lượng công việc đạt được trong kỳ - Khả năng lôi kéo khách hàng đến với Chi nhánh thông qua các cuộc đàm phán - Hoàn thành các báo cáo về thông tin phản hồi từ thị trường
- Hoàn thành các hợp đồng một cách chính xác
- Khả năng hoạch định các đợt chào hàng theo tuyến đường
Vì vậy việc đánh giá để đo lường hiệu quả của từng nhân viên bán hàng ngoài việc phân tích giá trị hàng bán được so với chỉ tiêu, Công ty cần dựa theo một số tiêu chuẩn điển hình có thể sử dụng trong lĩnh vực bán hàng tùy theo đặc điểm công việc hoạt động của từng loại lực lượng bán. Trên cơ sở các chỉ tiêu hoặc hạn ngach bán hàng cùng với các tiêu chuẩn đánh giá được đề xuất, việc thưởng phạt đối với nhân viên sẽ được thực hiện. Các mức thưởng ngoài lương và hoa hồng áp dụng cho các nhân viên bán hàng như sau:
+ Thưởng 300.000 đ/tháng khi đạt chỉ tiêu KH và hoàn thành tốt công việc + Thưởng 500.000 đ/tháng khi vượt 1% chỉ tiêu KH và hoàn thành công việc + Thưởng 1.000.000 đ/tháng khi vượt 1,5% chỉ tiêu KH và hoàn thành. Chính sách khích lệ, động viên nhân viên
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên bán hàng, các biện pháp nhằm khuyến khích LLBH với cách hướng vào nhu cầu của nhân viên như:
- Áp dụng một số hình thức phúc lợi tự nguyện nhằm khuyến khích nhân viên làm việc an tâm công tác, gắn bó lâu dài với Công ty
- Áp dụng chế độ tuyển dụng lâu dài nhằm cho nhân viên cảm giác an toàn trong công việc, không lo bị đe dọa mất việc.
- Định kỳ tổ chức các cuộc thi người bán hàng giỏi, người quảng cáo sản phẩm của công ty hay nhất.... những người đoạt giải sẽ nhận giấy khen và quà tặng của Công ty
- Hằng năm tổ chức các cuộc tham quan, picnic... cho các nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong hoạt động bán hàng.
Trên đây là toàn bộ các đề xuất về hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty trong thời gian đến. Những đề xuất trong nghiên cứu còn mang tính tổng quát do điều kiện nghiên cứu thực nghiệm mà nguồn thông tin còn hạn chế. Tuy nhiên, các giải pháp đã phản ánh cơ bản các nguyên tắc, các nội dung và các hình thức tổ chức về lực lượng bán hàng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của lực lượng bán nói riêng và hoạt động phân phối nói chung của công ty.
KẾT LUẬN
Nghiên cứu về bán hàng nói chung và lực lượng bán hàng nói riêng là một trong những lĩnh vực nghiên cứu mang tính chuyên sâu không chỉ đòi hỏi sự khảo sát và đề xuất mang tính chiến lược mà còn đòi hỏi phải có sự am hiểu chi tiết các yếu tố kinh tế, kỹ thuật và nghiệp vụ trong hoạt động phân phối và bán hàng.
Các lý thuyết nghiên cứu về phân phối, bán hàng và lực lượng bán hàng phát triển mạnh mẽ ở các quốc gia có ngành công nghiệp phân phối phát triển mạnh vừa là tiền đề vừa là cơ sở tham khảo tích cực cho hướng nghiên cứu chuyên sâu của đề tài. Trên cơ sơ tham khảo các lý thuyết, đề tài hệ thống hóa các lý luận cơ bản liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng, cụ thể như: cấu trúc lực lượng bán, các kiểu lực lượng bán và các hình thức tổ chức lực lượng bán. Các quyết định về cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hàng đều được xác định trên cơ sở các tính toán về các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp cho phép kiểm định tính khả thi của các lựa chọn cho mô hình tổ chức lực lượng bán của doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm thiết bị máy văn phòng mang nhãn hiệu Toshiba trên thị trường miền Trung và Tây Nguyên được Công ty Toshiba Việt Nam ủy thác, những năm qua Công ty đã không ngừng kiện toàn hệ thống tổ chức kinh doanh và mạng lưới phân phối nhằm thực hiện tốt nhất các mục tiêu mà Công ty Toshiba Việt Nam giao phó. Tuy nhiên, trước áp lực cạnh tranh và trình độ tổ chức phân phối và lực lượng bán của Công ty còn hạn chế đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và phân phối của Công ty. Hoạt động của lực lượng bán mà công ty tổ chức chưa thực sự chuyên nghiệp, chưa đáp ứng tốt sứ mệnh và vai trò của mình trong quá trình phân phối sản phẩm. Mặc dù doanh số bán và thị phần của Công ty được cải thiện qua 2 năm 2005 và 2006, nhưng hiệu quả phân phối và bán hàng không được cải thiện, sự tăng trưởng về doanh số và thị phần chưa thực sự tương xứng với tiềm năng của thị trường còn non trẻ và nguồn lực phong phú của công ty. Vì thế, cải thiện không chỉ hình ảnh, vị thế của lực
lượng bán hàng mà còn tổ chức lai lực lượng bán nhằm mục tiêu cải thiện hoạt động phân phối và bán hàng của công ty là một tất yếu khách quan.
Để có thể tổ chức lại lực lượng bán cho công ty, các nghiên cứu tiền đề và các nghiên cứu đánh giá về mức độ ảnh hưởng của các yếu tố liên quan trực tiếp đến hoạt động phân phối và bán hàng của công ty đã được thực hiện. Kết quả nghiên cứu cho phép chỉ ra những định hướng mang tính chiến lược làm cơ sở cho việc tái cấu trúc và tổ chức lại lực lượng bán cho công ty. Cấu trúc lực lượng bán được duy trì trong thời gian đến là cấu trúc theo địa lý – khách hàng, kiểu cấu trúc có những ưu việt không chỉ cho phép cải thiện hình ảnh lực lượng bán mà còn cho phép tăng cường tác động và can thiệp của lực lượng bán hàng đến với các đối tượng khách hàng – một xu hướng nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành kinh doanh thiết bị văn phòng.
Việc tái cấu trúc lực lượng bán của công ty còn thể hiện sự thành công bước đầu bằng việc không gia tăng quy mô lực lượng bán của toàn công ty mà chỉ thay đổi qui mô của các vùng bán hàng và khu vực bán hàng. Điều này một mặt cho phép không làm gia tăng chi phí duy trì lực lượng bán về phương diện thù lao cho nhân viên, mặt khác, cho phép phân bổ nhân viên phù hợp với nhu cầu của thị trường và qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường và gia tăng khả năng cạnh tranh của công ty.
Các mục tiêu phân bổ cho các vùng bán hàng và các chính sách thúc đẩy năng lực làm việc của nhân viên sẽ là những giải pháp hữu hiệu cho phép lực lượng bán sẽ hoạt động có hiệu quả hơn và đóng góp vào quá trình phân phối và cải thiện hình ảnh của công ty trên thị trường.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về khả năng nghiên cứu và tư liệu nghiên cứu nên đề tài chắc chắn còn nhiều thiếu sót do đó tôi rất mong nhận được sự góp ý từ quý Thầy, Cô và bạn đọc để đề tài sớm được áp dụng vào thực tiễn.
Danh mục ký hiệu, viết tắt Danh mục bảng
Danh mục sơ đồ
MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài...
2. Mục đích nghiên cứu...
3. Đối tương, phạm vi nghiên cứu...
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài...
6. Cấu trúc của luận văn:...
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁN HÀNG VÀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG...
1.1. Bán hàng và hoạt động bán hàng trong quá trình phân phối sản phẩm...
1.1.1. Khái niệm của bán hàng...5
1.1.2. Hoạt động bán hàng trong quá trình phân phối sản phẩm...5
1.1.3. Vị trí của bán hàng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp...6
1.2. LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN PHỐI...
1.2.1. Khái niệm lực lượng bán hàng...7
1.2.2. Cấu trúc lực lượng bán hàng...8
1.2.3. Phân loại, chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán hàng...11
1.2.3.1. Phân loại lực lượng bán...11
1.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán...13
1.3. TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG...
1.3.1. Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng...14
1.3.2 Cơ sở và nền tảng tổ chức lực lượng bán...14
1.3.3 Nội dung tổ chức lực lượng bán hàng...16
1.3.3.1. Xác định mô hình tổ chức lực lượng bán...16
1.3.3.2. Thiết lập vùng bán hàng và khu vực bán hàng cho lực lượng bán...19
1.3.3.3. Xác định quy mô lực lượng bán...20
1.4. KẾ HOẠCH HÓA HOẠT ĐỘNG CỦA LỰC LƯỢNG BÁN...
1.4.1 Vấn đề hoàn thiện tổ chức lực lượng bán...22
1.4.2. Phân tích đánh gía hoạt động của lực lượng bán...22
1.4.3 Kế hoạch hóa hoạt động của lực lượng bán...23
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI VÀ...
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty...26
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty...27
2.1.2.1. Chức năng của Công ty...27
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty...27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý...28
2.1.3.1. Mô hình tổ chức và quản lý...28
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban...29
2.1.4. Tình hình nguồn lực và các yếu tố kinh doanh của Công ty...30
2.2. TÌNH HÌNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM THIẾT BỊ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THỜI GIAN QUA...
2.2.1. Đặc điểm hoạt động phân phối sản phẩm...32
2.2.1.1. Đặc điểm sản phẩm thiết bị máy văn phòng của Công ty...32
2.2.1.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty...36
2.2.1.3. Đặc điểm khách hàng của công ty...37
2.2.2. Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty...39
2.2.2.1. Tổ chức kênh phân phối hiện tại của công ty...39
2.2.2.2. Mạng lưới phân phối và các trung gian phân phối...41
2.2.3. Tình hình phân phối sản phẩm qua các năm...42
2.2.3.1. Tình hình phân phối sản phẩm theo các tiêu thức...42
2.3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LỰC LƯỢNG BÁN CỦA CÔNG TY...
2.3.1. Mô hình tổ chức lực lượng bán của Công ty...49
2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của lực lượng bán tại công ty...50
2.3.3. Cấu trúc và tổ chức lực lượng bán hiện tại của công ty...52
2.3.4. Qui mô lực lượng bán hiện tại của Công ty...54
2.3.5. Phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động của lực lượng bán...56
2.3.5.1. Tình hình thực hiện các hoạt động bán hàng và phân phối...56
2.3.5.2. Hiệu quả duy trì lực lượng bán tại Công ty...60
CHUƠNG 3 66 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN SẢN PHẨM THIẾT BỊ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN ĐẾN...
3.1. TIỀN ĐỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN...
3.1.1. Định hướng kinh doanh của Công ty...66
3.1.2. Công tác tổ chức lực lượng bán hiện tại...68
3.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN...
3.2.1. Đặc điểm sản phẩm thiết bị máy văn phòng...71
3.2.2 Khảo sát thị trường và nhu cầu của khách hàng về thiết bị máy văn phòng...73
3.2.2.1 Mục tiêu của khảo sát...73
3.2.3.1. Tính chất và đặc điểm cạnh tranh trong kinh doanh thiết bị văn phòng...78
3.2.3.2. Lực lượng cạnh tranh trong ngành kinh doanh...78
3.2.3.3. Vị trí của Công ty trên thị trường...79
3.2.3.4. Xu hướng phát triển cạnh tranh trong tương lai...81
3.3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN TẠI CÔNG TY...
3.3.1. Phương hướng tổ chức lực lượng bán của Công ty trong thời gian đến...83
3.3.2. Mục tiêu của tổ chức lực lượng bán...84
3.4. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN TẠI CÔNG TY...
3.4.1. Hoàn thiện cấu trúc lực lượng bán của Công ty...85
3.4.2. Tổ chức các khu vực bán hàng trên thị trường...88
3.4.3. Xác định qui mô của lực lượng bán theo cấu trúc...91
3.4.4. Xác định công việc của nhân viên cấu thành lực lượng bán...95
3.4.4.1. Xác định công việc của các trưởng Vùng bán hàng...95
3.4.4.2. Xác định công việc cho nhân viên bán hàng...96
3.4.5. Giải pháp kiểm soát hoạt động của lực lượng bán hàng...98
3.4.5.1. Đối với nhân viên khi thực hiền hinh thức bán hàng cố định...98
3.4.5.2. Nhân viên khi thực hiện hình thức bán hàng di động...99
3.4.6. Xây dựng chính sách hoạt động của lực lượng bán...102
3.3.6.1. Thiết lập hạn ngạch cho các nhóm nhân viên (Khoán doanh thu theo vùng địa lý)...102
3.3.6.2. Thiết lập chính sách đối với nhân viên bán hàng...103
KẾT LUẬN 106
TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI