6. Cấu trúc của luận văn:
3.4.2. Tổ chức các khu vực bán hàng trên thị trường
Vấn đề tiếp theo sau khi xác định cấu trúc là quá trình phân chia các Vùng bán hàng và khu vực bán hàng. Về thực chất, đây là quá trình phân chia thị trường và lãnh địa bán hàng tương ứng cho các nhóm nhân viên bán hàng.
Tổ chức các khu vực bán hàng trên thị trường là quá trình xác định và đánh giá tổng thể thị trường bán hàng và xây dựng các khu vực (vùng) bán hàng cần thiết cho các nhóm bán hàng của của Công ty với các loại sản phẩm được bán , nhu cầu khách hàng trên thị trường và qui mô cũng như mức độ hấp dẫn của thị trường.
Quá trình thiết lập hoặc định ranh các khu vực ( vùng ) bán hàng đòi hỏi phải tính đến những hình thức định ranh khác nhau với các tiêu thức khác nhau, đánh giá khả năng thực hiện và hiệu quả của việc thực hiện mục tiêu mà khu vực bán hàng giao phó cho nhóm bán hàng. Thực tiễn về thị trường phân phối thiết bị máy văn phòng các loại của Công ty được phân định là các tỉnh miền trung - Tây nguyên với các kiểu khách hàng tương đối đa dạng : khách hàng công nghiệp, khách hàng mua bán lại là đại lý, khách
hàng là các doanh nghiệp, khách hàng là các tổ chức chính trị xã hội, cơ quan quản lý hành chính nhà nước trung ương và địa phương hiện hữu trên thị trường.
Định ranh các Vùng (khu vực) bán hàng của Công ty
Để thiết lập khu vực bán cho Công ty thì chưa có một tiêu thức nào có thể đo lường một cách chính xác, do đó ta có thể xác định sự ước tính qua một số chỉ tiêu : qua bảng sản lượng tiêu thụ ở các khu vực thị trường, bảng dự kiến sản lượng tiêu thụ ở các khu vực thị trường, bảng dự kiến số lượng các trung gian phân phối đã được dề cập ở trên thì sản lượng tiêu thụ ở thị trường Đà Nẵng và Quảng Nam chiếm tỷ trọng tiêu thụ mạnh nhất bên cạnh đó sản lượng tiêu thụ ở thị trường Huế,Quảng Bình, Quảng Trị và các thị trường còn lại thì thấp hơn so với các thị trường trên. Qua đó ta đề xuất cho việc thiết lập các Vùng bán hàng tại khu vực Miền Trung -Tây Nguyên như sau:
+ Vùng I: Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi + Vùng II: Huế, Quảng Bình, Quảng trị
+ Vùng III:. Gia lai, Kontum , DakLak, Bình Định
Bảng 3.6 : Đánh giá các vùng bán hàng của Chi nhánh.
Chỉ tiêu đánh giá Vùng I Vùng II Vùng III
Doanh số bán ( % ) 40% 30% 30%
Tốc độ tăng trưởng nhu cầu ( % ) 20% 15% 25%
Kiểu khách hàng Hổn hợp Hổn hợp Hổn hợp
Số lượng KH tổ chức dự kiến 180 160 150
Số lượng trung gian (đại lý) 20 16 24
Khoảng cách với Chi nhánh 110 Km 140 Km 160 Km
Như vậy, Các Vùng bán hàng được phân chia như trên là tương đối hợp lý về nhiều phương diện khác nhau : Khoảng cách địa lý với Chi nhánh, số lượng trung gian, tỷ lệ % doanh số bán hiện tại, tốc độ tăng trưởng nhu cầu và kiểu khách hàng cũng như số lượng khách hàng tổ chức dự kiến.
Với việc thiết lập các Vùng bán hàng như trên giúp cho Công ty và Chi nhánh trong việc nâng cao khả năng tập trung hơn nữa vào các thị trường trọng điểm, tạo điều kiện cho việc bao phủ thị trường một cách có hệ thống. Qua đó có thể đánh gía được tình hình về nhu cầu, khả năng bán hàng của mỗi Vùng một cách dễ dàng Việc xác định lại khu vực sẽ góp phần làm giảm chi phí trong việc bán hàng, đồng thời gia tăng năng suất
lao động của nhân viên làm cho hoạt động của nhân viên ngày càng có hiệu quả hơn. Vấn đề quan trọng trong định ranh khu vực bán hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của việc phân chia các nhân viên bán hàng theo các Vùng bán hàng đã được xác định. Cấu trúc lực lượng bán của Công ty sẽ được định vị theo 3 nhóm bán hàng phụ trách 3 Vùng bán hàng với các khu vực bán hàng là các thị trường các tỉnh kèm theo.
Đặc trưng của Vùng bán hàng và hoạt động của nhân viên bán.
Vùng I : Đây là khu vực bán hàng tập hợp các thị trường Đà Nẵng, Quảng Nam và Quảng Ngãi.
+ Doanh số bán hiện tại của Công ty trên vùng này chiếm vị trí cao nhất trong toàn bộ các vùng bán hàng của Công ty
+ Cơ cấu khách hàng bao gồm : Cơ quan quản lý nhà nước, giáo dục , kinh tế và các trung gian mua bán lại phân phối trên khắp các vị trí của khu vực.
+ Chu vi của khu vực bán hàng bao quanh địa điểm văn phòng Công ty, do đó việc di chuyển để viếng thăm khách hàng rất dễ dàng, nhân viên không cần lưu trú trên khu vực bán hàng.
+ Hoạt động của những nhân viên trên khu vực này cả cố định tại văn phòng và di chuyển trên vùng bán hàng. Với số lượng trung gian và khách hàng công nghiệp nhiều nên thời gian dành cho việc di chuyển trên vùng nhiều hơn.
Vùng II : Đây là Vùng bán hàng tập hợp cả ba thị trường Huế, Quảng Trị và Quảng Bình.
+ Doanh số bán hiện tại của Công ty trên Vùng này chiếm vị trí tương đối trong toàn bộ các Vùng bán hàng của Công ty
+ Cơ cấu khách hàng bao gồm : khách hàng là các trung gian mua bán lại và khách hàng tổ chức, cơ quan nhà nước, địa phương, trường học.. phân phối trên khắp các vị trí của khu vực.
+ Vùng bán hàng kéo dài trên một lãnh thổ khoảng 300 Km chiều dài so với văn phòng Công ty, nhưng trên khu vực này có 01 chi nhánh của Công ty, do đó việc di chuyển để viếng thăm khách hàng cũng rất thuận tiện, nhân viên sẽ khu trú tại văn phòng chi nhánh và di chuyển trên Vùng bán hàng
+ Hoạt động của những nhân viên trên khu vực này cả cố định tại văn phòng và di chuyển trên vùng bán hàng. Với số lượng trung gian nhiều nên thời gian dành cho việc di chuyển trên vùng nhiều hơn.
Vùng III : Đây là Vùng bán hàng tập hợp các thị trường : Các tỉnh Tây nguyên và Bình Định
+ Doanh số bán hiện tại của Công ty trên khu vực này chiếm vị trí tương đối trong toàn bộ các Vùng bán hàng của Công ty
+ Cơ cấu khách hàng bao gồm : các trung gian mua bán lại phân phối trên khắp các vị trí của khu vực và các tổ chức kinh tế, xã hội, giáo dục và văn phòng các dự án quốc tế
+ Chu vi của Vùng bán hàng trải trên diện tích rộng lớn và cách văn phòng Chi nhánh tại Vùng này khoảng 140 Km, do đó việc di chuyển để viếng thăm khách hàng là chấp nhận được, nhân viên cần lưu trú trên khu vực bán hàng.
+ Hoạt động của những nhân viên trên khu vực này cả cố định tại văn phòng Chi nhánh tại Gia Lai và di chuyển trên vùng bán hàng. Với số lượng trung gian và khách hàng nhiều nên thời gian dành cho việc di chuyển trên vùng nhiều hơn.
Tóm lại : Việc định ranh các Vùng bán hàng của công ty dựa trên những
tiêu thức đặc trưng của mỗi khu vực bán hàng là có ý nghĩa quan trọng trong công tác tổ chức hoạt động của nhân viên bán hàng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của lực lượng bán. Các Vùng bán hàng được tổ chức lại đối với Công ty bao gồm 3 Vùng, trong đó có 02 Vùng cách xa Công ty và sẽ được quản lý điều hành thông qua văn phòng Chi nhánh tại Vùng bán hàng.