6. Cấu trúc của luận văn:
2.3.5.1. Tình hình thực hiện các hoạt động bán hàng và phân phối
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty trên khu vực thị trường miền Trung – Tây Nguyên, cách thức tổ chức phục vụ khách hàng trên khu vực thị trường là việc phân phối hàng hoá trực tiếp từ công ty đến tay khách hàng cuối cùng hoặc thông qua các đại lý, do đó cách thức hoạt động của lực lượng bán qua hai hình thức này được cụ thể như sau:
Hoạt động phân phối đến các đại lý
Công ty sau khi có hàng từ các nhà sản xuất sẽ được bố trí tại các kho hàng sau đó bán trực tiếp cho khách hàng (đại lý, các điểm bán lẻ, khách hàng tiêu dùng cá nhân,…) thông thường khách hàng này họ mua theo đơn đặt hàng thường xuyên hoặc đặt mua thêm do nhu cầu của họ. Khi nhà sản xuất hoặc công ty có chương trình khuyến mãi thì các khách hàng được hưởng các chính sách ưu đãi đó từ phía
công ty hay từ phía nhà sản xuất, các chính sách này chủ yếu hướng vào người tiêu dùng trực tiếp hoặc một số các đại lý tiêu thụ hàng hoá với khối lượng lớn. Sau khi khách hàng đặt mua công ty sẽ sắp xếp thời gian và nhân viên bán hàng vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ.
Công ty bán hàng cho khách hàng thông qua cửa hàng
Hình thức này sau khi nhập hàng từ nhà sản xuất công ty phân phối hàng cho các cửa hàng, chi nhánh của mình. Với hình thức này lực lượng bán hàng của công ty tại các cửa hàng, chi nhánh sẽ chủ động bán hàng cho khách hàng. Việc vận chuyển hàng hoá từ công ty đến các điểm bán, chi nhánh bằng xe tải của công ty, và các nhân viên kho hàng và vận chuyển thực hiện hoạt động giao hàng hoá này.
Các trưởng chi nhánh có nhiệm vụ lập báo cáo và gửi tới công ty mỗi tháng 2 lần vào giữa và cuối tháng về lượng sản phẩm bán ra và còn lại. Mỗi quý, các trưởng chi nhánh phải về dự họp và báo cáo tại trụ sở công ty một lần, những lần báo cáo còn lại về tình hình hoạt động kinh doanh là chuyển bằng fax lên phòng kinh doanh, phòng này sẽ có nhiệm vụ tổng hợp tình hình kinh doanh của tất cả các chi nhánh trực thuộc.
Hoạt động của nhân viên bán hàng trên thị trường
Lực lượng bán tại các chi nhánh và tại Công ty đòi hỏi phải có kiến thức về sản phẩm, năng động để tiến hành công việc bán hàng như tiếp xúc, mời chào, giới thiệu sản phẩm, giải thích các thắc mắc của khách hàng về chất lượng, nguồn gốc, giá cả của sản phẩm,… Bên cạnh đó họ còn có một nhiệm vụ rất quan trọng sau việc thuyết phục khách hàng mua hàng chính là thu thập thông tin từ khách hàng nhanh chóng truyền lên cho cấp trên, trên cơ sở đó xác định mục tiêu, kế hoạch của mình trong thời gian ngắn.
- Hoạt động của nhân viên tại cửa hàng, chi nhánh: Những nhân viên bán hàng tại các chi nhánh, cửa hàng của công ty là những nhân viên bán hàng cố định, trực thuộc sự quản lý của các chi nhánh và công ty. Tại các cửa hàng và chi nhánh luôn có 1 nhân viên phụ trách chính về công tác sổ sách, nhiệm vụ của nhân viên này là ghi chép hoạt động kinh doanh theo thời gian, lượng sản phẩm tiêu thụ được tại chi
nhánh, cửa hàng đó với những chi phí cho hoạt động kinh doanh. Từ đó tổng hợp số liệu và gửi tới văn phòng công ty. Ngoài ra, nhân viên này cũng có thể tham gia vào hoạt động bán hàng.
- Hoạt động trên thực địa: Các nhân viên của bộ phận kinh doanh tại Công ty và các nhân viên của 02 chi nhánh không chỉ tổ chức bán hàng tại địa điểm nhất định mà còn thường xuyên thực hiện các hành trình bán hàng trên thực địa. Việc bán theo hình thức dã ngoại cho phép nhân viên nắm bắt thông tin thị trường và tiếp cận khách hàng cũng như giải quyết các thủ tục và qui trình bán hàng tại địa chỉ của khách hàng. Điều này cho phép nâng cao khả năng cạnh tranh.
Các công việc hiện nay của nhân viên bán tại Công ty bao gồm :
Bán hàng: Nhân viên bán hàng thực hiện việc gặp gỡ khách hàng, giới thiệu và bán sản phẩm cho khách hàng, sau khi đạt được sự thoã thuận với khách hàng.
Thu thập thông tin: Lực lượng bán hàng ngoài việc bán hàng còn phải thu thập thêm những thông tin từ phía khách hàng, thông tin từ các đối thủ cạnh tranh sau đó báo cáo lại cho lãnh đạo cấp trên.
Theo dõi đơn hàng: Những người bán làm việc tại văn phòng, trưởng chi nhánh có nhiệm vụ theo dõi các đơn đặt hàng. Cụ thể là xem xét các đơn đặt hàng nào đặt trước, những đơn nào đặt sau, những đơn nào phát sinh… để từ đó tiến hành điều chỉnh, cân đối và giao cho ngời bán những đơn đặt hàng mà mình phụ trách, người bán sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng theo những đơn đặt hàng đó.
Giải quyết những thắc mắc, những ý kiến của khách hàng trước và cũng như sau khi bán như: giá bán của các loại sản phẩm, các chương trình khuyến mãi, đổi lại hàng không đúng quy cách…
Nhân viên bán hàng đồng thời phải thực hiện những chương trình về khuyến mãi, quảng cáo, các chương trình chăm sóc khách hàng truyền thống… do nhà sản xuất cũng như Công ty đưa ra nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng bằng cách giao hàng nhanh, đúng hẹn và làm việc nhiệt tình.
Tham dự các hội thảo về bán hàng, hội nghị khách hàng do công ty hoặc nhà sản xuất tổ chức.
Tham gia những khoá đào tạo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Phối hợp với nhà sản xuất, xây dựng mối quan hệ tốt với họ nhằm hỗ trợ trong việc bán hàng.
Qui trình và nghiệp vụ bán hàng và phân phối hàng hóa không những được Giám đốc Công ty quan tâm đặc biệt mà còn là sự quan tâm thường xuyên của Công ty TOSHIBA Việt Nam. Hàng năm, Công ty TOSHIBA Việt Nam thường tổ chức các chương trình huấn luyện chuyên môn về bán hàng và giới thiệu tính năng mới của sản phẩm, đặc biệt trong thời kỳ kỹ thuật số.
Tuy nhiên, do chất lượng đối ngũ nhân viên cấu thành nên lực lượng bán của Công ty chưa qua đào tạo cơ bản, phần lớn còn trẻ tuổi nên chưa thực sự có nhiều kinh nghiệm trong bán hàng, đặc biệt là bán các sản phẩm thiết bị văn phòng. Do đó, các kỹ năng và nghiệp vụ của đôi ngũ chưa thật sự mạnh để có thể trở thành lực lượng tiên phong trong công tác phân phối và bán hàng.
Các quy trình quy phạm về bán hàng tuy được thực hiện đầy đủ, song tính tổ chức của quá trình chưa cao, các nhân viên chưa thực sự ý thức chủ động trong công việc, tổ chức lực lượng bán chưa thực sự chuyên nghiệp để có thể hoàn thành tốt nhất sứ mạng của mình.
Để biết các nhân viên bán hàng của công ty hoạt động có hiệu quả không thì công ty tiến hành so sánh kết quả đat được thực tế của từng nhân viên bán hàng trong lực lượng so với các chỉ tiêu mà công ty đề ra.
- Các tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên bán hàng: Hiện nay, công ty chỉ dựa vào việc so sánh số lượng của các sản phẩm của công ty được tiêu thụ hàng tháng của từng nhân viên bán hàng đạt được với chỉ tiêu về số lượng của các sản phẩm mà công ty giao phó để đánh giá các nhân viên bán hàng của mình.
- Quá trình đánh giá nhân viên bán hàng: Hàng tháng công ty thu thập số liệu về số lượng các sản phẩm được bán và so sánh với chỉ tiêu về số lượng các sản phẩm được công ty giao phó của từng nhân viên bán hàng trong tháng đó để đánh giá mức độ hoàn
thành của từng nhân viên bán hàng của công ty. Tuy nhiên công ty chỉ sử dụng kết quả đánh giá này để nhắc nhở và phê bình các nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu.
Nhận xét: Nhìn chung công ty chưa chú trọng công viêc đánh giá các nhân viên bán hàng một cách toàn diện và chính quy. Do đó việc đánh giá nhân viên bán hàng của công ty hiện nay còn phiến diện, đơn điệu. Các chỉ tiêu và kết quả đánh giá các nhân viên bán hàng của công ty chưa phản ánh được đầy đủ khả năng thực tế của từng nhân viên bán hàng.