6. Cấu trúc của luận văn:
3.4.4. Xác định công việc của nhân viên cấu thành lực lượng bán
3.4.4.1. Xác định công việc của các trưởng Vùng bán hàng
Công việc của trưởng Vùng bán hàng là những công việc của người phụ trách việc bán trên Vùng bán hàng và là những công việc mang tính quản lý và điều hành toàn bộ nhóm bán hàng của Chi nhánh. Có nghĩa là về cơ bản, trưởng vùng thể hiện tư cách của người quản lý là chủ yếu, nhưng trong vài trường hợp, trưởng phòng sẽ tham gia trực tiếp vào đàm phán, bán hàng và dịch chuyển trên thị trường.
Những công việc của trưởng các vùng bán hàng được cụ thể hóa như sau : + Những công việc mang tính quản lý
+ Những công việc mang tính kiểm soát
+ Những công việc mang tính triển khai từ cấp trên + Những công việc liên quan đến khách hàng.
Bảng 3.10 : Xác định công việc của trưởng khu vực bán hàng
Công việc Nội dung công việc Thời gian
CV1 CV2 CV3 CV4 CV5 CV 6 CV7 CV 8 CV 9
Điều khiển và phân công công việc cho nhân viên bán hàng cấp dưới Kiểm soát số lượng SP tiêu thụ tại các cửa hàng , các dại lý.
Thu thập các thông tin từ nhân viên bán hàng, các trung gian về tình hình cạnh tranh của sản phẩm, thị trường để báo cáo cho lãnh đạo Kiểm tra giám sát đánh giá tình hình thực hiện của các nhân viên Lập báo cáo ngày công cho nhân viên bán hàng do mình phụ trách Tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mãi do Công ty đề ra Tổ chức các buổi họp các nhân viên khu vực, cửa hàng
Lập các báo cáo tổng hợp trình lên ban lãnh đạo Công ty Giải quyết các tình huống mâu thuẩn thời gian, các nhân viên
Ngày Ngày Ngày Tuần Tháng Khi cần Tháng Tháng Khi cần Tiêu chuẩn đối với chức trách trưởng khu vực bán hàng được nghiên cứu:
Bảng 3.11: Tiêu chuẩn của chức trách trưởng khu vực bán hàng.
STT Tiêu chuẩn Trình độ 1 2 3 4 5 6 7
Có kinh nghiệm quản lý từ 1 đến 2 năm Giao tiếp tốt
Tinh thần chủ động, tinh thần trách nhiệm Hòa hợp với mọi người
Có tính chính trực.
Có ốc tổ chức, tính quyết đoán, năng động và sáng tạo Có khả năng lập kế hoạch cho việc phân phối sản phẩm
Đại học kinh tế ngành KDTM hoặc QTKD, sử dụng vi tính thành thạo, tiếng Anh tốt
Nhân viên bán sản phẩm của Công ty là những người trực tiếp thực hiện việc bán các sản phẩm thiết bị máy văn phòng cho các khách hàng và các trung gian trên khu vực bán hàng được phân chia. Nhân viên bán bao gồm nhân viên cố định và nhân viên di động, chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng vùng bán hàng và gián tiếp bởi trưởng phòng kinh doanh.
Bảng 3.12 : Xác định các công việc của nhân viên bán hàng
Công việc Nội dung công việc Thời gian
CV1 CV2 CV3 CV4 CV5 CV 6 CV7 CV 8 CV 9 CV10
Cung cấp thông về tình hình tiêu thụ sản phẩm cho cấp trên Theo dõi các đơn hàng, kiểm tra đối chiếu
Lập chứng từ , hóa đơn xuất kho
Chuẩn bị các công cụ phục vụ cho việc bán hàng Phục vụ bán hàng tại các điểm bán
Ghi chép sản lượng bán được trong ngày để báo cáo
Giao hàng cho các đại lý và quản lý SP trong khi vận chuyển Thu thập thông tin từ khách hàng
Thực hiện các chương trình khuyến mãi, quảng cáo Thực hiện việc di chuyển đến Vùng để viếng thăm KH
Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Tuần Khi cần Theo kỳ Tiêu chuẩn đối với nhân viên bán hàng của Chi nhánh được nghiên cứu đánh giá từ công việc mà họ thực hiện như sau :
Bảng 3.13: Những tiêu chuẩn của nhân viên bán hàng
STT Tiêu chuẩn Trình độ 1 2 3 4 5 6
Có kinh nghiệm bán hàng từ 1 đến 2 năm Giao tiếp tốt, có sức khoẻ
Tính toán chính xác
Tính chủ động và trung thực Có một số kiến thức về xã hội
Có tinh thần trách nhiệm cao, tinh thần cầu tiến, năng động và sáng tạo. Có tính chính trực
Tốt nghiệp phổ thông trung học hoặc trung cấp, biết sử dụng vi tính
Vấn đề quan tâm đặc biệt đối với các nhân viên bán hàng di động vì phải thường xuyên dịch chuyển trên thị trường. Do đó, việc phác thảo các kế hoạch di chuyển bán
hàng đến với địa chỉ của khách hàng có tầm quan trọng đặc biệt. Các công việc của nhân viên bán hàng dã ngoại bao gồm:
Những công việc chuẩn bị tại văn phòng:
- Chuẩn bị tài liệu, catologue về sản phẩm, hồ sơ bán hàng... - Lập danh sách khách hàng và địa chỉ khách hàng phụ trách - Phác thảo hành trình di chuyển bán hàng
- Giao dịch với khách hàng để chuẩn bị tiếp xúc Những công việc trên thực địa
- Dịch chuyển đến địa chỉ khách hàng đã xác định - Tiếp xúc với khách hàng và giới thiệu sản phẩm
- Thuyết phục khách hàng bằng chính sách bán hàng và lý lẽ bán hàng - Lập phiếu khách hàng và bổ sung thông tin khách hàng
Những công việc sau khi dịch chuyển bán hàng và về văn phòng - Tổng hợp thông tin khách hàng để báo cáo
- Đánh giá kết quả và chất lượng các cuộc viếng thăm trong ngày, trong kỳ
Tóm lại, trên cơ sở những nhiệm vụ được xác định cho những nhân viên bán hoạt động tiêu thụ các sản phẩm của Công ty sẽ được xác định và tạo điều kiện cho việc thực hiện kế hoạch về việc bán.
3.4.5. Giải pháp kiểm soát hoạt động của lực lượng bán hàng
Khi bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, các nhân viên bán hàng ở trong một tình huống không bình thường. Họ không bị kiểm soát chặt chẽ vì họ thường tách rời Công ty về mặt cơ học và thường bị phân tán về mặt địa lý, sử dụng phần lớn thời gian với khách hàng. Do đó sự thành công của mỗi nhân viên bán hàng thường phụ thuộc vào việc làm hài lòng khách hàng như thế nào hơn là việc bố trí công việc một cách hợp lý. Chính vì vậy mà làm giảm năng suất hoạt động của họ do bị lãng phí thời gian một cách vô ích. Để nâng cao hiệu quả và chủ động trong hoạt động bán hàng cần thiết phải có sự tự điều chỉnh của nhân viên
Để tăng thời gian hữu ích cho công việc bán hàng Công ty có thể áp dụng các phương pháp:
Sử dụng điện thoại như là một phương tiện hỗ trợ bán hàng trong thực tế, tức là người bán hàng có thể sử dụng điện thoại để liên lạc với những khách hàng truyền thống nhằm cung cấp trao đổi thông tin thường xuyên với khách hàng , thực hiện dịch vụ sau bán hàng như cảm ơn khách hàng , thăm hỏi tình hình hàng hóa... để biết khách hàng hài lòng chưa và giải quyết các rắc rối về hàng hóa cho khách hàng nhằm tạo ra sự gắn bó lâu dài giữa người bán và khách hàng. Việc sử dụng điện thoại như một phương tiện hỗ trợ cho việc bán bán hàng vưà tiết kiệm được thời gian cho nhân viên bán hàng lẫn khách hàng
Sắp xếp các công cụ bán hàng một cách hợp lý: nhân viên bán hàng sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể nếu sắp xếp các tài liệu bán hàng, hàng mẫu và các vật liệu dùng cần thiết khác cho việc chào bán hàng một cách phù hợp. Đề làm được điều này các loại trên cần được nhân viên bán hàng sắp xếp theo thứ tự vào các tập hồ sơ, đặt gần tầm tay hoặc sắp xếp gọn gàng để có thể dịch chuyển trong các điểm bán. Việc sắp xếp thứ tự này cũng là một phương pháp bổ sung giúp người bán tiết kiệm thời gian.
3.4.5.2. Nhân viên khi thực hiện hình thức bán hàng di động
Để nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa các hoạt động cho lực lượng bán hàng lưu động Công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau đây nhằm tăng thời gian hoạt động hữu hiệu của lực lượng bán hàng này. Đó là :
Chuẩn bị một danh mục công việc hàng ngày: bắt đầu mỗi ngày người bán phải viết tất cả các công việc mà mình hy vọng sẽ hoàn tất trên một bảng kế hoạch . Trước khi vạch ra danh mục công việc, nhân viên bán hàng suy nghĩ tất cả những gì có thể thực hiện cả ngày. Kế đó, viết ra tất cả các hoạt động một cách rõ ràng và sắp xếp thứ tự ưu tiên từ việc quan trọng nhất đến giảm dần. Việc chuẩn bị danh mục các hoạt động hàng ngày sẽ trở thành thói quen. Thời gian bỏ ra hoạch định là một sự đầu tư có hiệu quả. Một hoạt động được hoạch định trước sẽ mất ít ít thời gian để hoàn thành.
Bảng 3.14: Bảng danh mục các công việc hàng ngày :
Ngày...tháng...năm ...
DANH MỤC CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Thứ tự ưu tiên Nội dung các công việc
Ghi chú dành cho ngày mai :
Bố trí lịch hẹn với khách hàng: Việc bố trí lịch hẹn với khách hàng trước giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian và tránh trùng lắp trong thời khóa biểu. Việc thiết kế lịch hẹn với khách hàng sẽ thay đổi theo loại khách hàng. Việc bố trí lịch hẹn sẽ trở thành thói quen, nhân viên bán hàng chỉ cần liếc qua lịch hẹn số xác định được những công việc cần thực hiện vào những ngày trong tuần.
Bảng 3.15: Mẫu kế hoạch các cuộc hẹn gặp với khách hàng Ngày
Thời gian
Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7
Tuần lễ từ .... đến ...
Xây dựng kế hoạch chào hàng theo tuyến đường: Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch này là việc hợp lý hóa việc đi lại giữa các khách hàng trong khu vực phụ trách, giảm thời gian di chuyển giữa các khách hàng và tăng thời gian giới thiệu chào hàng. Vì vậy danh mục khách hàng sẽ lập theo tuyến đường trong khu vực, theo cự li di chuyển từ khách hàng này sang khách hàng kia ngắn nhất. Để thực hiện được việc này, nhân viên bán hàng cần có một bản đồ về khu vực bán hàng của mình và đánh dấu vào vị trí các khách hàng hiện tại. Mỗi khách hàng có thể ký hiệu bằng một màu riêng theo khả năng mua hàng của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên bán hàng có một bức tranh minh họa toàn bộ khu vực bán của mình.
Mẫu : Bảng kế hoạch chào hàng theo tuyến đường (Bảng 3.16) Bảng 3.16: Mẫu kế hoạch chào hàng
KẾ HOẠCH CHÀO HÀNG
- Tên nhân viên bán hàng :
- Tuyến đường bán hàng : - Kế hoạch từ ngày...đến... - Số ngày chào hàng : - Nội dung công việc :
Tóm lại để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động của lực lượng bán hàng cố định và di động Công ty có thể áp dụng một số kỹ thuật nhằm nâng cao thời gian làm việc hữu hiệu bên cạnh các chính sách động viên, đãi ngộ dành cho lực lượng bán. Tuy nhiên yếu tố then chốt để sử dụng các kỹ thuật tiết kiệm thời gian thành công vẫn sẽ là tinh thần trách nhiệm đối với công việc của nhân viên bán hàng. Do đó vấn đề đặt ra ở đây là Công ty phải tạo cho nhân viên bán hàng của mình ý thức đầy đủ về triết lý “Thời gian là tiền bạc” khi đó việc sử dụng các kỹ thuật trên như thói quen hàng ngày.
3.4.6. Xây dựng chính sách hoạt động của lực lượng bán
Kế hoạch hóa hoạt động của lực lượng bán là quá trình xây dựng các mục tiêu, các chương trình hoạt động cho lực lượng bán và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu đó nhằm đạt được những kết quả nhất định trong hoạt động thương mại sản phẩm của Công ty. Trên cơ sở cấu trúc và tổ chức lực lượng bán của Công ty đã được hoàn thiện, chúng ta có thể nghiên cứu triển khai công tác kế hoạch hoạt động của lực lượng bán tại Công ty. Nội dung công tác kế hoạch hóa thực chất đó là việc thiết lập hạn ngạch và nhân sách cho hoạt động của LLB tại Công ty trong thời gian đến.
3.3.6.1. Thiết lập hạn ngạch cho các nhóm nhân viên (Khoán doanh thu theovùng địa lý) vùng địa lý)
Việc xác định hạn ngạch cho lực lượng bán hàng tại Công ty trong trường hợp này dựa trên những mục tiêu về thương mại và phân phối chung của toàn Công ty, sau đó triển khai mục tiêu đến các khu vực bán hàng và cụ thể hóa cho các nhóm nhân viên bán hàng phụ trách khu vực đó.
Trên cơ sở đánh giá thị phần hiện tại của Công ty, phân tích tương quan cạnh tranh và dự đoán nhu cầu thị trường của các tỉnh miền Trung và Tây nguyên, mục tiêu về doanh số bán các sản phẩm của Công ty đạt 37,5 tỷ đồng, trong đó phân bổ cho các vùng bán hàng như sau:
+ Vùng I chiếm 40% tương đương 15 tỷ đồng + Vùng II chiếm 30% tương đương 11,25 tỷ + Vùng III chiếm 30% tương đương 11,25 tỷ
Việc phân chia hạn mức doanh số bán cho các nhóm bán hàng trong toàn Công ty được xác định như sau:
Bảng 3.17: Phân bổ hạn ngạch bán hàng cho các nhóm nhân viên
Vùng bán hàng Mục tiêu bán của nhóm Mục tiêu từng nhân viên
Vùng I 15 tỷ 1 tỷ
Vùng II 11,25 tỷ 1,25 tỷ
Vùng III 11,25 tỷ 1,125 tỷ
Hạn mức cho mỗi nhân viên bán tăng trưởng khoảng 25% so với năm 2006, điều này một mặt phản ánh sự tăng trưởng nhu cầu của khách hàng cũng như những nỗ lực bán mà các nhân viên cần thực hiện để thực hiện mục tiêu chung của Công ty. Để thực hiện mục tiêu về việc bán sản phẩm các loại của Công ty như dự kiến nêu trên đòi hỏi phải có những chương trình hành động và chính sách bán hàng một cách tối ưu và tích cực với việc sử dụng tốt nhất khả năng và nguồn lực của Công ty trong tương lai.
Như vậy mục tiêu cho các nhóm bán hàng qua các năm được xác định sẽ là những tiền đề quan trọng để các nhân viên bán trong mỗi nhóm thực hiện việc bán, hoàn thành mục tiêu của nhóm và góp phần hoàn thành mục tiêu chung của Công ty
3.3.6.2. Thiết lập chính sách đối với nhân viên bán hàng
Chính sách giám sát
a/ Đối với nhân viên khi thực hiện bán hàng cố định
Chịu sự giám sát trực tiếp của người quản lý tại nơi bán hàng và Công ty thông qua nhân viên kế toán bán hàng và phòng Kinh doanh:
- Thông qua việc báo cáo định kỳ (1 tuần/lần) của nhân viên về sản lượng bán hàng tại các cửa hàng
- Thông qua việc thanh toán và làm phiếu xuất kho hằng ngày.
- Kết hợp với kênh thông tin phản hồi từ khách hàng thông qua hình thức “ hòm thư góp ý” ...
b/ Đối với nhân viên khi thực hiện bán hàng di động
- Tổ chức cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất như đến trước thời gian bắt đầu làm việc hoặc ra về của nhân viên
- Báo cáo định kỳ (1lần/ tuần) và đột xuất về tình hình tiêu thụ và công việc hàng ngày.
- Thông qua kênh thông tin phản hồi từ các trung gian
- Thông qua việc đánh gía công tác đào tạo cho nhân viên bán hàng di động Chính sách thưởng phạt đối với nhân viên
Chính sách thưởng phạt đồng thời là một biện pháp nhằm điều chỉnh hành vi làm việc của nhân viên nhờ đó mà nhà quản trị thuận lợi trong việc quản lí nhân viên của mình. Việc thưởng phạt taị Công ty được thực hiện trên cơ sở đánh giá hay đo lường kết quả hoạt động của nhân viên là nhằm phân tích lợi ích do lực lượng này mang lại cho Công ty trong từng thời kỳ. Cơ sở của việc phân tích đánh giá là