3.1.3.1 Chức năng
Trong cơ chế thị trường, công ty được trao quyền tự chủ kinh doanh, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có lãi. Ngoài ra, công ty phải tiếp tục hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ Thương Mại giao cho. Tạo lập tốt các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài, đảm bảo tăng trưởng vốn và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Mục đích kinh doanh của công ty là thông qua các hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất, liên doanh, hợp tác đầu tư sản xuất để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhân lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước.
Nội dung hoạt động:
- Nhận xuất nhập khẩu ủy thác, làm đại lý, môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài theo quyết định của nhà nước và Bộ Thương Mại.
- Tổ chức sản xuất gia công hàng xuất khẩu, liên doanh liên kết hợp tác đầu tư sản xuất, tiêu thụ sản phẩm với các tổ chức trong và ngoài nước.
3.1.3.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó có kế hoạch xuất nhập khẩu.
- Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Tiếp cận thị trường, nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật.
- Tuân thủ các chế độ, chính sách, luật pháp quy định liên quan đến hoạt động của đơn vị.
3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất công ty3.2.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban 3.2.1 Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu theo cấu trúc trực tuyến theo từng chức năng và từng bộ phận.
Cơ cấu này nhóm các hoạt động chuyên môn lại với nhau theo từng chức năng và nhiệm vụ, cho phép công ty có thể hoạt động được dễ dàng hơn, đồng thời sử dụng và phát huy có hiệu quả các tài năng chuyên môn kỹ thuật và công tác quản lý.
Tuy nhiên do mỗi bộ phận có chức năng chuyên môn kỹ thuật và giá trị pháp luật khác nhau nên nó sẽ tạo ra sự khó khăn cho việc hợp tác và chia sẻ thông tin cho nhau giữa các bộ phận trong công ty, nhằm giúp công ty đạt hiệu quả tối đa trong cả khâu quản lý và sản xuất.
Bên cạnh đó nếu được bố trí hợp lý giữa các khâu với nhau trong quá trình hoạt động, tạo nên sự hài hoà trong công việc và sự hòa đồng của các nhân viên trong công ty sẽ càng nâng cao hiệu quả kinh doanh của tổ chức.
3.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty
Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty theo cấu trúc trực tuyến theo từng quy trình, chức năng và bộ phận. Hình thức phân chia này dẫn đến việc hình thành các phân xưởng mà mỗi bộ phận sản xuất đó sẽ đảm nhiệm một công đoạn trong quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Ưu điểm của cơ cấu này là: đảm bảo sự thi hành các chức năng nhiệm vụ, thuận tiện trong việc đào tạo đội ngủ công nhân, dễ dàng trong kiểm tra quản lý các hoạt động sản xuất.
Tuy nhiên do mỗi bộ phận theo đuổi mục đích, chức năng riêng nên dễ quên đi mục tiêu chung của tổ chức, phức tạp trong việc phối hợp các khâu lại với nhau.
Do đó cần nâng cao năng lực của bộ máy quản trị, nâng cao nhận thức cho công nhân để có ý thức tốt trong công việc. Thêm vào đó xây dựng hệ thống thông tin hiện đại, gắn kết và bố trí hợp lý các khâu với nhau để giúp công ty đạt hiểu quả cao nhất trong sản xuất.
KHỐI SẢN XUẤT
HÌNH 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN MAY MEKO
VP. ĐẠI DIỆN P.NS HC PGĐ NỘI CHÍNH PGĐ SẢN XUẤT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC KHỐI VĂN PHÒNG P. C.ĐIỆN T.VỤ P. KẾ TOÁN KHO KHTK KD - XNK BV, Tạp vụ NS, LĐTL, ATLĐ, VT – Phiên dịch TM, TX CƠ ĐIỆN P. THIẾT KẾ P. KT - QTCN X. CẮT (PSAX1) X. MAY ( PSX2.1 PSX2.2 PSX2.3 PSX2.4) TỔ TK 1&2 QTCN MM GSĐ BCắt K.Vải TThân TỔ MAY 1 13 FQC XƯỞNG HOÀN THÀNH (PSX3) 1.QCC 2.QC1 3.CDÙNG 4.ỦI 5.QC2 6.FQC 7.ĐÓNG
FQC: Viết tắt của kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng nhằm thực hiện lại tất cả các thao tác của 2 lần kiểm tra trước
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
- Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Giám đốc:
Hiện nay giám đốc công ty là ông Trần Chí Gia, là người có toàn quyền quyết định về quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, không nhất thiết là cổ đông và có thể là thành viên của Hội Đồng quản trị. Tổ chức quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để đạt hiệu quả cao nhất các mục tiêu đề ra.
Là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi quan hệ giao dịch và chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị và cổ đông về trách nhiệm quản lý và điều hành công ty.
Tổ chức quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để đạt hiệu quả cao nhất các mục tiêu đề ra.
Thay đổi bổ sung nhân sự khi cần thiết. - Phó giám đốc:
Gồm hai phó giám đốc:
+ Phó giám đốc nội chính: hiện là ông Tô Văn An, là người toàn quyền quản lý về khối văn phòng của công ty. Khối này có chức năng quản lý: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tổng hợp và thông tin, cải cách hành chính, ngoại vụ, pháp chế tài chính, xuất nhập khẩu của công ty. Đồng thời cũng có nhiệm vụ: tham mưu xây dựng kế hoạch, chương trình cộng tác cũng như việc chỉ đạo điều hành của Giám đốc và Phó Giám đốc; tham mưu xây dựng quy hoạch công tác tổ chức, bộ máy và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của công ty; quản lý thực hiện công tác kế toán tài chính của công ty; tham mưu giúp Giám đốc thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật đối với công nhân viên theo quy định của pháp luật; là đầu mối các hoạt động đối ngoại (trong nước và quốc tế) và thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo của công ty phân công..
+ Phó giám đốc sản xuất: hiện là bà Lý Tú Nhanh, là người toàn quyền quản lý về khối sản xuất của công ty. Khối này có chức năng và nhiệm vụ: thiết lập kế hoạch sản xuất và trình giám đốc duyệt sau đó phân công cho các
bộ phận cấp dưới tiến hành sản xuất. Theo dõi và chịu trách nhiệm về các thao tác sản xuất sản phẩm.
- Văn phòng đại diện:
Phụ trách việc giao nhận hàng hóa tại cảng hoặc sân bay. - Phòng nhân sự hành chính:
Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ các tài liệu hành chính quan trọng. Điều hành các hoạt động của văn phòng.
Soạn thảo đề xuất các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực. Tuyển dụng và tổ chức đào tạo, huấn luyện cho lực lượng lao động mới vào nghề cũng như lao động đã làm việc lâu năm.
- Phòng cơ điện tạp vụ:
Chức năng chính quản lý và thực hiện các công tác đảm bảo về hệ thống điện cho công ty.
- Phòng kế toán:
Quản lý các nguồn vốn, quỹ để đạt hiệu quả cao nhất. Cân bằng nguồn tài chính của công ty.
Quản lý thu chi và trả công lao động. Tổ chức công tác hạch toán kế toán.
Lập kế hoạch tài chính – tín dụng, lập các báo cáo tài chính để trình lên giám đốc và tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán.
- Kho:
Là nơi chứa tất cả các nguyên liệu, phụ liệu, đồ văn phòng phẩm của công ty. Có trách nhiệm quản lý các nguyên phụ liệu và đồ dùng văn phòng nhập vào kho và phát cho các đơn vị có nhu cầu dưới sự phê duyệt của cấp trên.
- Phòng kế hoạch thống kê:
Dựa vào thông tin về kế hoạch giao nguyên phụ liệu của khách hàng cũng như kế hoạch xuất hàng mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận để chủ động lập kế hoạch sản xuất, phân bổ đơn hàng cho từng phân xưởng sản xuất, theo dõi và kiểm tra năng lực sản xuất, đề xuất với ban giám đốc hướng giải quyết khi gặp sự cố về thời gian giao hàng cho khách.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Có nhiệm vụ theo dõi việc ký kết hợp đồng, nhập nguyên phụ liệu và xuất sản phẩm, có vai trò tư vấn cho ban giám đốc về hoạt động giao dịch kinh doanh. Bên cạnh đó phòng còn có nhiệm vụ điều động, theo dõi các hoạt động giao nhận, thủ tục hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, …
- Phòng thiết kế:
Dựa vào tiêu chuẩn kỹ thuật và mẫu gốc của khách hàng gửi sau khi ký hợp đồng gia công và các yêu cầu kèm theo của khách hàng. Bộ phận này sẽ tiến hành thiết kế các kỹ thuật may, tính toán các định mức cho các nguyên phụ liệu để sản xuất ra sản phẩm. Liệt kê các nguyên phụ liệu cần thiết phải dùng. May mẫu đối và lập bảng hướng dẫn thực hiện quy trình may công nghệ của sản phẩm.
- Phòng kỹ thuật quy trình công nghiệp:
Triển khai kỹ thuật của sản phẩm cho bộ phận kỹ thuật của xưởng, triển khai chi tiết kiểm tra sản phẩm cho hệ thống kiểm soát viên và kiểm hóa. - Xưởng cắt:
Là nơi cắt vải để may sản phẩm theo sơ đồ của phòng thiết kế. - Xưởng may:
Nơi này có tổng cộng 13 tổ may, nhiệm vụ tiến hành ráp các mảnh vải do xưởng cắt thực hiện thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- Xưởng hoàn thành:
Do Nguyễn Thị Liên làm chủ quản về khâu kiểm tra sản phẩm. Xưởng này chịu trách nhiệm về các thao tác cuối để hoàn chỉnh sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Quản lý các QC (người kiểm tra sản phẩm) và thực hiện thao tác đóng gói sản phẩm chờ xuất khẩu.
KHO NPL XƯỞNG CẮT XƯỞNG MAY XƯỞNG H.THÀNH BẢO TRÌ KIỂM NPL RÀ KIM CHUYỀN X.MAY
KIỂM VẢI PHÂN ÁNH MÀU TRẢI VẢI CẮT ĐÁNH SỐ KIỂM BTP GIAO BTP (X.MAY) NHẬN BTP QC CHUYỀN MAY QC1 LẦN ĐẦU QC CHUYỀN ỦI BTP XƯỞNG H.THÀNH P. VÔ LV 3 TỔ QC2 (QC2 lót, QC2 MẶT) FQC PHÂN SIZE
VÀO BAO NYLON RÀ KIM QC ĐÓNG THÙNG ĐÓNG THÙNG BẮN THẺ BÀI KIỂM NHÃN PHỐI SIZE RÀ KIM NHẬP KHO THÀNH PHẨM MAY
Giải thích sơ đồ
- Kho nguyên phụ liệu: là nơi chứa tất cả các nguyên phụ liệu để phục vụ cho sản xuất sản phẩm như: vải các loại, lông vũ, gòn, chỉ, nhãn các loại, ... Nguyên phụ liệu nhập về hoặc mua trong nước đều được kiểm tra số lượng, chủng loại và nhập vào kho. Sau đó lần lượt các nguyên phụ liệu này đều được kiểm bằng máy và sẽ xuất kho chuyển đến dây chuyền may để sản xuất sản phẩm.
- Xưởng cắt: là nơi cắt vải theo mẫu thiết kế để may sản phẩm. Vải nhận từ kho đem về kiểm tra lại về màu sắc, số lượng, loại vải. Tiến hành phân ánh màu, trải vải bằng máy và dùng máy cắt để cắt vải theo mẫu thiết kế. Những mảnh vải đã cắt xong sẽ được đánh số thứ tự để kiểm tra lại BTP, nội dung kiểm tra: vải đã cắt có đúng theo quy cách của mẫu thiết kế không? có đúng loại vải mà đơn yêu cầu không? màu sắc và hướng hoa văn trên vải có đúng không? Sau đó sẽ giao cho xưởng may các BTP này.
- Xưởng may: là nơi ráp các BTP thành một sản phẩm hoàn chỉnh theo mẫu đơn hàng. BTP nhận về từ xưởng cắt sẽ đem lấy dầu và tiến hành may. Đối với các sản phẩm mà trong đơn hàng khách yêu cầu cần vô nhung thì sau khi may xong sẽ chuyển qua vô nhung bằng máy, tiếp tục đem may khóa miệng, gắn nhãn. Sau đó QC tiến hành kiểm tra BTP. Nếu hàng chưa đem sửa bằng cách tháo những nơi bị lỗi và may lại. QC tiếp tục kiểm tra lại, hàng đạt tiến hành ủi BTP và chuyển sang xưởng hoàn thành.
- Bảo trì: là nơi sửa chửa thực hiện công việc duy tu, bảo duỡng, sửa chữa nhỏ các máy móc trong xưởng may, nhằm đảm bảo cho máy may có thể sử dụng được lâu dài.
- Xưởng hoàn thành: nơi thực hiện các thao tác cuối để hoàn thành sản phẩm chờ xuất khẩu. Nơi này gồm 3 tổ QC và một FQC để kiểm tra thành phẩm, lọc sản phẩm để phân theo thứ tự các size, kiểm tra lại nhãn sản phẩm vào bọc Nylon, kiểm kim sản phẩm bằng máy. Sau đó phối size các sản phẩm đã lọc thành những nhóm riêng biệt và kiểm kim lại sản phẩm lần 1 nữa bằng máy. Chuyển qua tổ đóng thùng sản phẩm, QC đóng thùng sẽ kiểm tra lại lần nữa thành phẩm và ra lệnh cho công nhân đóng thùng, tiếp đến nhập các thùng thành phẩm vào kho thành phẩm để chơ ngày xuất hàng.
3.3 Quy trình sản xuất của công ty
Quy trình sản xuất sản phẩm từ lúc còn trên máy vi tính đến khi đóng gói chờ XK của công ty trải qua 17 công đoạn cụ thể như sau:
Nguồn: Phòng nhân sự hành chính Công ty CP May Meko
Hình 3.3: Quy trình sản xuất Công ty CP May Meko Giải thích sơ đồ:
1. Làm rập: đây là công việc tốn nhiều thời gian và chi phí nhất trong quá trình sản xuất. Về cơ bản, đây là công việc của nhân viên thiết kế, họ sẽ phát triển những bản vẽ phác họa sản phẩm của nhà thiết kế thành những mẫu rập theo các kích cỡ tiêu chuẩn sao cho hợp với mẫu khách hàng yêu cầu và dễ cắt may. Công việc này được thực hiên trên máy vi tính. Từng miếng rập riêng rẽ được sử dụng để cắt thành những mảnh vải rời, rồi những mảnh vải này được ráp và may lại với nhau thành sản phẩm.
1. Làm rập
2.Vẽ sơ đồ
15. Kiểm tra cuối cùng 3. Kiểm tra vải
14. Kiểm tra thành phẩm lần hai
17. Đóng gói/kiểm kim 11. Sử dụng
máy chuyên dùng
8. Kiểm tra trên chuyền
7. Quá trình may 6. Kiểm tra BTP và thay thân 5. Đóng số trên từng BTP 4. Trải vải và cắt vải 9. Cắt chỉ/ vệ sinh lần 1 10. Kiểm tra thành phẩm lần 1 16. Kiểm tra nhãn mặc lần cuối
2. Vẽ sơ đồ: đây là công việc sắp xếp các chi tiết rập đã vẽ thành sơ đồ trên máy vi tính, Đến công đoạn này hình ảnh của sản phẩm được phát họa rõ nét, nhưng vẫn còn tồn tại trên máy vi tính.
3. Kiểm tra vải: Công đoạn này sẽ có nhân viên trực tiếp kiểm tra vải theo mã hàng, kiện hàng. Công việc này được thực hiện bằng máy kiểm vải. Nội dung kiểm vải gồm: kiểm tra loại vải nhập về kho có đúng số lượng, kích cở, màu sắc, hoa văn, có bị lỗi sợi hay không, có bị rách, bị cháy hay không, có bị dơ hay không,… Nếu vải bị lổi lớn như rách cháy quá nhiều, màu sắc, khối lượng,… không phù hợp, nhân viên kiểm vải sẽ báo lại cho chủ quản phụ trách kho lập hồ sơ gửi lên cấp trên yêu cầu khách hàng cung cấp lại dung lượng vải như trong hợp đồng. Nếu là nguyên liệu mua trong nước sẽ yêu cầu cấp trên làm giấy xin mua nguyên liệu để sản xuất.